Khi nào doanh nghiệp nên bỏ Excel và chuyển sang phần mềm theo dõi công nợ
Excel từng là công cụ đắc lực cho nhiều doanh nghiệp khi bắt đầu quản lý và theo dõi công nợ. Nhưng khi quy mô và nhu cầu quản trị tài chính ngày càng tăng, việc sử dụng Excel có thể gây ra nhiều rủi ro và hạn chế hiệu quả hoạt động. Vậy thời điểm nào doanh nghiệp nên “goodbye” Excel và chuyển sang phần mềm chuyên dụng để theo dõi công nợ? Hãy cùng Finan tìm hiểu chi tiết hơn trong bài viết dưới đây!
>> Mời bạn xem thêm: Bảng theo dõi công nợ cho doanh nghiệp nhỏ và những điều cần biết
Lợi ích vượt trội khi chuyển từ Excel sang phần mềm theo dõi công nợ
1. Tăng tốc độ xử lý và tiết kiệm thời gian
Phần mềm giúp tự động hoá thao tác thủ công như nhập liệu, tính toán, đối chiếu và gửi nhắc nợ. Nhờ đó, nhân viên không còn “chìm” trong hàng trăm file Excel mỗi ngày.
2. Bảo mật và kiểm soát dữ liệu tốt hơn
Thay vì lưu trữ rải rác và dễ bị chỉnh sửa như Excel, dữ liệu công nợ được bảo mật tập trung với phân quyền rõ ràng, giúp doanh nghiệp kiểm soát ai được xem và ai được quyền chỉnh sửa.
3. Theo dõi công nợ theo thời gian thực và không cần đợi báo cáo cuối tháng
Phần mềm sẽ tự động cập nhật ngay khi phát sinh giao dịch, giúp các chủ doanh nghiệp luôn nắm được tình hình công nợ của từng khách hàng, từng nhà cung cấp mọi lúc mọi nơi.
4. Tạo báo cáo tài chính chuyên sâu chỉ trong vài cú nhấp chuột
Không cần công thức phức tạp hay chỉnh sửa thủ công, kế toán và chủ doanh nghiệp dễ dàng xuất các báo cáo đa chiều, từ tổng quan đến chi tiết, giúp hỗ trợ ra quyết định nhanh và chính xác.
5. Cải thiện dòng tiền và hạn chế nợ xấu
Hệ thống sẽ tự động nhắc nợ khi đến hạn thanh toán bằng email, tin nhắn,…, giúp giảm rủi ro nợ quá hạn và tăng tỉ lệ thu hồi công nợ.
6. Tập trung vào chiến lược thay vì xử lý lỗi nhỏ
Khi phần mềm xử lý tự động, doanh nghiệp sẽ có nhiều thời gian hơn để phân tích tài chính, lập kế hoạch và đưa ra chiến lược tài chính dài hạn.
>> Mời bạn xem thêm: Google Sheets vs Excel – Nên dùng công cụ nào để theo dõi công nợ hiệu quả hơn?
Khi nào doanh nghiệp nên “chia tay” Excel trong công cuộc theo dõi công nợ?
1. Khi quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng
Doanh nghiệp có đang xử lý hàng trăm, thậm chí hàng ngàn giao dịch công nợ mỗi tháng?
Lúc này, Excel không còn đủ nhanh và linh hoạt để theo kịp khối lượng dữ liệu khổng lồ. Hệ thống bảng tính dễ bị rối, chậm và khó quản lý khi dữ liệu vượt quá giới hạn, dẫn đến mất thời gian lọc, tìm kiếm hoặc xử lý thủ công. Đây chính là lúc doanh nghiệp cần một phần mềm chuyên biệt để tự động hoá quy trình và đảm bảo tính ổn định khi quy mô tăng trưởng.
2. Khi sai sót nhập liệu thủ công trở thành “chuyện thường ngày”
Chỉ cần một lỗi nhỏ trong công thức Excel, một dòng bị lệch, hay một ô dữ liệu sai,… có thể kéo hàng loạt sai sót về báo cáo công nợ, thậm chí gây ra những hậu quả tài chính nghiêm trọng như:
- Tính nhầm số nợ phải thu và phải trả
- Nhầm lẫn thời hạn thanh toán
- Đối chiếu sai với khách hàng/ nhà cung cấp
Nếu đội ngũ kế toán liên tục phải sửa lỗi thay vì phân tích thì đây là lúc chuyển đổi để bảo vệ độ chính xác của dữ liệu tài chính.
3. Khi doanh nghiệp cần báo cáo tài chính nhanh và theo thời gian thực
Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, ra quyết định nhanh là lợi thế. Nhưng nếu chủ doanh nghiệp phải chờ cuối tuần, cuối tháng mới tổng hợp được báo cáo từ file Excel rải rác, thì đã quá chậm.
Phần mềm theo dõi công nợ cho phép:
- Truy cập báo cáo mới nhất mọi lúc mọi nơi
- Tổng hợp dữ liệu theo từng phòng ban, khách hàng, thời gian
- Trực quan hóa công nợ bằng dashboard sinh động
Đây là yếu tố cực kỳ cần thiết với các cấp quản lý hoặc chủ doanh nghiệp – những người cần thông tin nhanh để đưa ra quyết định chính xác.
4. Khi cần hệ thống tự động nhắc nợ
Với Excel, việc nhắc nợ thường phụ thuộc vào trí nhớ hoặc email thủ công từ nhân viên. Nhưng với phần mềm:
- Hệ thống có thể gửi email/tin nhắn tự động nhắc khách hàng đến hạn thanh toán
- Gắn cảnh báo khi sắp quá hạn công nợ
- Gợi ý hành động khi một khoản nợ có dấu hiệu rủi ro
Nhờ đó, doanh nghiệp vừa duy trì dòng tiền ổn định, vừa thể hiện tính chuyên nghiệp trong quản lý công nợ với khách hàng và đối tác.
>> Mời bạn xem thêm: 5 Tips quản lý bảng theo dõi công nợ đơn giản giúp kiểm soát dòng tiền tốt hơn
Tạm biệt Excel: Doanh nghiệp tối ưu việc theo dõi công nợ và tăng thu hồi nợ 22%
Một hệ thống doanh nghiệp có hơn 300 đại lý trên toàn quốc và trung bình 1.200 giao dịch công nợ mỗi tháng. Trước đây, công ty dùng Excel để quản lý và theo dõi công nợ, nhưng liên tục gặp phải:
- Sai sót nhập liệu thủ công, ảnh hưởng uy tín với đại lý
- Mất đến 5 ngày để tổng hợp báo cáo công nợ cuối tháng
- Không có hệ thống nhắc nợ, dẫn đến nhiều khoản quá hạn
Sau khi chuyển sang phần mềm chuyên dụng, chỉ trong 3 tháng:
✅ Tỷ lệ sai sót giảm gần như bằng 0
✅ Báo cáo công nợ chỉ mất 15 phút để tạo
✅ Thu hồi công nợ tăng 22% nhờ nhắc nợ tự động
>> Mời bạn xem thêm: Mỹ đánh thuế 46% hàng Việt: Cơn sóng lớn, nhưng doanh nghiệp vẫn có thể “chèo chống”
FinanBook – Giải pháp theo dõi công nợ thông minh cho doanh nghiệp
FinanBook là phần mềm quản lý tài chính và là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ quản lý công nợ một cách chủ động, minh bạch và tối ưu. Nhờ khả năng tự động hóa quy trình và kiểm soát chi phí hiệu quả, FinanBook mang đến sự linh hoạt trong quản lý dòng tiền và tạo nền tảng tài chính vững chắc cho doanh nghiệp phát triển bền lâu.
✅ Theo dõi công nợ real-time – Nói lời tạm biệt với Excel
Không còn bảng tính rối rắm, FinanBook tự động cập nhật công nợ từng khách hàng theo thời gian thực, giúp kế toán đối chiếu dễ dàng chỉ trong vài click.
🔔 Nhắc nợ thông minh – Đúng lúc, đúng cách
Hệ thống gửi thông báo thanh toán qua email và Zalo ZNS, đảm bảo nhắc nhở lịch sự, chuyên nghiệp và đúng thời điểm, giúp tăng tỷ lệ thu hồi mà vẫn giữ được thiện cảm khách hàng.
🎯 Tùy chỉnh lịch nhắc theo nhóm khách hàng
Cài đặt nhắc nợ trước – đúng – sau hạn theo mức độ ưu tiên hoặc thói quen thanh toán từng nhóm, giúp thu hồi hiệu quả mà không gây áp lực.
💼 Giảm đến 80% thao tác thủ công
Không cần dò nợ hay soạn email nhắc nợ – FinanBook giúp kế toán tập trung vào chiến lược thay vì xử lý thủ công.
🔐 Đồng bộ mọi thiết bị – Bảo mật cấp cao
Dữ liệu lưu trữ an toàn trên nền tảng đám mây, truy cập mọi lúc, mọi nơi, với phân quyền rõ ràng và bảo mật tối ưu.
💡 FinanBook – Tự động hóa công nợ, sẵn sàng cho bước phát triển tiếp theo của doanh nghiệp.
>> Mời bạn xem thêm:
Hướng dẫn chi tiết cách tạo bảng theo dõi công nợ đơn giản, hiệu quả
Muốn đi xa, doanh nghiệp phải sống khỏe, không chỉ sống sót! – Chuyện Làm Chủ tập 1
Từ làm thuê sang làm chủ: Giấc mơ đẹp hay thử thách chông gai? – Chuyện Làm Chủ tập 2
Làm chủ một doanh nghiệp, giữ lửa một mái ấm: Làm sao cho trọn! – Chuyện Làm Chủ tập 3
Gắn thương hiệu cá nhân với doanh nghiệp: Lợi thế hấp dẫn hay rủi ro tiềm ẩn? – Chuyện Làm Chủ tập 4