Hướng dẫn phân loại công nợ và hạch toán công nợ

Công nợ là một thuật ngữ thường gặp trong kế toán. Như vậy công nợ là gì, hãy cùng Finan tìm hiểu rõ hơn về cách phân loại công nợ và hạch toán công nợ trong bài viết dưới đây nhé!

1. Công nợ là gì?

Công nợ phát sinh khi cá nhân hoặc doanh nghiệp có các giao dịch trao đổi, mua bán hàng hóa, dịch vụ, hoặc phát sinh nghĩa vụ thanh toán trong kỳ với một cá nhân, tổ chức khác nhưng chưa thể hoàn thành nghĩa vụ thanh toán trong kỳ mà phải chuyển qua kỳ sau, thì số tiền đó được gọi là công nợ.

Ví dụ: Công ty A ký hợp đồng mua bán trị giá 100 triệu đồng với công ty B và thỏa thuận sẽ thanh toán đầy đủ trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận hàng. Tuy nhiên tới ngày thanh toán, vì gặp vấn đề về tài chính nên công ty A chỉ có thể trả cho công ty B 70 triệu đồng và còn nợ 30 triệu đồng. Như vậy số tiền 30 triệu đồng đó được xem là khoản công nợ mà công ty A có nghĩa vụ thanh toán cho công ty B.

>>Có thể bạn quan tâm: Kế toán công nợ là gì? Vai trò và tầm quan trọng của kế toán công nợ

2. Phân loại công nợ

Hiện nay, công nợ được chia thành 02 loại là kế toán công nợ phải thu và công nợ phải trả:

• Công nợ phải thu: Phát sinh khi doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng mà chưa thu hoặc thu chưa đủ số tiền cần phải thanh toán. Bên cạnh đó còn một số khoản công nợ phải thu khác như: các khoản tạm ứng của nhân viên, thuế GTGT được khấu trừ, các khoản phải thu khác…

Ví dụ: Công ty A bán cho công ty B một đơn hàng có số lượng 10.000 sản phẩm với tổng số tiền là 200 triệu đồng. Công ty B cần thanh toán cho công ty A 100 triệu đồng. Như vậy công ty A phát sinh công nợ phải thu khách hàng đối với công ty B là 100 triệu đồng.

• Công nợ phải trả: Phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ cá nhân hoặc nhà cung cấp khác mà chưa hoàn thành nghĩa vụ thanh toán. Bên cạnh đó còn một số khoản công nợ phải trả khác như: thuế phải trả, bảo hiểm phải đóng, tiền lương, phụ cấp phải trả nhân viên, các khoản vay nợ, các khoản phải trả khác…

Ví dụ: Công ty A chuyên sản xuất và phân phối mặt hàng X. Để chuẩn bị cho đơn đặt hàng mới sản xuất ra 10.000 sản phẩm X, công ty A phải nhập của công ty B 10 tấn nguyên vật liệu Y. Tổng số tiền cần thanh toán cho 10 tấn nguyên vật liệu Y là 100 triệu đồng. Công ty A thanh toán cho công ty B trước 50 triệu đồng. Công ty A đã phát sinh công nợ phải trả nhà cung cấp đối với công ty B là 50 triệu đồng.

*Lưu ý: Công nợ phải thu và công nợ phải trả đều được phân thành ngắn hạn và dài hạn. Công nợ phải thu/phải trả ngắn hạn là các khoản công nợ có thời hạn thanh toán không quá 12 tháng. Công nợ phải trả dài hạn là các khoản công nợ có thời hạn thanh toán lớn hơn hoặc bằng 12 tháng. Việc phân loại công nợ phải trả giúp doanh nghiệp chủ động được kế hoạch thanh toán cũng như nguồn tiền để thanh toán cho nhà cung cấp, đảm bảo trả nợ đúng hạn.

3. Hạch toán công nợ phải thu

Công nợ phải thu thuộc phần tài sản, vì vậy:

• Khi phát sinh tăng công nợ phải thu, hạch toán vào bên Nợ.
• Khi phát sinh giảm công nợ phải thu, hạch toán vào bên Có.

Ví dụ: Hạch toán tài khoản 131 – phải thu khách hàng

3.1. Trường hợp cung cấp hàng hóa, dịch vụ chưa thu tiền của khách hàng

3.1.1. Trường hợp các khoản thuế gián thu phải nộp được tách riêng khi ghi nhận doanh thu, bao gồm cả thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp:

Nợ TK 131: Tổng giá trị phải thu khách hàng;

Có TK 511: Doanh thu cung cấp hàng hóa, dịch vụ (chưa bao gồm thuế);

Có TK 33311: Thuế giá trị gia tăng phải nộp.

3.1.2. Trường hợp không tách các khoản thuế phải nộp:

Nợ TK 511: Doanh thu cung cấp hàng hóa, dịch vụ (đã bao gồm thuế);

Có TK 333: Khoản thuế phải nộp nhà nước.

3.1.3. Trường hợp chuyển nhượng các khoản đầu tư tài chính (chứng khoán) ngắn hạn:

• Trường hợp lãi, kế toán ghi:

Nợ TK 131: Số tiền phải thu khách hàng (giá bán);

Có TK 121: Giá trị mua vào (giá thực tế) của chứng khoán bán ra;

Có TK 515: Số tiền chênh lệch giữa giá mua nhỏ hơn giá bán.

• Trường hợp lỗ, kế toán ghi:

Nợ TK 131: Số tiền phải thu khách hàng (giá bán);

Nợ TK 635: Số tiền chênh lệch giữa giá mua lớn hơn giá bán;

Có TK 121: Giá trị mua vào (giá thực tế) của chứng khoán bán ra.

3.2. Hạch toán công nợ phải thu khách hàng khi bị trả lại hàng

Nợ TK 5212: Hàng bán trả lại;

Nợ TK 333: Thuế và khoản phải nộp nhà nước;

Có TK 131: Phải thu khách hàng.

3.3. Phải thu khách hàng các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại

Nợ TK 5211: Các khoản chiết khấu thương mại;

Nợ TK 5213: Các khoản giảm giá hàng bán;

Nợ TK 333: Thuế và khoản phải nộp nhà nước;

Có TK 131: Phải thu khách hàng.

>>Mời bạn xem thêm: Hệ thống tài khoản kế toán là gì? Bảng HTTKKT chuẩn nhất năm 2024

3.4. Khách hàng thanh toán tiền hoặc ứng trước tiền hàng

Nợ TK 111, 112: Thu tiền bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản;

Có TK 131: Số tiền khách hàng thanh toán trước.

3.5. Khách hàng thanh toán tiền hàng bằng sản phẩm

Nợ TK 153, 153, 156, 155: Nguyên vật liệu, CCDC, hàng hóa, thành phẩm;

Nợ TK 133: Thuế GTGT khấu trừ;

Có TK 131: Phải thu khách hàng.

3.6. Hạch toán công nợ phải thu khách hàng đối với phí ủy thác

Nợ TK 131: Phải thu khách hàng;

Có TK 5113: Doanh thu dịch vụ phí ủy thác;

Có TK 33311: Thuế phải nộp.

3.7. Khi khách hàng không thanh toán các khoản phải thu, phải xử lý xóa sổ

Nợ TK 2293: Dự phòng tổn thất các khoản phải thu đã lập;

Nợ TK 6422: Các khoản dự phòng tổn thất chưa lập;

Có TK 131: Phải thu khách hàng.

3.8. Trả lại tiền thừa khi khách hàng thanh toán dư

Nợ TK 131: Các khoản thu tiền thừa của khách hàng;

Có TK 111, 112: Trả lại tiền thừa bằng tiền mặt, hoặc tiền gửi khách hàng.

3.9. Hạch toán các khoản phải thu vào cuối kỳ kế toán

Khi nợ phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ thì kế toán xác định lại tỷ giá thực tế tại thời điểm lập báo cáo tài chính để xác định hạch toán, cụ thể như sau:

• Khi có phát sinh lãi tỷ giá:

Nợ TK 131: Số tiền chưa thu của khách hàng;

Có TK 413: Số tiền chênh lệch tỷ giá.

>> Cuối kỳ năm tài chính kế chuyển:

Nợ TK 413: Số tiền chênh lệch tỷ giá;

Có TK 515: Lãi tỷ giá (doanh thu hoạt động tài chính).

• Khi có phát sinh lỗ tỷ giá:

Nợ TK 413: Số tiền chênh lệch tỷ giá;

Có TK 131: Số tiền chưa thu của khách hàng.

>> Cuối kỳ kết chuyển:

Nợ TK 635: Chi phí tài chính chênh lệch từ lỗ tỷ giá;

Có TK 413: Số tiền chênh lệch tỷ giá.

>>Có thể bạn quan tâm: Nguyên lý kế toán là gì? Tầm quan trọng của nguyên lý kế toán

4. Hạch toán công nợ phải trả

Công nợ phải trả thuộc phần nguồn vốn, vì vậy:

• Khi phát sinh tăng công nợ phải trả, hạch toán vào bên Có.
• Khi phát sinh giảm công nợ phải trả, hạch toán vào bên Nợ.

Ví dụ: Hạch toán tài khoản 331 – Phải trả người bán

4.1. Hạch toán phải trả cho người bán khi mua vật tư, hàng hóa, tài sản cố định chưa thanh toán

4.1.1. Trường hợp trong nội địa

➤ Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211, 213/611 (giá mua chưa có thuế GTGT);

Nợ TK 133 (thuế GTGT);

Có TK 331 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT).

➤ Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:

Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211, 213/611 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT);

Có TK 331 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT).

4.1.2. Trường hợp khi nhập khẩu

➤ Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211, 213/611;

Có TK 331 (giá mua không bao gồm thuế);

Có TK 3332 (thuế TTĐB, nếu có);

Có TK 3333 (thuế NK, nếu có);

Có TK 33381 (thuế BVMT, nếu có);

Nợ TK 133 (thuế GTGT được khấu trừ hàng nhập khẩu);

Có TK 33312 (thuế GTGT được khấu trừ hàng nhập khẩu).

➤ Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:

Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211, 213/611;

Có TK 33312 (thuế GTGT được khấu trừ hàng nhập khẩu);

Có TK 331 (giá mua không bao gồm thuế);

Có TK 3332 (thuế TTĐB, nếu có);

Có TK 3333 (thuế NK, nếu có);

Có TK 33381 (thuế BVMT, nếu có).

4.2. Hạch toán phải trả người bán khi đầu tư xây dựng cơ bản theo phương thức giao thầu

➤ Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

Nợ TK 241 (giá chưa có thuế);

Nợ TK 133 (thuế GTGT);

Có TK 331 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT).

➤ Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:

Nợ TK 241 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT);

Có TK 331 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT).

4.3. Hạch toán phải trả người bán khi ứng trước hoặc thanh toán tiền

4.3.1. Ứng trước hoặc thanh toán bằng Việt Nam đồng

Nợ TK 331 (khoản ứng trước/ thanh toán);

Có TK 1111, 1121, 341…

4.3.2. Ứng trước hoặc thanh toán bằng ngoại tệ

➤ Thanh toán tiền khi có khoản ứng trước:

>> Ứng trước:

Nợ TK 331 (tỷ giá giao dịch thực tế là tỷ giá bán của ngân hàng nơi thường xuyên có giao dịch tại thời điểm ứng trước);

Nợ TK 635 (nếu tỷ giá giao dịch thực tế thấp hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền);

Có TK 1112, 1122 tỷ giá ghi sổ;

Có TK 515 (nếu tỷ giá giao dịch thực tế lớn hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền).

>> Khi thanh toán: TK 331 phần còn lại sẽ được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh.

➤ Thanh toán tiền khi không có khoản ứng trước:

Nợ TK 331 tỷ giá ghi sổ;

Nợ TK 635 (tỷ giá ghi sổ kế toán TK 331 thấp hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền);

Có TK 1112, 1122 tỷ giá ghi sổ;

Có TK 515 (tỷ giá ghi sổ kế toán TK 331 lớn hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền).

4.4. Hạch toán phải trả người bán khi nhận lại tiền hoàn đã ứng trước

➤ Nhận lại bằng tiền VND:

Nợ TK 111, 112… (tiền ứng trước);

Có TK 331 (tiền ứng trước).

➤ Nhận lại bằng ngoại tệ:

Nợ các TK 111, 112… (tỷ giá giao dịch thực tế);

Nợ TK 635 (tỷ giá giao dịch thực tế của TK tiền thấp hơn tỷ giá ghi sổ kế toán);

Có TK 331 tỷ giá ghi sổ;

Có TK 515 (tỷ giá giao dịch thực tế của TK tiền lớn hơn tỷ giá ghi sổ kế toán).

>>Có thể bạn quan tâm: Các loại tài khoản kế toán trong hệ thống tài khoản hiện hành

4.5. Hạch toán công nợ phải trả người bán khi mua dịch vụ

➤ Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

Nợ TK 1562 (giá mua chưa có thuế GTGT);

Nợ TK 241 (giá mua chưa thuế GTGT);

Nợ TK 242 (giá mua chưa có thuế GTGT);

Nợ TK 623, 627, 641, 642, 635, 811 (giá mua chưa có thuế GTGT);

Nợ TK 133 (tiền thuế GTGT);

Có TK 331 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT).

➤ Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:

Nợ TK 1562 (tổng giá trị thanh toán);

Nợ TK 241 (tổng giá trị thanh toán);

Nợ TK 242 (tổng giá trị thanh toán);

Nợ TK 623, 627, 641, 642, 635, 811 (tổng giá trị thanh toán);

Có TK 331 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT).

4.6. Hạch toán phải trả người bán khi hưởng chiết khấu thanh toán

Nợ TK 331 (tiền chiết khấu thanh toán được hưởng và tính trừ vào công nợ);

Có TK 515.

4.7. Hạch toán phải trả người bán khi hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá và trả lại hàng mua

Nợ TK 331 (tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, trả lại hàng mua);

Có TK 133 (nếu có);

Có TK 152, 153, 156, 611…

4.8. Hạch toán phải trả người bán khi chủ nợ không đòi hoặc không tìm được chủ nợ

Nợ TK 331 (khoản nợ không đòi hoặc không tìm được chủ nợ);

Có TK 711.

>>Có thể bạn quan tâm: Bảng cân đối kế toán là gì? Cách lập mẫu BCĐKT mới nhất

4.9. Hạch toán phải trả người bán khi nhận bán hàng đại lý, bán đúng giá, hưởng hoa hồng

➤ Khi nhận hàng bán đại lý: theo dõi và ghi chép thông tin về hàng nhận bán đại lý trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính;

➤ Khi bán hàng nhận đại lý:

Nợ TK 111, 112, 131… (tổng giá trị thanh toán);

Có TK 331 (giá giao bán đại lý và thuế);

Đồng thời theo dõi và ghi chép thông tin về hàng nhận bán đại lý đã xuất bán trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.

➤ Khi xác định hoa hồng được hưởng:

Nợ TK 331 (tổng giá trị bao gồm thuế);

Có TK 511 (hoa hồng đại lý);

Có TK 3331.

➤ Thanh toán cho bên giao đại lý, ghi:

Nợ TK 331 (giá giao bán bán đại lý – hoa hồng đại lý);

Có TK 111, 112…

4.10. Hạch toán phải trả người bán tại đơn vị giao ủy thác nhập khẩu

➤ Thanh toán bằng Việt Nam đồng:

Nợ TK 331 (số tiền trả cho từng đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu);

Có TK 1111, 1121…

➤ Thanh toán bằng ngoại tệ:

Nợ TK 331 (tỷ giá thực tế);

Nợ TK 635 (nếu tỷ giá giao dịch thực tế thấp hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền);

Có TK 1112, 1122 tỷ giá ghi sổ;

Có TK 515 (nếu tỷ giá giao dịch thực tế lớn hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền).

➤ Nhận ủy thác nhập khẩu do bên bán nhận ủy thác giao trả:

Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211, 213/611;

Có TK 331 (giá mua chưa có thuế);

Có TK 3332 (thuế TTĐB, nếu có);

Có TK 3333 (thuế NK, nếu có);

Có TK 33381 (thuế BVMT, nếu có);

Nợ TK 133 (thuế GTGT được khấu trừ hàng nhập khẩu);

Có TK 33312 (thuế GTGT được khấu trừ hàng nhập khẩu).

➤ Thanh toán cho đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu:

Nợ TK 331 (số tiền trả cho từng đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu);

Có TK 111, 112…

➤ Phí ủy thác nhập khẩu:

Nợ TK 151, 152, 156, 211…;

Nợ TK 133;

Có TK 331 (phí ủy thác nhập phải trả cho từng đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu).

4.11. Hạch toán công nợ phải trả người bán khi đánh giá lại số dư nợ phải trả là ngoại tệ

➤ Tỷ giá ngoại tệ giảm:

Nợ TK 331 (tỷ giá ghi sổ kế toán tại thời điểm đánh giá lớn hơn tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm đánh giá);

Có TK 413.

➤ Tỷ giá ngoại tệ tăng:

Nợ TK 413;

Có TK 331 (tỷ giá ghi sổ kế toán tại thời điểm đánh giá thấp hơn tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm đánh giá).

Công nợ phải thu và công nợ phải trả luôn là đóng vai trò quan trọng trong cấu trúc tài chính của doanh nghiệp và yêu cầu các nhà quản trị phải quản lý một cách hài hòa, hợp lý chúng trong tình hình tài chính chung của doanh nghiệp ở một thời điểm nhất định.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách phân loại công nợ và hạch toán công nợ. Finan hy vọng bài viết trên sẽ đem lại những thông tin hữu ích cho quý doanh nghiệp!

>>Mời bạn xem thêm: Báo cáo tài chính gồm những gì? Cập nhật mới nhất 2024