Hóa đơn là gì? Tại sao hóa đơn lại quan trọng?

Hóa đơn là gì? Hóa đơn là chứng từ thể hiện sự thỏa thuận có tính pháp lý của bên bán và bên mua đối với giá niêm yết và điều kiện thanh toán.

Trong quá trình kinh doanh chắc chắn chủ doanh nghiệp phải trải qua các thủ tục mua bán hàng hóa với cường độ liên tục. Khi giao dịch diễn ra, hóa đơn là chứng từ không thể thiếu và đóng vai trò vô cùng quan trọng. Những nội dung thể hiện trên hóa đơn là các thông tin có giá trị pháp lý, góp phần quan trọng trong các trường hợp cần phải xác minh rạch ròi.

Để tìm hiểu kỹ càng về hóa đơn và tại sao hóa đơn lại đóng vai trò quan trọng như vậy, FinAn sẽ giải đáp tường tận cho bạn ngay trong bài viết dưới đây!

1. Hóa đơn là gì?

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa hơn như sau:

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Có thể hiểu như sau, trong quá trình mua bán hàng hóa, đặc biệt là trong quy trình xuất nhập khẩu nhất định phải có hóa đơn, để xác định giá trị thực của hàng hóa đó do bên bán lập ra và giao cho bên mua. Đây sẽ là chứng cứ để người mua có thể căn cứ giải quyết những khiếu nại về hàng hóa cũng như các dịch vụ hỗ trợ khác đi kèm đối với đơn vị bán.

2. Có những loại hóa đơn nào?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC, được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 5 thông tư 119/2014/TT-BTC, hóa đơn bao gồm các loại sau:

2.1 Hóa đơn bán hàng

Là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân sau đây:

• Tổ chức, cá nhân tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp như các hộ kinh doanh cá thể, cửa hàng đại lý bán lẻ, cửa hàng bán lẻ trực tiếp… bán hàng trong nội địa.
• Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
• Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

Hóa hơn bán hàng sẽ áp dụng theo chữ ký của người bán và thuế suất GTGT theo phương pháp trực tiếp.

2.2 Hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn đỏ)

Là hóa đơn dùng cho các tổ chức khai, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ nội địa; hoạt động vận tải quốc tế; xuất vào khu phi thuế quan, các trường hợp coi như xuất khẩu.

Chữ ký: Chữ ký của người bán, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của tổ chức (hoặc người được ủy quyền).

Thuế suất: Áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

2.3 Các loại hóa đơn khác

Các loại hóa đơn khác bao gồm:

• Các loại Tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm,…
• Các loại phiếu thu: Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan. Ví dụ phí dịch vụ ngân hàng được gọi giấy báo nợ phí dịch vụ như phí dịch vụ mở LC, dịch vụ phí internet banking, dịch vụ phí tài khoản…

3. Các hình thức của hóa đơn

3.1 Hóa đơn tự in

Hóa đơn tự in là những hóa đơn do các tổ chức tự in ra theo quy định tại Khoản 1, Điều 6, Thông tư 39/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính lập ra như sau:

• Các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp được tạo hóa đơn kể từ ngày có mã số thuế: Doanh nghiệp trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao; các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh; các doanh nghiệp, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn.
• Các doanh nghiệp mới thành lập từ ngày Thông tư 39/2014/TT-BTC có hiệu lực thi hành, có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng, là doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn được tự in hóa đơn để sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

3.2 Hóa đơn đặt in

Hóa đơn đặt in là những hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng trong các hoạt động kinh doanh, buôn bán hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

Theo Khoản 1, Điều 8, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định các đối tượng được tạo hóa đơn đặt in như sau:

• Các doanh nghiệp mới thành lập từ ngày Thông tư 39/2014/TT-BTC có hiệu lực thi hành, có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng, là doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn nếu không sử dụng hóa đơn tự in thì được tạo hóa đơn đặt in nhằm phục vụ cho các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Các đơn vị kinh doanh, doanh nghiệp không thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế sẽ được tạo hóa đơn đặt in nhằm phục vụ cho các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Cục Thuế được tạo hóa đơn đặt in để bán hoặc cấp cho các đơn vị kinh doanh theo đúng quy định pháp luật.

3.3 Hóa đơn điện tử

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP định nghĩa hóa đơn điện tử là:

“Hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.

Hóa đơn điện tử gồm 02 loại:

• “Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.”
• “Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.”

4. Tại sao hóa đơn lại quan trọng

Trước tiên, hóa đơn chính là một chứng từ thể hiện sự thỏa thuận có tính pháp lý của bên bán và bên mua đối với giá niêm yết và điều kiện thanh toán. Điều này làm cho các giao dịch được trở nên rõ ràng hơn. Ngoài ra, hóa đơn cũng mang những vai trò khác như:

• Lưu trữ hồ sơ: Hóa đơn giúp cả bên mua và bên bán lưu trữ lại các chứng từ, hồ sơ về việc mua và bán hàng, dễ dàng đối chiếu khi cần.
• Theo dõi thanh toán: Thể hiện rành mạch khoản thanh toán và số tiền còn nợ của bên mua hoặc bên bán.
• Có giá trị pháp lý: Hóa đơn hợp lệ chính là bằng chứng hợp pháp về sự thỏa thuận giữa người mua và người bán về một mức giá ấn định. Điều này sẽ giúp người bán được bảo vệ trước pháp luật.
• Khai thuế dễ dàng: Việc ghi chép và lưu giữ tất cả các hóa đơn bán hàng giúp các doanh nghiệp báo cáo thu nhập chính xác và đảm bảo rằng họ đã nộp đúng và đủ thuế theo quy định.

5. Nội dung phải có trên hóa đơn là gì

Theo điều 10, Nghị Định 123/2020/NĐ-CP về quy định hóa đơn, chứng từ đã chỉ ra các nội dung cần phải có trên hóa đơn như sau:

• Tên loại hóa đơn; Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn;
• Tên liên hóa đơn (áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in);
• Số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ;
• Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn;
• Tên tổ chức nhận in hóa đơn.
• …

Lưu ý: Một số trường hợp ngoại lệ không cần đầy đủ các nội dung trên.

Trên đây là toàn bộ thông tin về thuật ngữ hóa đơn mà bạn có thể tham khảo. Nếu có vướng mắc gì trong quy trình xử lý hóa đơn hay liên quan đến các công tác tài chính – kế toán – khai thuế, FinAn có thể trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực giúp bạn giải quyết các khó khăn một cách hiệu quả.