72% Doanh nghiệp nhỏ mất tiền vì sai sót khi lập báo cáo tài chính trên Excel

Excel là công cụ quen thuộc của các doanh nghiệp nhỏ trong quản lý tài chính. Tuy nhiên, có một con số đáng báo động: 72% doanh nghiệp nhỏ đã chịu tổn thất tài chính do sai sót khi lập báo cáo trên Excel. Những lỗi này không chỉ gây thất thoát tiền bạc mà còn ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Vậy, những rủi ro phổ biến nào khiến Excel trở thành “cạm bẫy” tài chính? Hãy cùng Finan điểm qua 4 sai sót nghiêm trọng mà doanh nghiệp có thể gặp phải.

>>Mời bạn xem thêm: 5 Thảm họa tài chính khi doanh nghiệp chỉ dùng Excel để lập báo cáo

Dữ liệu báo cáo tài chính bị chỉnh sửa nhầm nhưng không ai phát hiện kịp

Một sai sót nhỏ trong Excel cũng có thể kéo theo hậu quả lớn. Chỉ cần một nhân viên nhập sai một con số, hoặc vô tình xóa dữ liệu quan trọng, cả báo cáo tài chính có thể bị lệch hoàn toàn.

Những lỗi phổ biến khi chỉnh sửa dữ liệu trong Excel:

• Thay đổi giá trị trong ô nhưng không có lịch sử chỉnh sửa, không ai phát hiện được.
• Sao chép công thức từ sheet này sang sheet khác nhưng quên cập nhật phạm vi dữ liệu.
• Chỉnh sửa nhầm số liệu cũ, dẫn đến báo cáo bị sai mà không ai hay biết.

Hậu quả là doanh nghiệp có thể phải đối mặt với quyết định sai lầm, mất tiền, thậm chí bị cơ quan thuế kiểm tra vì số liệu không chính xác.

>>> Xem thêm:

• Quản lý tài chính hiệu quả nhiều chi nhánh và ngành hàng: Bài học từ chuỗi cửa hàng Grandma Lu
• Phân tích dòng tiền vào – ra và những tác động của dòng tiền đến lợi nhuận
• 5 cách quản lý dòng tiền hiệu quả cho doanh nghiệp
• Đầu tư mở rộng kinh doanh – bao nhiêu tiền là đủ?
• Chủ động nắm quyền quản lý tài chính – Bước đi vững chắc cho các doanh nghiệp SMEs thời đại số

Công thức Excel bị lỗi nhưng không biết nguyên nhân

Excel hoạt động dựa trên công thức, nhưng điều đó cũng đồng nghĩa với việc chỉ cần một lỗi nhỏ, toàn bộ báo cáo có thể bị sai. Một số lỗi phổ biến có thể kể đến:

• Hàm SUMIF, VLOOKUP không trả về kết quả chính xác do dữ liệu nhập không đúng định dạng.
• Tham chiếu công thức sai ô, sai sheet, khiến báo cáo đưa ra kết quả không hợp lệ.
• Kéo công thức xuống hàng loạt nhưng không kiểm tra, dẫn đến hàng trăm dòng số liệu bị lỗi.

Nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện ra lỗi này khi đã đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu sai. Đến lúc sửa sai, tổn thất tài chính đã xảy ra.

Sếp ra quyết định sai vì báo cáo tài chính không chính xác

Báo cáo tài chính không chỉ là những con số – đó là nền tảng cho các quyết định quan trọng. Tuy nhiên, khi dữ liệu bị sai sót, hệ quả là:

• Dự báo tài chính không chính xác, khiến doanh nghiệp đầu tư sai hoặc không đủ vốn để phát triển.
• Báo cáo lợi nhuận sai lệch, dẫn đến việc phân bổ ngân sách không hợp lý.
• Sếp không hiểu báo cáo vì trình bày rối rắm, mất thời gian giải thích và gây trì hoãn ra quyết định.

Việc thiếu thông tin chính xác trong báo cáo tài chính có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội tăng trưởng, hoặc thậm chí lún sâu vào khủng hoảng tài chính.

>>Mời bạn xem thêm: 6 Nguy cơ doanh nghiệp có thể phá sản nếu chỉ dùng Excel quản lý tài chính

Không theo dõi được dòng tiền thực tế, dẫn đến mất thanh khoản

Một trong những lý do doanh nghiệp nhỏ dễ gặp khủng hoảng tài chính là không kiểm soát được dòng tiền thực tế. Excel không có tính năng theo dõi dòng tiền tự động, dẫn đến:

• Không biết chính xác số tiền còn trong tài khoản, dễ chi tiêu vượt mức.
• Không theo dõi được công nợ, dẫn đến bị khách hàng chậm thanh toán mà không kịp thu hồi.
• Không dự báo được dòng tiền tương lai, khiến doanh nghiệp bị động trong việc xoay vốn.

Kết quả khiến doanh nghiệp có thể bị mất thanh khoản, không đủ tiền trả lương nhân viên, trả nợ vay hoặc duy trì hoạt động kinh doanh.

>>Mời bạn xem thêm: 7 Rủi ro khi lập báo cáo tài chính trên Excel khiến doanh nghiệp gặp khủng hoảng

Giải pháp thay thế Excel – FinanBook: Giải pháp quản lý tài chính toàn diện nhất cho chủ doanh nghiệp.

Excel là công cụ quen thuộc, nhưng nó không phải là giải pháp tối ưu cho quản lý tài chính doanh nghiệp. Để tránh những sai sót gây thất thoát hàng trăm triệu đồng, doanh nghiệp cần một giải pháp hiện đại hơn như FinanBook – Giải pháp quản lý tài chính toàn diện nhất cho chủ doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, tối ưu thu chi và tự động hóa báo cáo tài chính với các tính năng chính:

Tự động hóa thu nợ: Hệ thống tự động gửi hóa đơn, nhắc nhở thanh toán qua Email, Zalo, giúp doanh nghiệp thu hồi công nợ nhanh chóng.
Dự báo dòng tiền thông minh: Phân tích và dự báo dòng tiền trong tương lai, giúp doanh nghiệp luôn chủ động về tài chính.
Báo cáo trực quan, dễ hiểu: Chỉ cần vài cú nhấp chuột, FinanBook sẽ tạo báo cáo tài chính chi tiết với biểu đồ minh họa, giúp sếp ra quyết định nhanh và chính xác.
Kế toán thu chi chính xác: Tự động đối soát ngân hàng, ghi nhận giao dịch, hạn chế sai sót nhập liệu, đảm bảo số liệu minh bạch 100%.
Tích hợp ngân hàng và đa phương thức thanh toán: Kết nối trực tiếp với hơn 40+ ngân hàng, giúp doanh nghiệp kiểm soát mọi giao dịch thu – chi trên một nền tảng duy nhất.

Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang quản lý tài chính bằng Excel, đã đến lúc tìm kiếm một giải pháp thông minh hơn. Đừng để một lỗi nhỏ trong công thức hay dữ liệu làm doanh nghiệp mất tiền.

Hãy dùng FinanBook để quản lý tài chính hiệu quả, chính xác và tiết kiệm thời gian ngay hôm nay!

Mời bạn xem thêm:

90% Doanh nghiệp nhỏ dùng Excel lập báo cáo tài chính đều mắc 5 sai lầm nghiêm trọng!

6 Dấu hiệu báo cáo tài chính của doanh nghiệp đang gặp vấn đề nghiêm trọng

85% doanh nghiệp thất bại trong 3 năm đầu vì quản lý tài chính yếu kém