3 Công cụ thay thế Excel giúp lập báo cáo tài chính chính xác hơn 90%

Theo nghiên cứu của MarketWatch, 88% bảng tính Excel chứa lỗi, dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng trong quản lý tài chính.Vậy có giải pháp nào giúp doanh nghiệp tối ưu hóa báo cáo tài chính, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý? Bài viết này, Finan sẽ giới thiệu 3 công cụ thay thế Excel giúp lập báo cáo tài chính chính xác hơn 90%, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tăng tính bảo mật và tự động hóa hoàn toàn quy trình tài chính.

>>Mời bạn xem thêm: 4 mẫu Báo cáo tài chính chuẩn kế toán, TẢI NGAY!

Hạn chế khi lập báo cáo tài chính bằng Excel

Trong nhiều năm, Excel đã trở thành công cụ phổ biến trong việc lập báo cáo tài chính nhờ tính linh hoạt và khả năng xử lý dữ liệu tốt. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ và nhu cầu quản lý tài chính ngày càng phức tạp, Excel không còn là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp hiện đại.

Theo một nghiên cứu của MarketWatch, 88% bảng tính Excel chứa lỗi do sai sót trong công thức, nhập liệu và quy trình xử lý thủ công. Những lỗi này có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng, từ việc báo cáo tài chính sai lệch đến ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh quan trọng:

>>> Xem thêm:

• Quản lý tài chính công ty xây dựng hiệu quả trong thời kỳ chuyển đổi số
• 4 Cách quản lý tài chính công ty nội thất hiệu quả
• 4 Bí quyết quản lý tài chính công ty thầu xây dựng
• 5 Giải pháp quản lý tài chính dịch vụ Wedding planner chuẩn chỉnh
• Quản lý tài chính công ty Media: Chìa khóa phát triển bền vững trong ngành truyền thông

Dễ xảy ra lỗi nhập liệu, sai sót công thức

Excel phụ thuộc hoàn toàn vào việc nhập liệu thủ công và sử dụng công thức do người dùng tạo ra, khiến tỷ lệ xảy ra sai sót rất cao. Một lỗi nhỏ trong nhập liệu, sai công thức hoặc nhầm lẫn khi liên kết giữa các bảng tính có thể dẫn đến báo cáo tài chính sai lệch, ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyết định kinh doanh. Đặc biệt, khi không có quy trình kiểm tra chặt chẽ, các sai sót này có thể tồn tại trong thời gian dài mà không được phát hiện, làm tăng nguy cơ mất kiểm soát dòng tiền, báo cáo lỗ thành lãi hoặc vi phạm quy định kế toán.

Không có tính năng tự động hóa, phải nhập dữ liệu thủ công

Excel không được thiết kế để xử lý dữ liệu tài chính một cách tự động, do đó, doanh nghiệp phải nhập dữ liệu thủ công cho từng giao dịch, mất nhiều thời gian và dễ dẫn đến sai sót. Việc tổng hợp báo cáo tài chính từ nhiều nguồn như ngân hàng, sổ cái, doanh thu, chi phí cũng phải thực hiện bằng tay, gây chậm trễ và nhầm lẫn. Hơn nữa, Excel không có tính năng cảnh báo hoặc nhắc nhở các khoản nợ đến hạn hay rủi ro tài chính, khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc kiểm soát dòng tiền và ra quyết định kịp thời.

Khó kiểm soát khi khối lượng dữ liệu tài chính lớn

Khi doanh nghiệp mở rộng, số lượng giao dịch và dữ liệu tài chính ngày càng nhiều, Excel trở nên kém hiệu quả. Các file Excel lớn dễ bị chậm, treo hoặc mất dữ liệu đột ngột. Ngoài ra, việc quản lý nhiều file riêng lẻ cho từng loại báo cáo khiến quy trình tổng hợp dữ liệu trở nên rắc rối. Đặc biệt, Excel không hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả, dẫn đến xung đột dữ liệu, ghi đè thông tin hoặc nhập nhầm khi nhiều người cùng chỉnh sửa. Điều này khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc kiểm soát và quản lý tài chính một cách nhất quán.

Thiếu tính bảo mật, dễ bị chỉnh sửa hoặc mất dữ liệu

Bảo mật là yếu tố quan trọng trong quản lý tài chính, nhưng Excel lại có nhiều hạn chế trong việc bảo vệ dữ liệu. Các file Excel không có hệ thống phân quyền rõ ràng, bất kỳ ai có quyền truy cập đều có thể chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu mà không để lại lịch sử thay đổi. Điều này làm tăng nguy cơ gian lận, rò rỉ thông tin quan trọng hoặc mất dữ liệu vĩnh viễn nếu file bị xóa hoặc lưu nhầm phiên bản. Hơn nữa, khi làm việc với cơ quan thuế hoặc kiểm toán, dữ liệu trên Excel thường không đủ tính minh bạch và độ tin cậy cao như các phần mềm tài chính chuyên dụng.

>>Mời bạn xem thêm: 3 mẫu Báo cáo tài chính đơn giản giúp SMEs kiểm soát dòng tiền hiệu quả

3 Công cụ thay thế Excel giúp lập báo cáo tài chính chính xác hơn 90%

Những hạn chế trên cho thấy Excel không còn là công cụ phù hợp để lập báo cáo tài chính chuyên nghiệp. Trong bối cảnh doanh nghiệp cần công cụ tài chính chính xác, tự động hóa và bảo mật cao, việc thay thế Excel bằng các giải pháp hiện đại hơn là điều tất yếu.

Google Sheets – miễn phí, đơn giản để lập báo cáo tài chính

Google Sheets là một công cụ bảng tính mạnh mẽ dựa trên nền tảng đám mây, cung cấp cho doanh nghiệp khả năng quản lý tài chính mà không cần cài đặt phần mềm. Sự linh hoạt trong việc làm việc nhóm trực tuyến và khả năng tích hợp API giúp Google Sheets trở thành lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và startup, đặc biệt là trong việc lập báo cáo tài chính cơ bản. Việc lưu trữ trên đám mây giúp các doanh nghiệp không còn phải lo lắng về việc mất dữ liệu.

Ưu điểm của Google Sheets

• Khả năng làm việc nhóm mạnh mẽ: Cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa bảng tính trong thời gian thực, giúp các bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp dễ dàng.
• Lưu trữ trên đám mây: Dữ liệu được lưu trữ an toàn, không cần lo lắng về việc mất dữ liệu hoặc quên lưu.
• Miễn phí: Google Sheets hoàn toàn miễn phí, giúp tiết kiệm chi phí bản quyền phần mềm.
• Tích hợp API linh hoạt: Google Sheets có thể kết nối với các ứng dụng kế toán hoặc các công cụ khác để tự động cập nhật dữ liệu tài chính.

Nhược điểm của Google Sheets

• Không có tính năng chuyên sâu về kế toán: Google Sheets không cung cấp các tính năng chuyên biệt cho kế toán hoặc tài chính, khiến việc quản lý tài chính phức tạp hơn.
• Không hỗ trợ kết nối ngân hàng: Dữ liệu tài chính không thể tự động cập nhật từ các ngân hàng, gây khó khăn trong việc quản lý dòng tiền.
• Phụ thuộc vào kết nối Internet: Nếu không có kết nối mạng, người dùng không thể truy cập hoặc chỉnh sửa bảng tính, gây gián đoạn công việc.

Ai nên sử dụng Google Sheets? Google Sheets là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc cá nhân cần một công cụ miễn phí, đơn giản để quản lý tài chính cơ bản mà không yêu cầu các tính năng tài chính phức tạp.

>>Mời bạn xem thêm: Sai lầm khi lập Báo cáo tài chính khiến doanh nghiệp mất hàng trăm triệu đồng

FinanBook – Giải pháp quản lý tài chính toàn diện nhất cho chủ doanh nghiệp

FinanBook không chỉ là một công cụ thay thế Excel mà còn là một nền tảng quản lý tài chính chuyên sâu. Với khả năng tự động hóa hoàn toàn các báo cáo tài chính và quản lý công nợ, FinanBook giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Khác với Excel, FinanBook được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình tài chính và cải thiện hiệu quả quản lý tài chính.

Ưu điểm của FinanBook

• Tự động lập báo cáo tài chính: FinanBook tự động cập nhật dữ liệu tài chính theo thời gian thực, giúp giảm thiểu lỗi nhập liệu thủ công.
• Theo dõi công nợ tự động: Hệ thống tự động gửi hóa đơn và nhắc nhở khách hàng thanh toán qua Email, Zalo, giảm rủi ro nợ xấu.
• Cảnh báo tài chính thông minh: FinanBook phát hiện các khoản nợ xấu hoặc dòng tiền âm, giúp doanh nghiệp chủ động xử lý các rủi ro tài chính.
• Kết nối ngân hàng tự động: Tích hợp với hơn 40 ngân hàng, giúp theo dõi dòng tiền chính xác và kịp thời.
• Bảo mật cao: FinanBook cung cấp phân quyền chi tiết, lưu trữ dữ liệu an toàn và dễ dàng truy xuất khi cần kiểm toán.

Nhược điểm của FinanBook

• Cần thời gian làm quen: Doanh nghiệp có thể mất một thời gian khi chuyển từ Excel sang FinanBook vì đây là một công cụ chuyên biệt.
• Có phí sử dụng: Mặc dù có phí sử dụng, nhưng giá trị mà FinanBook mang lại cho doanh nghiệp là rất lớn và hợp lý.

Ai nên sử dụng FinanBook? FinanBook là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và lớn cần một giải pháp tự động hóa báo cáo tài chính, tối ưu hóa quản lý tài chính và đảm bảo độ chính xác cao trong các quyết định kinh doanh.

>>Mời bạn xem thêm: 5 mẹo giúp doanh nghiệp nhỏ lập Báo cáo tài chính chính xác & nhanh hơn 50%

WPS Office – Lập báo cáo tài chính chi phí thấp

WPS Office là bộ công cụ văn phòng tương tự Microsoft Office nhưng với chi phí thấp hơn. Đây là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp hoặc cá nhân muốn thay thế Excel nhưng vẫn giữ nguyên cách làm việc quen thuộc, đặc biệt trong việc quản lý tài chính cơ bản.

Ưu điểm của WPS Office

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: WPS Office có giao diện tương tự Excel, giúp người dùng dễ dàng làm quen mà không mất nhiều thời gian học lại.
• Tương thích cao: Hỗ trợ đầy đủ các định dạng file Excel, giúp dễ dàng chuyển đổi dữ liệu giữa các công cụ khác nhau.
• Chi phí thấp: WPS Office có phiên bản miễn phí với tính năng cơ bản, và phiên bản trả phí có giá rẻ hơn Microsoft Office, giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Nhược điểm của WPS Office

• Thiếu tính năng chuyên sâu về kế toán: WPS Office không hỗ trợ các tính năng kế toán, tài chính chuyên sâu.
• Không hỗ trợ kết nối ngân hàng: Không có tính năng tự động kết nối với ngân hàng để quản lý dòng tiền.
• Bảo mật không cao: Mặc dù có tính năng bảo mật cơ bản, nhưng không mạnh mẽ và chi tiết như hệ thống phân quyền như các công cụ tài chính chuyên nghiệp.

Ai nên sử dụng WPS Office? WPS Office là lựa chọn phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân muốn một công cụ thay thế Excel với chi phí thấp nhưng vẫn đủ tính năng để quản lý tài chính cơ bản.

>>Mời bạn xem thêm: 3 lỗi thường gặp khi lập báo cáo tài chính và cách khắc phục nhanh chóng

So sánh chi tiết giữa Excel, Google Sheets, WPS Office và FinanBook

Khi lựa chọn công cụ để lập báo cáo tài chính, quản lý dữ liệu và theo dõi dòng tiền, các doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn khác nhau. Mỗi công cụ có những ưu điểm và nhược điểm riêng, tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Dưới đây là so sánh chi tiết giữa Excel, Google Sheets, WPS Office, và FinanBook để giúp doanh nghiệp lựa chọn công cụ phù hợp nhất.

Tiêu chí	Excel	Google Sheets	WPS Office	FinanBook
Phổ biến và dễ sử dụng	Rất phổ biến, dễ sử dụng	Dễ sử dụng, nhưng cần kết nối Internet	Dễ sử dụng, giao diện tương tự Excel	Dễ sử dụng, chỉ cần chút ít thời gian làm quen
Chi phí	Cần mua bản quyền	Miễn phí	Miễn phí và bản trả phí với giá rẻ	Có phí sử dụng
Khả năng làm việc nhóm	Hạn chế làm việc nhóm trực tuyến	Hỗ trợ làm việc nhóm trực tuyến	Hỗ trợ làm việc nhóm tốt	Hỗ trợ làm việc nhóm và chia sẻ dữ liệu
Tính năng kế toán/tài chính	Công thức phức tạp, không chuyên sâu	Thiếu tính năng kế toán chuyên sâu	Không có tính năng kế toán chuyên sâu	Tính năng kế toán và tài chính tự động
Tự động hóa	Không có tính năng tự động hóa	Hỗ trợ một số tính năng tự động hóa cơ bản	Không có tính năng tự động hóa	Tự động hóa hoàn toàn báo cáo tài chính
Tích hợp ngân hàng	Không tích hợp ngân hàng	Không tích hợp ngân hàng	Không tích hợp ngân hàng	Tích hợp hơn 40 ngân hàng
Khả năng bảo mật	Bảo mật cơ bản, không phân quyền rõ ràng	Bảo mật cơ bản, phụ thuộc vào Google	Bảo mật cơ bản	Bảo mật cao, phân quyền chi tiết
Khả năng xử lý dữ liệu lớn	Xử lý tốt, nhưng có giới hạn khi dữ liệu quá lớn	Xử lý được, nhưng phụ thuộc vào kết nối Internet	Xử lý tốt, không hỗ trợ tính năng kế toán	Xử lý dữ liệu lớn, nhanh chóng và chính xác
Phù hợp với	Doanh nghiệp vừa và lớn	Doanh nghiệp nhỏ, startup	Doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân	Doanh nghiệp vừa và lớn, doanh nghiệp cần tự động hóa

Việc lập báo cáo tài chính chính xác và kịp thời là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt dòng tiền, tối ưu hóa lợi nhuận và đưa ra quyết định đúng đắn. Nếu Excel vẫn là công cụ chính của bạn, đã đến lúc cân nhắc các giải pháp hiện đại hơn để giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả tài chính.