Tài chính, Tin tức

90% Doanh nghiệp nhỏ dùng Excel lập báo cáo tài chính đều mắc 5 sai lầm nghiêm trọng!

17-02-2025

Lập báo cáo tài chính là một phần quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn dựa vào Excel để thực hiện công việc này mà không nhận ra những rủi ro tiềm ẩn. Thực tế, 90% doanh nghiệp nhỏ sử dụng Excel để lập báo cáo tài chính đều mắc phải những sai lầm nghiêm trọng, gây ảnh hưởng đến sự minh bạch, hiệu quả và thậm chí là pháp lý. Vậy, những sai lầm đó là gì, cùng Finan tìm hiểu chi tiết nhé!

>>Mời bạn xem thêm: 85% doanh nghiệp thất bại trong 3 năm đầu vì quản lý tài chính yếu kém

Không kiểm tra lại số liệu trước khi gửi cho cơ quan thuế

Một con số sai lệch có thể khiến doanh nghiệp bị truy thu hàng trăm triệu đồng tiền thuế, hoặc tệ hơn là đối mặt với các cuộc thanh tra tài chính kéo dài hàng tháng. Nhiều doanh nghiệp nhỏ không có đội ngũ kế toán chuyên trách, dẫn đến việc kiểm tra số liệu chỉ mang tính hình thức, không có quy trình đối chiếu chặt chẽ. Điều này có thể dẫn đến báo cáo sai lợi nhuận, kê khai nhầm thuế suất, khiến doanh nghiệp bị phạt nặng hoặc mất uy tín với cơ quan quản lý.

>>> Xem thêm:

Sai công thức khiến báo cáo bị lệch số, phải sửa nhiều lần

Excel hoạt động dựa trên công thức tính toán, nhưng chỉ cần một lỗi nhỏ như quên một dấu “=” hoặc kéo nhầm công thức xuống một ô sai, toàn bộ báo cáo có thể bị lệch hàng tỷ đồng.

Theo một nghiên cứu của Forbes, 88% mẫu báo cáo tài chính Excel trong doanh nghiệp có lỗi công thức, trong đó nhiều lỗi không được phát hiện kịp thời. Hậu quả là các quyết định tài chính dựa trên số liệu sai, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và chiến lược phát triển doanh nghiệp. Thậm chí, có những trường hợp doanh nghiệp mất hàng tuần chỉ để kiểm tra và sửa lỗi báo cáo tài chính trước khi gửi đi, làm giảm hiệu suất làm việc nghiêm trọng.

>>Mời bạn xem thêm: 72% Doanh nghiệp nhỏ không kiểm soát được dòng tiền vì báo cáo tài chính yếu kém

Dữ liệu bị xóa hoặc mất, không thể khôi phục

Bạn có từng nghe câu chuyện một nhân viên vô tình ghi đè file báo cáo tài chính quan trọng mà không thể phục hồi? Hay một lỗi phần mềm khiến toàn bộ dữ liệu biến mất chỉ trong vài giây? Điều này không hiếm gặp khi sử dụng Excel.

Không giống các phần mềm tài chính chuyên nghiệp có hệ thống lưu trữ và sao lưu tự động, Excel chỉ phụ thuộc vào khả năng lưu file của người dùng. Nếu quên sao lưu hoặc gặp sự cố, doanh nghiệp có thể mất toàn bộ dữ liệu tài chính quan trọng, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh.

Ảnh minh họa, Nguồn Internet.

Dễ bị hacker tấn công do không có bảo mật

Hơn 60% các cuộc tấn công mạng vào doanh nghiệp nhỏ liên quan đến rò rỉ dữ liệu tài chính. Excel không có tính năng bảo mật mạnh mẽ như mã hóa dữ liệu hay phân quyền truy cập, khiến thông tin tài chính của doanh nghiệp trở thành mục tiêu dễ dàng cho hacker.

Một email giả mạo có thể đánh lừa nhân viên mở file Excel chứa mã độc, từ đó kẻ xấu có thể xâm nhập và đánh cắp dữ liệu tài chính quan trọng. Không chỉ gây mất mát tiền bạc, doanh nghiệp còn có nguy cơ bị kiện tụng hoặc mất niềm tin từ khách hàng, đối tác.

>>Mời bạn xem thêm: 6 Dấu hiệu báo cáo tài chính của doanh nghiệp đang gặp vấn đề nghiêm trọng

Nhập nhầm số tiền, gây chênh lệch hàng trăm triệu

Nhân viên kế toán chỉ cần nhập thiếu một số 0, hoặc nhập nhầm cột số liệu, có thể dẫn đến sai sót hàng trăm triệu đồng trong báo cáo tài chính.

Ví dụ, nếu nhập sai số tiền từ 100.000.000 thành 10.000.000, doanh nghiệp có thể bị chênh lệch tài chính nghiêm trọng, dẫn đến các quyết định sai lầm như đánh giá nhầm lợi nhuận, sai chiến lược chi tiêu hoặc đầu tư.

Giải Pháp FinanBook – Quản lý dòng tiền thông minh, báo cáo tài chính chính xác

Những rủi ro khi sử dụng Excel cho báo cáo tài chính là không thể tránh khỏi. Thay vì tiếp tục mắc sai lầm, doanh nghiệp cần một giải pháp công nghệ hiện đại, giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. FinanBook chính là công cụ giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để những vấn đề trên với các tính năng vượt trội như:

  • Thu nợ thông minh: FinanBook giúp doanh nghiệp tự động hóa thu nợ, chấm dứt tình trạng công nợ kéo dài gây đình trệ dòng tiền. Hệ thống tự động gửi hóa đơn qua Email, Zalo, nhắc nhở thanh toán đúng hạn và hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán, giúp doanh nghiệp thu hồi công nợ nhanh chóng, duy trì dòng tiền ổn định.
  • Tối ưu dòng tiền: Quản lý tài chính trở nên đơn giản với FinanBook nhờ khả năng tối ưu dòng tiền. Mọi giao dịch thu – chi được kiểm soát tập trung, hệ thống dự báo dòng tiền tương lai giúp doanh nghiệp chủ động trước biến động tài chính, tránh rủi ro mất cân đối ngân sách.
  • Kế toán thu chi chính xác: Sai sót trong báo cáo tài chính không còn là vấn đề với FinanBook. Hệ thống kế toán thu chi chính xác, tự động đối soát ngân hàng, ghi nhận giao dịch và lưu trữ chứng từ trực tuyến, đảm bảo số liệu minh bạch, chính xác 100%, giúp doanh nghiệp tránh rủi ro kiểm toán và thất thoát tài chính.
  • Ngân hàng vạn năng: Tích hợp trực tiếp với hơn 40 ngân hàng, FinanBook đóng vai trò như một ngân hàng vạn năng, giúp doanh nghiệp tự động hóa giao dịch, quản lý dòng tiền linh hoạt và tiết kiệm chi phí chuyển khoản. Việc tạo tài khoản con với số tài khoản riêng biệt giúp phân bổ ngân sách dễ dàng, nâng cao hiệu suất quản lý tài chính.

>>Mời bạn xem thêm: Lập bảng cân đối kế toán: Hướng dẫn chi tiết và cụ thể nhất 2025

Việc sử dụng Excel để lập báo cáo tài chính có thể gây ra nhiều rủi ro nghiêm trọng. Thay vì tiếp tục mắc sai lầm, doanh nghiệp nên chuyển sang công nghệ quản lý tài chính hiện đại như FinanBook để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và an toàn trong quản lý tài chính.

Bạn đã sẵn sàng nâng cấp cách quản lý tài chính của doanh nghiệp mình? Hãy dùng thử FinanBook ngay hôm nay!

TRẢI NGHIỆM FINANBOOK NGAY TẠI ĐÂY

Mời bạn xem thêm:

5 lý do khiến doanh nghiệp nhỏ phá sản vì báo cáo tài chính kém chuyên nghiệp

90% doanh nghiệp thất bại vì không nắm được dữ liệu báo cáo tài chính – Bạn có đang mắc sai lầm?