Kế toán công nợ là gì? Vai trò và tầm quan trọng của kế toán công nợ

Kế toán công nợ đóng vai trò như “thủ quỹ” tài chính cho doanh nghiệp, luôn đảm bảo mức công nợ nằm trong giới hạn cho phép.

Quản lý tốt công nợ quyết định đến sự tồn tại và là bước đầu của hành trình chạm đến thành công của bất cứ doanh nghiệp nào. Muốn công nợ được kiểm soát chặt chẽ, doanh nghiệp chắc chắn phải cần đến một kế toán công nợ chuyên nghiệp và hiểu rõ nghiệp vụ. Các đầu công việc của chức vụ này yêu cầu về kỹ năng khá cao và đặc biệt tính cẩn thận là điều tất yếu.

Vậy kế toán công nợ được định nghĩa chính xác thế nào? Trách nhiệm của kế toán công nợ quan trọng ra sao? Cùng Finan tìm hiểu thật chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

>>Mời bạn xem thêm: Phương pháp quản lý dòng tiền doanh nghiệp hiệu quả mới nhất

1. Thế nào là kế toán công nợ?

Trước khi tìm hiểu về kế toán công nợ, bạn phải hiểu công nợ là gì?

Công nợ là một thuật ngữ kế toán thường gặp, có thể hiểu đơn giản là khi cá nhân hay doanh nghiệp mua hàng hóa/ dịch vụ hoặc phát sinh trong kỳ thanh toán với một cá nhân, tổ chức khác nhưng chưa có khả năng trả tại thời điểm đó mà phải chuyển sang kỳ thanh toán sau.

Nguồn Thư viện Pháp luật

Kế toán công nợ (Accounting Liabilities) chính là vị trí kế toán chịu trách nhiệm theo dõi, giám sát, thúc đẩy và xử lý các khoản công nợ của doanh nghiệp.

Thường ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, kế toán tổng hợp sẽ đảm nhiệm luôn phần của kế toán công nợ, còn đối với doanh nghiệp có quy mô lớn hơn sẽ có chức danh riêng cho vị trí này.

2. Công nợ được phân loại như thế nào?

Các khoản công nợ của một doanh nghiệp thường được chia thành 2 loại: Công nợ phải thu và công nợ phải trả.

Công nợ phải thu: Đây là khoản tiền mà doanh nghiệp cần thu từ khách hàng. Đây là hóa đơn của những lần xuất hàng hóa cho khách nhưng họ chưa thanh toán toàn bộ các khoản cho doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán công nợ là sẽ theo dõi và phân loại từng nhóm khách hàng cụ thể nhằm đối soát chặt chẽ.

Công nợ phải trả: Là những khoản doanh nghiệp cần phải trả cho nhà cung cấp. Doanh nghiệp đã nhận hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu,… để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần cho nhà cung cấp.

>>Mời bạn xem thêm: Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?

3. Lý do doanh nghiệp phát sinh ra công nợ

Có 4 nguyên nhân phát sinh ra công nợ từ các doanh nghiệp:

• Chưa thể/ chưa có khả năng thanh toán với nhà cung cấp vì chưa huy động đủ tiền để tất toán.
• Khách hàng chưa đủ khả năng thanh toán và cam kết sẽ trả trong một khoảng thời gian nhất định.
• Doanh nghiệp thúc đẩy số lượng hàng bán ra nên cho khách lấy hàng mà không cần thanh toán ngay.
• Một số sản phẩm, dịch vụ nhất định sẽ có kèm theo yêu cầu hoàn tất các hoạt động thương mại rồi mới thanh toán.

4. Vai trò của kế toán công nợ

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có những khoản thu và khoản nợ cần được kiểm soát và theo dõi chặt chẽ. Đây chính là nhiệm vụ của kế toán công nợ để đảm bảo dòng tiền doanh nghiệp được luân chuyển một cách hiệu quả, một số vai trò chủ yếu như:

Kiểm soát dòng tiền: Theo dõi và quản lý tiền vào, tiền ra cho doanh nghiệp. Đồng thời đưa ra các dự báo tài chính về nguồn thu và chi trong tương lai, từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp nhất.

Xác định rủi ro: Theo sát công nợ để xác định rủi ro từ việc cho vay và nhận nợ một cách chặt chẽ. Đồng thời, đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng trước khi quyết định cho vay để giảm thiểu nguy cơ hao tổn tiền tài một cách triệt để. Đồng thời, cũng cần xác định khả năng chi trả và đánh giá nhà cung cấp để những “món nợ” nhận về phải thật chất lượng.

Tối ưu tài nguyên: Đảm nhiệm vai trò sắp xếp mức độ ưu tiên trong khâu thu hồi và thanh toán công nợ cho doanh nghiệp. Thời điểm nào cần tất toán các khoản nợ, đâu là khoản thu cần phải thu hồi gấp để phục vụ quá trình vận hành của doanh nghiệp.

Tham gia đề suất định hướng: Từ việc phân tích và đánh giá khả năng tài chính, tiến tới sẽ tham gia tham mưu cho các định hướng tương lai của doanh nghiệp.

>>Mời bạn xem thêm: Báo cáo tài chính gồm những gì? Cập nhật mới nhất 2024

5. Công việc cụ thể của một kế toán công nợ

5.1 Kế toán công nợ phải thu cần làm những gì?

Đối với phần việc về công nợ phải thu, các kế toán của bộ phận này cần thực hiện những mục sau:

• Tiếp nhận và kiểm tra các hợp động bán hàng, đảm bảo các thông tin của khách hàng và các điều khoản quan trọng có trong hợp đồng;
• Thực hiện các thao tác tạo và thêm mã đối tác, mã khách hàng đưa vào hệ thống liên quan để quản lý;
• Giám sát và ghi nhận những diễn biến phát sinh để tăng giảm công nợ theo ngày, tháng, quý và năm;
• Hạch toán các khoản giảm trừ công nợ mà khách được hưởng thông qua hợp đồng và các chính sách kinh doanh của doanh nghiệp;
• Đối chiếu công nợ với khách, chốt số liệu thông qua biên bản đối chiếu của doanh nghiệp;
• Lập báo cáo tổng hợp công nợ phải thu cho cấp trên;
• Tham gia đề xuất định hướng tài chính và đưa ra những biện pháp giải quyết công nợ với ban lãnh đạo.

5.2 Kế toán công nợ phải trả cần làm những gì?

Công nợ phải trả sẽ được chia nhỏ thành 2 loại sau:

• Nợ phải trả ngắn hạn: Đây là khoản nợ phải hoàn trả trong vòng 01 năm trở xuống, thường các khoản này bao gồm: Tiền gửi của khách, tiền lãi phải trả, tiền lương nhân viên và các số tiền nợ từ nhà cung cấp.
• Nợ phải trả dài hạn: Đây là các khoản nợ (các nghĩa vụ tài chính khác) có thời hạn phải trả hơn 01 năm, các khoản này thường là: Vay kinh doanh hoặc thế chấp, nợ ngắn hạn được gia hạn trả chậm,…

Đối với phần việc về công nợ phải trả, các kế toán của bộ phận này cần thực hiện những mục sau:

• Cập nhật và hạch toán chi tiết những đối tượng đã nhận tiền trước và đã hoàn thành bàn giao.
• Cập nhật vào hệ thống, sổ sách các khoản nợ để ghi giảm số nợ phải trả phát sinh ban đầu.

6. Kế toán công nợ cần có những kỹ năng nào?

Để trở thành kế toán công nợ chuyên nghiệp cần có những kỹ năng như sau:

• Nắm vững kiến thức chuyên môn: Nhất định phải có kiến thức nghiệp vụ kế toán làm nền tảng thì mới có thể hoàn thành trọn vẹn nhiệm vụ được giao
• Thành thạo nghiệp vụ chuyên môn và kỹ năng máy tính: Kiến thức thôi là chưa đủ, cần phải trau dồi các nghiệp vụ chuyên môn liên quan để “vấn đề nằm đâu, giải quyết liền chỗ đó”. Hơn hết, kỹ năng tin học văn phòng và khả năng sử dụng các phần mềm kế toán là một phần chắc chắn phải có ở bất kỳ kế toán nào.
• Kỹ năng phân tích và xử lý tình huống linh hoạt: Kế toán công nợ đòi hỏi một bộ óc nhanh nhạy và phán đoán tình hình nhanh chóng để đưa phương án giải quyết phù hợp.
• Cẩn thận, trung thực, tỉ mỉ: Đây là 3 tính cách nhất định phải có, cẩn thận đối soát, trung thực kiểm kê và tỉ mỉ từng con số.

>>Mời bạn xem thêm: Hệ thống tài khoản kế toán là gì? Bảng HTTKKT chuẩn nhất năm 2024

Nợ không phải là một việc xấu đối với doanh nghiệp, đây có thể là một khoản đầu tư, nguồn tài nguyên, thậm chí là cơ hội của doanh nghiệp. Điều quan trọng chính là việc bạn sắp xếp ổn thỏa các khoản công nợ này trong hạn mức cho phép và không làm nguy hiểm đến tài chính doanh nghiệp. Đây chính là trách nhiệm của các kế toán công nợ, và bộ phận này không thể để trống được. Kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành của bất kỳ doanh nghiệp nào.