Nguyên nhân và cách xử lý khi không tra cứu được hóa đơn điện tử

Kiểm tra hóa đơn điện tử là việc cần làm để bảo đảm các thông tin giao dịch không sai lệch, bảo vệ quyền lợi cho các bên. Vậy nguyên nhân và cách xử lý như thế nào nếu gặp tình trạng không tra cứu được hóa đơn điện tử? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của Finan để biết thêm chi tiết!

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn là gì? Tại sao hóa đơn lại quan trọng?

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính:

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng chính thức hợp tác cùng VNPT cung cấp giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử

2. Nguyên nhân không tra cứu được hóa đơn điện tử

2.1. Không tra cứu được hóa đơn điện tử do lỗi hệ thống

Lỗi hệ thống được xem là một trong những lý do thường gặp do sự cố cập nhật của phần mềm hoặc những điều chỉnh từ nhà phát hành. Ngoài ra, nguyên nhân dẫn tới việc lỗi hệ thống cũng có thể xuất phát từ quy trình sai trong quá trình đăng nhập của người dùng khiến hệ thống “bị đơ” tạm thời.

Thông thường những lỗi này thường hiếm khi xảy ra hơn khi sử dụng website tra cứu của Tổng cục Thuế hoặc những phần mềm có độ tin cậy cao được cung cấp bởi những nhà phát hành uy tín.

2.2. Lỗi nhập thông tin

Đây là lỗi sai mà người dùng thường gặp phải nhất trong quá trình tra cứu hóa đơn điện tử trên các phần mềm.

• Sai mật khẩu: Ngoài lý do đánh máy sai, tình trạng này cũng có thể xảy ra khi người dùng trước đó hoặc quản lý đã thay đổi mật khẩu mà chưa thông báo với người dùng sau, dẫn tới việc khi đăng nhập vào phần mềm để sử dụng dịch vụ thì bị báo là sai thông tin đăng nhập.
• Sai mã xác thực: Thông thường, mã xác thực sẽ bao gồm nhiều ký tự đặc biệt và hơi khó nhìn; hoặc những chữ cái viết hoa, viết thường và các ký tự số xen lẫn nhau, dễ khiến người dùng bị nhầm lẫn trong lúc đăng nhập.
• Sai số hóa đơn: Mã hóa đơn điện tử thường sẽ bao gồm cả phần thông tin dải hóa đơn cùng số hóa đơn, khá dài và gồm nhiều ký tự số xen lẫn chữ cái. Để có thể tra cứu được, người dùng cần nhập chính xác dãy số và chữ của hóa đơn.
• Nhập sai tên đăng nhập: Cụ thể, việc tra cứu sẽ yêu cầu từ bạn các thông tin như: Mã số thuế, mã tra cứu hoặc mã xác thực. Nếu nhập sai những thông tin này thì hệ thống sẽ không hiển thị hóa đơn mà bạn cần phải tìm kiếm.

2.3. Không tra cứu được hóa đơn điện tử do lỗi kết nối mạng Internet

Để đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử, cần phải có kết nối mạng Internet đủ mạnh. Việc mất kết nối hoặc mạng kém sẽ khiến hệ thống không hoạt động như bình thường và không thể tra cứu được.

2.4. Lỗi phần cứng của máy tính

Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng hóa đơn điện tử không tra cứu được, lỗi phần cứng là nguyên nhân không thường xuyên xảy ra nhưng vẫn nên lưu ý.

Nếu máy tính có kết nối Internet mạnh, nhập đúng thông tin nhưng trang không phản hồi, không tải được thông tin hóa đơn, có thể là do một vài chi tiết của máy gặp sự cố, dẫn đến không thể tải dữ liệu hoặc tải hóa đơn điện tử. Một điều dễ thấy đó là lỗi driver máy tính khiến không thể cập nhật được dữ liệu.

2.5. Một số nguyên nhân khác

Như vậy thường xảy ra 4 nguyên nhân chính dẫn tới việc không tra cứu được hóa đơn điện tử gồm: lỗi hệ thống, lỗi Internet, nhập sai thông tin, lỗi phần cứng. Ngoài ra còn có thể tồn tại một số lý do khác gây ảnh hưởng đến việc tra cứu như:

• Hết hạn sử dụng phần mềm mà chưa gia hạn.
• Quá trình lập hóa đơn xảy ra trục trặc khiến hóa đơn bị lỗi hoặc không xuất được hóa đơn.

>> Có thể bạn quan tâm: Kinh doanh nhỏ có nên sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?

3. Cách khắc phục lỗi không tra cứu được hóa đơn điện tử

• Kiểm tra đường truyền kết nối mạng Internet (Trường hợp có kết nối nhưng không truy cập được thì có thể thoát ra và đăng nhập Internet lại; nếu vẫn không được có thể thử rút dây modem ra và cắm lại).
• Kiểm tra cẩn thận trong quá trình nhập thông tin đăng nhập.
• Liên hệ tới tổng đài đơn vị cung cấp nếu xảy ra lỗi hệ thống phần mềm để biết cách xử lý.
• Sử dụng dịch vụ của tổ chức uy tín, độ tin cậy cao về hóa đơn điện tử.

Trên đây là những nguyên nhân và cách khắc phục trong tình trạng không tra cứu được hóa đơn điện tử. Hy vọng những thông tin mà Finan cung cấp sẽ hữu ích với chủ doanh nghiệp.

>> Mời bạn xem thêm: Lợi ích của hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế