Hướng dẫn chi tiết cách tạo bảng theo dõi công nợ đơn giản, hiệu quả
Quản lý công nợ là một phần quan trọng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Việc sử dụng bảng theo dõi công nợ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, tránh tình trạng quên nợ hoặc thanh toán chậm, từ đó nâng cao hiệu suất tài chính.
Trong bài viết này, Finan sẽ hướng dẫn các chủ doanh nghiệp cách tạo bảng theo dõi công nợ chuyên nghiệp, đơn giản nhưng hiệu quả bằng Excel hoặc Google Sheets.
>> Mời bạn xem thêm: [Recap] Chuyên gia tặng “bộ kit” chứa 3 tuyệt chiêu giải quyết thu hồi công nợ hiệu quả
Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng bảng theo dõi công nợ?
Trong kinh doanh, việc quản lý công nợ không chỉ đơn thuần là một nhiệm vụ kế toán mà còn đóng vai trò quyết định đến dòng tiền và sự ổn định tài chính của doanh nghiệp. Nếu không theo dõi công nợ một cách chặt chẽ, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng quá hạn thanh toán, mất kiểm soát quan hệ dòng tiền. Một bảng theo dõi công nợ chi tiết và chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp:
- Quản lý các khoản nợ phải thu và nợ phải trả một cách rõ ràng.
- Hạn chế rủi ro quên nợ, thanh toán trễ hạn gây ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.
- Tối ưu dòng tiền và lập kế hoạch tài chính hiệu quả hơn.
- Tự động hóa quá trình tính toán, giảm thiểu sai sót trong kế toán.
>> Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn phân loại công nợ và hạch toán công nợ
Hướng dẫn các bước lập bảng theo dõi công nợ trên Excel hoặc Google Sheets
Bước 1: Xác định các cột thông tin cần thiết
Một bảng theo dõi công nợ cần có cấu trúc rõ ràng để giúp bạn dễ dàng theo dõi tình trạng thanh toán. Dưới đây là các cột cần thiết:
- Ngày giao dịch: Xác định thời điểm phát sinh khoản nợ (ví dụ: ngày xuất hóa đơn hoặc ngày nhận hàng).
- Tên khách hàng/Nhà cung cấp: Ghi rõ đối tượng cần thanh toán hoặc thu hồi công nợ.
- Số tiền: Tổng giá trị khoản nợ phát sinh (có thể chia nhỏ thành nợ gốc, phí dịch vụ, thuế…).
- Ngày đến hạn: Ngày mà khoản nợ cần được thanh toán hoặc thu hồi công nợ.
- Trạng thái thanh toán: Phân loại các khoản nợ theo các trạng thái Đã thanh toán/ Chưa thanh toán/ Quá hạn.
- Số tiền còn lại: Khoản tiền chưa thanh toán nếu khách hàng hoặc nhà cung cấp thanh toán từng phần.
- Ghi chú: Lưu lại các thông tin bổ sung như hình thức thanh toán, số hóa đơn, liên hệ với khách hàng, v.v.
Bước 2: Tạo bảng theo dõi công nợ trên Excel hoặc Google Sheets
- Tạo bảng mới và nhập các tiêu đề ở bước 1 vào.
- Nhập dữ liệu công nợ tương ứng với từng khách hàng. Nếu cần theo dõi chi tiết, bạn có thể thêm cột Mã giao dịch để quản lý hiệu quả hơn.
- Định dạng bảng để dễ theo dõi: Sử dụng các tính năng như Format as Table (Excel) hoặc Định dạng có điều kiện (Google Sheets) để bảng trực quan hơn, Conditional Formatting để tô màu vào những hạng mục khác nhau,…
Bước 3: Kiểm tra lại số liệu và lưu trữ dữ liệu.
- Sau khi nhập dữ liệu xong, doanh nghiệp cần kiểm tra lại số liệu một cách cẩn thận hoặc có thể thực hiện cuộc kiểm tra chéo.
- Đặt tên file theo ngày/ tháng/ năm để dễ theo dõi lịch sử công nợ.
- Nếu sử dụng Google Sheets, doanh nghiệp có thể chia sẻ file với đồng nghiệp liên quan để cập nhật theo thời gian thực.
>> Mời bạn xem thêm: 3 Công cụ thay thế Excel giúp lập báo cáo tài chính chính xác hơn 90%
Các hàm tính toán tự động theo từng chức năng
Để tăng cường quản lý công nợ trên Excel/ Google Sheets, doanh nghiệp có thể áp dụng các hàm sau:
- Hàm SUMIF
- Tính tổng công nợ chưa thanh toán
- Tính tổng công nợ đã thanh toán
- Tính tổng công nợ theo từng khách hàng/nhà cung cấp
- Hàm SUMIFS
- Tính tổng công nợ quá hạn
- Tính tổng công nợ theo từng khách hàng/nhà cung cấp
- Hàm IF
- Xác định trạng thái công nợ (Quá hạn/Chưa đến hạn)
- Tính số ngày quá hạn → IF + TODAY
- Xác định khoản thanh toán đến hạn trong tuần hiện tại → WEEKNUM + IF
- Các hàm phổ biến khác
- Tự động đánh dấu công nợ quá hạn bằng màu sắc → CONDITIONAL FORMATTING
- Tính phần trăm công nợ đã thanh toán trên tổng công nợ → SUM + DIVIDE
- Lọc và hiển thị các khoản công nợ cần thanh toán trong tháng → FILTER + TEXT
>> Mời bạn xem thêm: 3 Bước tạo báo cáo tài chính bằng Excel – Tự động hóa 100% chỉ trong 30 phút!
Quản lý công nợ thông minh với FinanBook – Giảm nợ xấu, tối đa hiệu suất!
FinanBook là một nền tảng báo cáo tài chính, và là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ quản lý công nợ hiệu quả, tiết kiệm thời gian và duy trì dòng tiền ổn định.
Khi tích hợp FinanBook vào quy trình quản lý công nợ, doanh nghiệp sẽ được trải nghiệm vô vàn tiện ích:
✅ Tổng hợp và thống kê công nợ nhanh chóng – Hệ thống tự động cập nhật dữ liệu, tổng hợp thông tin công nợ của khách hàng theo thời gian thực, giúp kế toán theo dõi chính xác mà không cần nhập liệu thủ công.
✅ Nhắc nợ tự động – FinanBook hỗ trợ gửi thông báo nhắc nhở thanh toán qua email và Zalo Notification Service (ZNS), giúp khách hàng chủ động thanh toán đúng thời hạn mà không cần nhân viên phải nhắc nhở thủ công.
✅ Nhắc nợ linh hoạt – Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh lịch nhắc theo nhu cầu: trước hạn, đúng hạn hoặc sau hạn, đảm bảo tăng tỷ lệ thu hồi công nợ mà vẫn giữ mối quan hệ tốt với khách hàng.
✅ Tiết kiệm 80% công việc thủ công cho kế toán – Loại bỏ hoàn toàn quy trình dò tìm công nợ và nhắc nhở khách hàng thủ công, giúp kế toán có thêm thời gian để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.
✅ Cắt giảm chi phí vận hành lên đến 6 lần – Việc tự động hóa quy trình quản lý công nợ giúp doanh nghiệp tối ưu nhân sự, giảm thiểu sai sót và tối đa hóa hiệu suất hoạt động.
✅ Đồng bộ dữ liệu trên mọi thiết bị với bảo mật cao nhất – Mọi thông tin tài chính được đồng bộ hóa trên nhiều nền tảng, giúp truy cập dễ dàng và đảm bảo bảo mật tuyệt đối.
Với FinanBook, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để phát triển doanh nghiệp, thay vì loay hoay với công tác quản lý và theo dõi công nợ.
>> Mời bạn xem thêm:
Quản lý tài chính công ty Media: Chìa khóa phát triển bền vững trong ngành truyền thông
Muốn đi xa, doanh nghiệp phải sống khỏe, không chỉ sống sót! – Chuyện Làm Chủ tập 1
Từ làm thuê sang làm chủ: Giấc mơ đẹp hay thử thách chông gai? – Chuyện Làm Chủ tập 2
Làm chủ một doanh nghiệp, giữ lửa một mái ấm: Làm sao cho trọn! – Chuyện Làm Chủ tập 3