Phương pháp quản lý dòng tiền doanh nghiệp hiệu quả mới nhất

Quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp luôn là mối quan tâm hàng đầu của các chủ doanh nghiệp, đóng một vai trò cốt lõi đối với sự phát triển bền vững trong quá trình kinh doanh, nhất là trong giai đoạn nền kinh tế trải qua nhiều biến động như hiện nay. Việc quản lý dòng tiền sẽ đem tới bức tranh tài chính toàn diện cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, giúp các quyết định đưa ra được tiết kiệm và tối ưu nhất.

Bài viết dưới đây của Finan sẽ cùng bạn khám phá các phương pháp quản lý dòng tiền doanh nghiệp hiệu quả mới nhất.

>>Mời bạn xem thêm: Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?

1. Quản lý dòng tiền doanh nghiệp là gì?

Quản lý dòng tiền doanh nghiệp là quá trình đưa ra các phương pháp, chiến lược, nhằm theo dõi, đánh giá và kiểm soát lưu lượng dòng tiền vào và dòng tiền ra của doanh nghiệp. Nó bao gồm các hoạt động liên quan đến lập kế hoạch dòng tiền, quản lý ngân sách, dự báo chi tiêu, tài trợ và đầu tư. Nắm được phương pháp quản lý dòng tiền tối ưu sẽ giúp các doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tăng khả năng sản sinh lợi nhuận và có những bước phát triển trong kinh doanh.

2. Tầm quan trọng của việc quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp?

Dòng tiền là thước đo quan trọng hàng đầu để đánh giá sức khỏe tài chính và tính bền vững của một công ty. Do đó, việc quản lý dòng tiền doanh nghiệp một cách chặt chẽ và hiệu quả luôn là sự ưu tiên của các chủ doanh nghiệp.

• Đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp: Việc quản lý dòng tiền chặt chẽ giúp doanh nghiệp trả lời các câu hỏi quan trọng như: doanh nghiệp đang kiếm được bao nhiêu tiền, tiền được chi cho khoản nào, tình hình vay nợ,… cũng như đánh giá tính thanh khoản của tài sản hiện tại.
• Duy trì thanh khoản: Quản lý dòng tiền hiệu quả giúp doanh nghiệp luôn có đủ tiền mặt để đáp ứng các nhu cầu thanh toán ngắn hạn. Điều này bao gồm việc thanh toán hóa đơn, lương nhân viên, và các khoản nợ khác mà không phải vay nợ hoặc bán tài sản với giá thấp.
• Duy trì hoạt động kinh doanh liên tục: Dòng tiền ổn định và dự đoán được giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng gián đoạn hoạt động do thiếu vốn lưu động, từ đó đảm bảo sự liên tục trong hoạt động sản xuất và kinh doanh.
• Tăng khả năng vay vốn: Việc quản lý dòng tiền tốt giúp cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp ổn định hơn, sẽ có khả năng vay vốn tốt hơn. Bởi điều này làm tăng lòng tin của các nhà đầu tư, ngân hàng và tổ chức tài chính, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tiếp cận nguồn vốn vay thuận lợi hơn.
• Tối ưu hóa lợi nhuận: Quản lý dòng tiền giúp doanh nghiệp không chỉ duy trì sự cân bằng tài chính mà còn tối ưu hóa lợi nhuận. Việc giảm thiểu chi phí vận hành và lãi vay, cùng với việc đảm bảo dòng tiền vào đều đặn, sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp cải thiện lợi nhuận tổng thể.
• Cơ sở cho các quyết định kinh doanh: Quản lý dòng tiền cũng giúp công ty xác định được khả năng tài chính, hiệu quả kinh doanh, dự đoán được dòng tiền trong tương lai cũng như các cơ hội tài chính mới. Từ đó định hướng mục tiêu chiến lược kinh doanh hoặc tái đầu tư vào hoạt động kinh doanh, như mở rộng sản xuất, phát triển sản phẩm mới hay mở rộng thị trường. Đây là những quyết định quan trọng định hình tương lai của doanh nghiệp.
• Phát hiện và hạn chế rủi ro tài chính: Bằng cách theo dõi chặt chẽ dòng tiền vào và ra, doanh nghiệp có thể nhận biết sớm các vấn đề tiềm ẩn và có các biện pháp can thiệp kịp thời, tăng cường sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.

3. Các phương pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả mới nhất

3.1. Tối ưu hóa quản lý các khoản chi phí

Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh. Các doanh nghiệp cần đánh giá chi phí chính xác, loại bỏ hoặc giảm thiểu những chi phí không cần thiết, và tìm kiếm các giải pháp tối ưu để cắt giảm chi phí mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.

Có thể tham khảo những phương pháp tối ưu hóa quản lý chi phí sau:

• Phân tích chi phí: Đánh giá toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp đang phải chịu và dự đoán chi phí sẽ phải chi trong thời gian tới, từ chi phí cố định như thuê mặt bằng, tiền lương, đến chi phí biến động như nguyên vật liệu, điện nước. Sử dụng các công cụ quản lý tài chính để thu thập và phân tích dữ liệu.
• Xác định các khoản chi không cần thiết: Tìm kiếm các khoản chi mà doanh nghiệp có thể cắt giảm mà không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hay dịch vụ. Ví dụ, giảm chi phí văn phòng phẩm không cần thiết hoặc cắt giảm các hợp đồng dịch vụ ít hiệu quả.
• Kiểm soát mua hàng: Thương lượng lại điều khoản và giá cả với các nhà cung cấp hiện tại hoặc tìm kiếm nhà cung cấp mới có giá tốt hơn mà vẫn đảm bảo chất lượng hàng hóa và dịch vụ.
• Tối ưu hóa quy trình sản xuất: Xem xét lại quy trình sản xuất để tìm kiếm cơ hội cải tiến và tăng hiệu quả. Áp dụng các phương pháp sản xuất tinh gọn có thể giúp giảm lãng phí và tăng năng suất.
• Công nghệ và tự động hóa: Đầu tư vào công nghệ mới có thể giúp giảm chi phí lao động và nâng cao hiệu quả hoạt động. Ví dụ, sử dụng phần mềm quản lý dự trữ tự động có thể giúp giảm thiểu chi phí hàng tồn kho.
• Kiểm soát và giám sát chi phí thường xuyên: Thực hiện đánh giá định kỳ để kiểm tra hiệu quả của các biện pháp tối ưu hóa chi phí đã áp dụng. Điều chỉnh các chiến lược theo tình hình thực tế và mục tiêu kinh doanh của công ty.
• Đào tạo nhân viên: Đầu tư vào đào tạo để nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn, giảm sai sót và tăng năng suất, qua đó giảm chi phí không cần thiết.

3.2. Xây dựng kế hoạch dòng tiền chi tiết

Lập kế hoạch chi tiết về dòng tiền giúp bạn dự đoán và kiểm soát tài chính. Điều này bao gồm việc xác định nguồn cung cấp và sử dụng tiền tệ của doanh nghiệp hiện tại ở mức độ nào. Dưới đây là các bước để xây dựng kế hoạch dòng tiền chi tiết:

• Bước 1: Thu thập và phân tích Dữ Liệu

Bao gồm tất cả các khoản thu nhập và chi phí. Thu nhập có thể bao gồm doanh số bán hàng, thu nhập từ dịch vụ, lãi tiền gửi, v.v. Chi phí bao gồm chi phí hàng hóa, tiền lương, thuê mặt bằng, chi phí vận hành, và các khoản chi khác.

• Bước 2: Dự báo dòng tiền đầu vào

Xác định các nguồn thu, bao gồm bán hàng, thu nhập từ dịch vụ, và các khoản thu nhập khác. Dự đoán này nên dựa trên lịch sử kinh doanh, xu hướng thị trường và các yếu tố mùa vụ.

• Bước 3: Dự báo dòng tiền đầu ra

Liệt kê tất cả khoản chi phí dự kiến, từ chi phí cố định như tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, đến chi phí biến động như nguyên liệu, hóa đơn tiện ích, và chi phí marketing.

• Bước 4: Tính toán dòng tiền ròng

Tính toán sự chênh lệch giữa dòng tiền đầu vào và đầu ra để xác định dòng tiền ròng hàng tháng. Điều này sẽ giúp bạn hiểu được tình hình tài chính thực tế của doanh nghiệp.

• Bước 5: Lập kế hoạch chi tiết, bao gồm kế hoạch dự phòng

Lập kế hoạch chi tiết và dự phòng cho các tình huống khẩn cấp hoặc cho các tháng có dòng tiền âm (dựa trên dự báo dòng tiền ròng). Có thể xem xét các giải pháp như cắt giảm chi phí, tìm nguồn vốn bên ngoài, hoặc điều chỉnh chiến lược kinh doanh.

• Bước 6: Theo dõi và điều chỉnh

Theo dõi thực tế dòng tiền so với kế hoạch đã đặt ra. Điều chỉnh kế hoạch dòng tiền theo định kỳ (tháng/quý) để phản ánh chính xác tình hình tài chính và kinh doanh của doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng công cụ hỗ trợ-phần mềm quản lý tài chính hoặc các công cụ hỗ trợ kế toán để tự động hóa quá trình ghi chép và phân tích dữ liệu, giúp quản lý dòng tiền hiệu quả hơn.

3.3. Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu và phải trả

Quản lý các khoản phải thu và phải trả là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Việc này bao gồm việc theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải thu từ khách hàng và các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp hay các đối tác khác. Từ đó đảm bảo thanh khoản tài sản và tăng khả năng vay vốn cũng như kiểm soát được tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Dưới đây là một số bước cơ bản trong quá trình quản lý các khoản phải thu và phải trả:

• Bước 1: Lập danh sách các khoản phải thu và phải trả

Liệt kê tất cả các khoản nợ phải thu từ khách hàng và các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp. Điều này bao gồm các chi tiết như tên đối tác, số tiền, ngày đáo hạn, và bất kỳ điều khoản thanh toán đặc biệt nào.

• Bước 2: Theo dõi và thanh toán các khoản phải trả đúng thời hạn

Điều này duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp, tránh phát sinh lãi suất phạt và góp phần cải thiện uy tín trên thị trường.

• Bước 3: Theo dõi và thu các khoản phải thu trước ngày đáo hạn

Quá trình này giúp tối ưu hóa dòng tiền, đảm bảo rằng các nguồn lực tài chính sẵn có được sử dụng hiệu quả để phát triển và mở rộng kinh doanh. Đối với các khoản nợ quá hạn, cần có biện pháp xử lý kịp thời, như gửi thông báo nhắc nợ, liên lạc trực tiếp với khách hàng hoặc nhà cung cấp.

• Bước 4: Xây dựng và duy trì hệ thống quản lý khoản phải thu và phải trả

Sử dụng một hệ thống tự động hóa việc theo dõi và quản lý các khoản phải thu và phải trả. Điều này giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp và thu hồi nợ từ khách hàng kịp thời. Phần mềm này có thể tích hợp với các hệ thống khác của doanh nghiệp để cung cấp cái nhìn tổng thể và chính xác về tình hình tài chính.

3.4. Đánh giá, điều chỉnh lịch thanh toán và lịch thu nợ

Đây là một phương pháp quản lý dòng tiền hiệu quả để đảm bảo sự ổn định tài chính của doanh nghiệp. Khi điều chỉnh lịch thanh toán và lịch thu nợ, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình thanh toán và thu nợ, giảm thiểu rủi ro tài chính và đảm bảo sự an toàn của tài chính tổng thể. Bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Xem xét lại các ngày thanh toán và thu nợ hiện tại cùng với các đối tác và người cho vay.
• Thảo luận khả năng điều chỉnh các lịch trình này với các bên liên quan để tìm kiếm sự linh hoạt hơn.
• Trình bày rõ ràng các lý do và lợi ích của việc điều chỉnh để thuyết phục các bên đồng ý với sự thay đổi.
• Khi đạt được sự đồng thuận, cập nhật các điều khoản trong hợp đồng và thông báo cho các bên về thay đổi lịch trình thanh toán và thu nợ.
• Trong trường hợp không thể thay đổi lịch trình, hãy xây dựng lại kế hoạch tài chính để đảm bảo tuân thủ các khoản thanh toán và thu nợ đúng hạn.

Cần thường xuyên đánh giá hiệu quả của lịch thanh toán và thu nợ để điều chỉnh kịp thời, đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có dòng tiền ổn định và đủ khả năng đáp ứng các nhu cầu tài chính.

3.5. Sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý dòng tiền

FinanBook là một sản phẩm của Sổ Bán Hàng, là giải pháp quản lý dòng tiền tự động mọi lúc mọi nơi theo thời gian thực (real-time) hiệu quả dành cho các doanh nghiệp. Thông qua việc mở tài khoản ngân hàng ảo, FinanBook giúp nắm bắt toàn bộ dòng tiền thu chi và tối ưu hóa dòng tiền một cách hiệu quả với các tính năng tự động theo dõi, đối soát, dự báo tình hình tài chính cho doanh nghiệp. Việc quản lý nợ phải thu, nợ phải trả và sử dụng công cụ dự báo dòng tiền sẽ giúp doanh nghiệp duy trì sự cân đối, ổn định tài chính và đảm bảo dòng tiền hoạt động liên tục, hiệu quả, ngăn ngừa tình trạng thất thoát nguồn tiền.

>>Mời bạn xem thêm: Tại sao các công ty Startup thích sử dụng tài khoản ngân hàng ảo?

FinanBook là giải pháp tài chính toàn diện và thông minh cho mọi doanh nghiệp mong muốn kiểm soát tài chính một cách chặt chẽ và phát triển bền vững.

Trên đây là 4 phương pháp quản lý dòng tiền doanh nghiệp hiệu quả và giải pháp hỗ trợ quản lý dòng tiền doanh nghiệp FinanBook. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích với các doanh nghiệp trong việc quản lý dòng tiền hiệu quả!