5 Bước đơn giản để làm báo cáo tài chính hiệu quả cho doanh nhiệp nhỏ

Bạn có bao giờ cảm thấy áp lực khi đến kỳ phải lập báo cáo tài chính cho doanh nghiệp?

Bạn lo lắng không biết số liệu có chính xác không?

Không rõ dòng tiền đang đi về đâu?

Nếu bạn là chủ một doanh nghiệp nhỏ hoặc startup, thì việc quản lý tài chính có thể là một thử thách. Nhưng đừng lo! Trong bài viết này, Finan sẽ hướng dẫn bạn 5 bước đơn giản để lập báo cáo tài chính hiệu quả mà không cần phải là chuyên gia kế toán.

Báo cáo tài chính là gì? Vì sao báo cáo tài chính quan trọng?

Báo cáo tài chính là tập hợp các báo cáo mô tả tình hình tài chính của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian cụ thể, thường là theo tháng, quý hoặc năm. Báo cáo bao gồm các số liệu về tài sản, nợ phải trả, doanh thu, chi phí và dòng tiền của doanh nghiệp. Các nhà đầu tư, ngân hàng và cơ quan thuế đều dựa vào báo cáo tài chính để đánh giá sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp nhỏ, báo cáo tài chính đặc biệt quan trọng vì nó giúp theo dõi doanh thu, kiểm soát chi phí, đánh giá lợi nhuận và đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh. Một báo cáo tài chính tốt giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng thất thoát tiền bạc, xác định được dòng tiền hoạt động thực tế và tránh rơi vào tình trạng thâm hụt tài chính.

Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ thường bỏ qua việc lập báo cáo tài chính đúng cách. Họ chỉ theo dõi doanh thu một cách sơ sài mà không có một hệ thống kế toán bài bản, dẫn đến việc thiếu dữ liệu chính xác khi cần phân tích tài chính. Điều này có thể khiến doanh nghiệp mất đi cơ hội tăng trưởng, không tối ưu hóa được chi phí và thậm chí gặp rắc rối khi cần vay vốn hoặc kêu gọi đầu tư.

>>Mời bạn xem thêm: 10 Hậu quả doanh nghiệp phải đối mặt khi lập báo cáo tài chính sai trên excel

5 Bước đơn giản để lập báo cáo tài chính hiệu quả

Bước 1: Thu thập và phân loại dữ liệu tài chính

Trước khi lập báo cáo tài chính, bạn cần thu thập đầy đủ các dữ liệu liên quan đến doanh thu, chi phí, công nợ, dòng tiền mặt và các khoản vay. Việc phân loại dữ liệu tài chính theo danh mục rõ ràng giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và đảm bảo tính chính xác khi lập báo cáo.

Hãy đảm bảo rằng bạn có hệ thống lưu trữ dữ liệu tốt, từ hóa đơn, biên lai cho đến sao kê ngân hàng. Nếu bạn đang ghi chép bằng sổ tay hoặc Excel, hãy cân nhắc sử dụng các phần mềm kế toán hoặc công cụ quản lý tài chính chuyên nghiệp để tự động hóa quá trình này.

Bước 2: Ghi nhận giao dịch và lập sổ kế toán

Sau khi thu thập đầy đủ dữ liệu tài chính, bước tiếp theo là ghi nhận các giao dịch vào sổ kế toán. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiết từng khoản tiền thu vào và chi ra, từ đó có cái nhìn rõ ràng hơn về dòng tiền và tình hình tài chính của mình.

>>> Xem thêm:

• Quản lý tài chính hiệu quả nhiều chi nhánh và ngành hàng: Bài học từ chuỗi cửa hàng Grandma Lu
• Phân tích dòng tiền vào – ra và những tác động của dòng tiền đến lợi nhuận
• 5 cách quản lý dòng tiền hiệu quả cho doanh nghiệp
• Đầu tư mở rộng kinh doanh – bao nhiêu tiền là đủ?
• Chủ động nắm quyền quản lý tài chính – Bước đi vững chắc cho các doanh nghiệp SMEs thời đại số

Ghi nhận giao dịch cần tuân theo nguyên tắc kế toán cơ bản. Doanh thu nên được ghi nhận khi doanh nghiệp cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, không phải khi khách hàng thanh toán. Tương tự, chi phí nên được ghi nhận khi phát sinh, ngay cả khi doanh nghiệp chưa thanh toán. Ngoài ra, doanh nghiệp cần phân loại tài sản và nợ phải trả một cách chính xác để có thể theo dõi số dư tài chính và công nợ một cách dễ dàng.

Bước 3: Lập các báo cáo tài chính quan trọng

Sau khi đã có đầy đủ dữ liệu tài chính và sổ kế toán được ghi nhận chính xác, bước tiếp theo là lập các báo cáo tài chính quan trọng. Doanh nghiệp nhỏ cần đặc biệt quan tâm đến ba loại báo cáo sau:

• Báo cáo kết quả kinh doanh: Cho biết doanh thu, chi phí và lợi nhuận ròng trong một khoảng thời gian cụ thể.
• Bảng cân đối kế toán: Phản ánh tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định.
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Theo dõi dòng tiền ra vào để doanh nghiệp có thể kiểm soát tình trạng thanh khoản.

Bước 4: Kiểm tra và đối soát số liệu – Ngăn ngừa sai sót tài chính

Một trong những nguyên nhân khiến báo cáo tài chính của nhiều doanh nghiệp nhỏ trở nên kém chính xác là sai sót trong số liệu. Những lỗi nhỏ như nhập sai số, tính toán nhầm hoặc bỏ sót giao dịch có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như chênh lệch lợi nhuận, thất thoát tiền bạc hoặc thậm chí gặp vấn đề với cơ quan thuế. Vì vậy, kiểm tra và đối soát số liệu là bước vô cùng quan trọng trước khi hoàn tất báo cáo.

>>Mời bạn xem thêm: 72% Doanh nghiệp nhỏ mất tiền vì sai sót khi lập báo cáo tài chính trên Excel

Để đảm bảo số liệu chính xác, bạn nên thực hiện các bước đối chiếu sau:

• Kiểm tra số dư tiền mặt và tài khoản ngân hàng: Số liệu trong báo cáo phải khớp với sao kê ngân hàng và sổ quỹ tiền mặt.
• Đối chiếu công nợ khách hàng và nhà cung cấp: Xác nhận rằng các khoản phải thu và phải trả được ghi nhận đúng và không có sai sót.
• So sánh lợi nhuận ròng với thực tế kinh doanh: Nếu lợi nhuận ròng có sự chênh lệch quá lớn so với dự báo, hãy kiểm tra lại các khoản doanh thu và chi phí để tìm ra nguyên nhân.

Bước 5: Phân tích báo cáo và ra quyết định tài chính – Tối ưu hiệu quả kinh doanh

Lập báo cáo tài chính không chỉ để phục vụ các yêu cầu pháp lý, mà còn là công cụ giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh thông minh hơn. Khi báo cáo đã được kiểm tra chính xác, bạn cần phân tích các chỉ số quan trọng để hiểu rõ tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Một số chỉ số quan trọng mà bạn nên theo dõi bao gồm:

• Tỷ suất lợi nhuận ròng: Nếu tỷ suất lợi nhuận quá thấp, có thể doanh nghiệp đang gặp vấn đề về giá vốn hoặc chi phí vận hành quá cao.
• Hệ số thanh toán hiện hành: Nếu hệ số này thấp, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc thanh toán các khoản nợ ngắn hạn.
• Dòng tiền thuần từ hoạt động kinh doanh: Nếu dòng tiền âm liên tục, doanh nghiệp có thể đang chi tiêu quá mức hoặc gặp khó khăn trong thu hồi công nợ.

Tải mẫu báo cáo tài chính đơn giản của đơn vị hành chính sự nghiệp Mẫu số B05/BCTC được quy định tại Phụ lục số 04 ban hành kèm theo Thông tư 107/2017/TT-BTC.

FinanBook – Giải pháp quản lý tài chính toàn diện cho chủ doanh nghiệp

Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc quản lý tài chính hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định mà còn là yếu tố quyết định sự tăng trưởng bền vững. Thấu hiểu những khó khăn trong việc thu hồi công nợ, kiểm soát dòng tiền và tối ưu hóa chi phí kế toán, FinanBook ra đời như một giải pháp tài chính toàn diện, giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa nâng cao hiệu suất quản lý tài chính một cách tự động và chính xác.

>>Mời bạn xem thêm: 5 Thảm họa tài chính khi doanh nghiệp chỉ dùng Excel để lập báo cáo

Thu nợ tự động

FinanBook tự động gửi hóa đơn qua Email, Zalo và nhắc nhở thanh toán đúng hạn, giúp doanh nghiệp thu hồi công nợ nhanh chóng. Hệ thống hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán như chuyển khoản, ví điện tử, QR Code, giúp hạn chế nợ xấu và đảm bảo dòng tiền luôn ổn định.

Tối ưu dòng tiền

Trên một nền tảng duy nhất, doanh nghiệp có thể theo dõi tất cả giao dịch tài chính, kiểm soát thu – chi và dự báo dòng tiền tương lai. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động trước mọi biến động tài chính và duy trì nguồn vốn vận hành hiệu quả.

Kế toán chính xác

FinanBook cung cấp báo cáo tài chính tập trung, tự động đối soát với ngân hàng và lưu trữ chứng từ điện tử. Nhờ đó, doanh nghiệp hạn chế sai sót kế toán, đảm bảo tính minh bạch và tiết kiệm thời gian xử lý số liệu.

Ngân hàng vạn năng

Tích hợp giao dịch ngân hàng tự động, FinanBook cho phép doanh nghiệp tạo tài khoản con với số tài khoản riêng biệt, đồng thời miễn phí giao dịch với hơn 40 ngân hàng. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu dòng tiền, giảm chi phí giao dịch và quản lý tài chính hiệu quả hơn.

Với các tính năng mạnh mẽ như thu nợ thông minh, tối ưu dòng tiền, kế toán chính xác và ngân hàng vạn năng, FinanBook giúp doanh nghiệp không chỉ giảm bớt gánh nặng kế toán mà còn tăng cường khả năng tài chính, thúc đẩy tăng trưởng bền vững.

Hãy để FinanBook trở thành cánh tay đắc lực trong quản lý tài chính của doanh nghiệp bạn. Trải nghiệm ngay và cảm nhận sự khác biệt trong cách quản lý tài chính chuyên nghiệp và hiệu quả!

Mời bạn xem thêm:

6 Nguy cơ doanh nghiệp có thể phá sản nếu chỉ dùng Excel quản lý tài chính

7 Rủi ro khi lập báo cáo tài chính trên Excel khiến doanh nghiệp gặp khủng hoảng

90% Doanh nghiệp nhỏ dùng Excel lập báo cáo tài chính đều mắc 5 sai lầm nghiêm trọng!