Từ A – Z các loại hóa đơn doanh nghiệp: VAT, phiếu thu, bán hàng,…

Hóa đơn là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Tùy vào loại giao dịch, doanh nghiệp sẽ sử dụng các loại hóa đơn khác nhau để đảm bảo tính hợp lệ trong kế toán và tuân thủ pháp luật. Bài viết này, Finan sẽ giúp bạn hiểu rõ từ A – Z về các loại hóa đơn doanh nghiệp phổ biến nhất, từ hóa đơn VAT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn dịch vụ đến hóa đơn điện tử và hóa đơn xuất khẩu.

1. Hóa đơn doanh nghiệp VAT

Hóa đơn VAT (hóa đơn giá trị gia tăng) là một chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, giúp ghi nhận thông tin giao dịch giữa bên bán và bên mua. Đây không chỉ là một tài liệu kế toán mà còn là căn cứ để kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT). Vì vậy, việc hiểu rõ về hóa đơn VAT là điều cần thiết đối với mọi doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh.

Đối tượng sử dụng hóa đơn VAT

Hóa đơn VAT thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ. Đối với hộ kinh doanh cá thể hoặc các doanh nghiệp nhỏ áp dụng phương pháp thuế trực tiếp, việc xuất hóa đơn VAT không phải lúc nào cũng bắt buộc. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, khách hàng có thể yêu cầu hóa đơn VAT để phục vụ mục đích hạch toán và khấu trừ thuế.

Các loại hóa đơn VAT

Trước đây, hóa đơn VAT tồn tại dưới dạng hóa đơn giấy, nhưng hiện nay, theo quy định của pháp luật, hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Điều này giúp việc quản lý, lưu trữ và tra cứu hóa đơn trở nên đơn giản, nhanh chóng hơn, đồng thời giảm thiểu nguy cơ làm giả hoặc thất lạc hóa đơn.

Nội dung của hóa đơn VAT hợp lệ

Một hóa đơn VAT hợp lệ cần phải có đầy đủ các thông tin quan trọng như:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của cả bên bán và bên mua
• Ngày lập hóa đơn, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn
• Tên hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá
• Thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán
• Đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần có chữ ký số để đảm bảo tính pháp lý

Cách tính thuế GTGT trên hóa đơn VAT

Việc tính thuế GTGT trên hóa đơn VAT được thực hiện theo công thức: Giá chưa thuế + Thuế GTGT = Tổng tiền thanh toán Mức thuế suất GTGT phổ biến hiện nay là 0%, 5%, 8% hoặc 10%, tùy thuộc vào loại hàng hóa, dịch vụ. Để tránh sai sót trong việc xuất hóa đơn, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành, đồng thời tuân thủ đúng thời điểm xuất hóa đơn theo quy định.

Vai trò của hóa đơn VAT

Hóa đơn VAT đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán và thuế. Một hóa đơn hợp lệ giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi trong việc khấu trừ thuế đầu vào. Ngược lại, nếu hóa đơn bị sai sót hoặc không hợp lệ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính, thậm chí có thể đối mặt với các vấn đề pháp lý nghiêm trọng nếu vi phạm quy định về hóa đơn.

Kiểm tra và lưu trữ hóa đơn VAT

Để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn VAT, người mua có thể tra cứu thông tin trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Việc lưu trữ hóa đơn cũng cần tuân thủ quy định pháp luật, trong đó:

• Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm
• Hóa đơn giấy cần được lưu giữ ít nhất 5 năm
• Trường hợp làm mất hóa đơn, doanh nghiệp phải báo cáo với cơ quan thuế trong vòng 5 ngày để tránh bị xử phạt

>>> Xem thêm:

• Hướng dẫn cách tạo hóa đơn điện tử từ A đến Z
• So sánh hóa đơn điện tử thông thường và hóa đơn từ máy tính tiền
• Hóa đơn đầu vào – hóa đơn đầu ra là gì? Chi tiết về hóa đơn đầu ra
• Thương mại điện tử: Cách xuất hóa đơn điện tử nhanh & chính xác

2. Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng là một loại chứng từ thương mại quan trọng, được sử dụng để ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ giữa bên bán và bên mua. Không giống như hóa đơn VAT, hóa đơn bán hàng không có mục thuế giá trị gia tăng (GTGT) riêng biệt mà chỉ thể hiện tổng giá trị của giao dịch.

Đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng thường được sử dụng bởi các hộ kinh doanh cá thể, doanh nghiệp nhỏ áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp và các tổ chức, cá nhân không thuộc diện kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp không thuộc diện xuất hóa đơn VAT vẫn có thể sử dụng hóa đơn bán hàng để hợp thức hóa giao dịch.

Các loại hóa đơn bán hàng

Trước đây, hóa đơn bán hàng chủ yếu được phát hành dưới dạng hóa đơn giấy. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, các doanh nghiệp ngày càng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử nhằm giảm thiểu chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý và hạn chế gian lận thương mại.

Nội dung của hóa đơn bán hàng hợp lệ

Một hóa đơn bán hàng hợp lệ cần phải có đầy đủ các thông tin sau:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua (nếu có)
• Ngày lập hóa đơn, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn
• Danh mục hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá
• Tổng tiền thanh toán
• Đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần có chữ ký số để đảm bảo tính pháp lý

Cách tính tổng tiền trên hóa đơn bán hàng

Tổng tiền thanh toán trên hóa đơn bán hàng bao gồm giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ, có thể đã bao gồm thuế hoặc chưa, tùy thuộc vào cách thỏa thuận giữa bên bán và bên mua. Không giống như hóa đơn VAT, hóa đơn bán hàng không thể hiện thuế GTGT riêng lẻ mà chỉ ghi nhận tổng số tiền phải trả.

Vai trò của hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng giúp chứng minh tính hợp lệ của giao dịch kinh doanh, là căn cứ để bên mua hạch toán chi phí và bên bán ghi nhận doanh thu. Đối với các hộ kinh doanh cá thể và doanh nghiệp nhỏ, hóa đơn bán hàng là công cụ quan trọng để kiểm soát dòng tiền và đáp ứng yêu cầu kế toán.

Kiểm tra và lưu trữ hóa đơn bán hàng

Việc kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn bán hàng có thể được thực hiện thông qua hệ thống quản lý hóa đơn của cơ quan thuế. Quy định về lưu trữ hóa đơn như sau:

• Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm
• Hóa đơn giấy cần được lưu giữ ít nhất 5 năm
• Nếu làm mất hóa đơn, doanh nghiệp cần báo cáo với cơ quan thuế trong vòng 5 ngày để tránh bị xử phạt

>>> Xem thêm: Hóa đơn bán lẻ là gì? Tất tần tật thông tin bạn cần biết

3. Hóa đơn dịch vụ

Hóa đơn dịch vụ là chứng từ quan trọng được sử dụng để ghi nhận việc cung cấp các loại dịch vụ như vé tàu, xe, máy bay, tem, phiếu thu, thẻ khách hàng, biên lai thu phí. Không giống như hóa đơn bán hàng, hóa đơn dịch vụ phản ánh các khoản phí mà khách hàng phải thanh toán khi sử dụng dịch vụ nhất định.

Đối tượng sử dụng hóa đơn dịch vụ

Hóa đơn dịch vụ được sử dụng bởi các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực vận tải, hàng không, bưu chính, viễn thông, tài chính, giáo dục và nhiều ngành khác. Đây là loại hóa đơn quan trọng giúp doanh nghiệp kê khai thuế và xác định doanh thu một cách minh bạch.

Các loại hóa đơn dịch vụ phổ biến

Hóa đơn dịch vụ có thể được chia thành nhiều loại khác nhau tùy theo lĩnh vực kinh doanh:

• Vé tàu, xe, máy bay: Chứng từ ghi nhận việc mua vé di chuyển, thường bao gồm thông tin hành khách, tuyến đường, ngày giờ khởi hành.
• Tem, phiếu thu: Được sử dụng trong bưu chính, viễn thông, hoặc ghi nhận các khoản thu từ dịch vụ hành chính công.
• Thẻ khách hàng: Chứng từ phản ánh chi phí dịch vụ của khách hàng khi sử dụng các gói dịch vụ thành viên.
• Biên lai thu phí: Được cơ quan nhà nước, tổ chức cung cấp dịch vụ công lập phát hành để thu phí theo quy định.

Nội dung của hóa đơn dịch vụ hợp lệ

Một hóa đơn dịch vụ hợp lệ phải có các thông tin sau:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên cung cấp dịch vụ và khách hàng (nếu có)
• Ngày lập hóa đơn, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn
• Mô tả chi tiết về dịch vụ cung cấp
• Số tiền phải thanh toán, thuế suất GTGT (nếu có)
• Hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản, thẻ, v.v.)
• Đối với hóa đơn điện tử, cần có chữ ký số của đơn vị cung cấp dịch vụ

Cách kê khai và hạch toán hóa đơn dịch vụ

Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cần kê khai và hạch toán doanh thu theo từng loại hóa đơn:

• Hóa đơn có thuế GTGT: Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế, cần ghi rõ thuế suất GTGT và kê khai đầy đủ theo quy định.
• Hóa đơn không có thuế GTGT: Một số loại hóa đơn dịch vụ như biên lai thu phí, vé máy bay nội địa đã bao gồm thuế, doanh nghiệp không cần tách riêng phần thuế GTGT.
• Doanh thu dịch vụ ghi nhận theo thời điểm hoàn thành dịch vụ: Một số dịch vụ có thời gian thực hiện dài hạn cần xác định thời điểm hạch toán doanh thu hợp lý.

Vai trò của hóa đơn dịch vụ

Hóa đơn dịch vụ giúp doanh nghiệp và khách hàng xác nhận chi phí đã thanh toán, đồng thời là căn cứ quan trọng trong kê khai thuế. Đối với doanh nghiệp, hóa đơn dịch vụ đảm bảo sự minh bạch tài chính và giúp tối ưu hóa việc kiểm soát doanh thu.

Kiểm tra và lưu trữ hóa đơn dịch vụ

Hóa đơn dịch vụ cần được lưu trữ theo quy định pháp luật để phục vụ công tác kiểm toán, thanh tra thuế:

• Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm
• Hóa đơn giấy cần lưu giữ ít nhất 5 năm
• Nếu làm mất hóa đơn, doanh nghiệp phải báo cáo với cơ quan thuế trong vòng 5 ngày để tránh bị xử phạt

4. Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là một loại chứng từ có giá trị pháp lý, được lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương thức điện tử. Đây là hình thức hóa đơn hiện đại, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống, giúp doanh nghiệp giảm bớt thủ tục hành chính, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý.

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh có hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật. Việc sử dụng hóa đơn điện tử đang dần trở thành bắt buộc theo lộ trình của cơ quan thuế.

Các loại hóa đơn điện tử phổ biến

Hóa đơn điện tử được chia thành các loại chính sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT): Áp dụng cho doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ.
• Hóa đơn bán hàng: Dành cho doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp.
• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Được cấp mã số bởi cơ quan thuế trước khi sử dụng.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Do doanh nghiệp tự phát hành theo quy định.

Nội dung của hóa đơn điện tử hợp lệ

Một hóa đơn điện tử hợp lệ phải bao gồm các thông tin sau:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua
• Ngày lập hóa đơn, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn
• Thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ (tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền)
• Thuế suất GTGT (nếu có), tổng tiền thanh toán
• Hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản, thẻ…)
• Chữ ký số của người bán và (nếu cần) người mua

Cách kê khai và hạch toán hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử cần được kê khai và hạch toán theo các nguyên tắc sau:

• Kê khai thuế GTGT: Hóa đơn phải thể hiện đúng thuế suất GTGT để đảm bảo kê khai thuế chính xác.
• Ghi nhận doanh thu: Doanh thu được ghi nhận theo thời điểm phát sinh giao dịch.
• Lưu trữ dữ liệu: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ đúng quy định để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu khi cần.

Vai trò của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích quan trọng:

• Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển
• Giảm thiểu sai sót trong quá trình lập và kê khai thuế
• Tăng tính minh bạch và an toàn trong giao dịch
• Tạo thuận lợi cho công tác kiểm toán và thanh tra thuế

Kiểm tra và lưu trữ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử cần được kiểm tra và lưu trữ theo quy định:

• Kiểm tra thông tin: Có thể thực hiện thông qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử: Phải được lưu trữ ít nhất 10 năm để phục vụ kiểm tra khi cần.
• Xử lý mất hóa đơn: Nếu mất hóa đơn, doanh nghiệp cần báo cáo ngay với cơ quan thuế để có hướng xử lý phù hợp.

5. Hóa đơn xuất khẩu

Hóa đơn xuất khẩu là loại chứng từ quan trọng được lập khi doanh nghiệp thực hiện giao dịch xuất khẩu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ ra nước ngoài. Đây là căn cứ để xác nhận giá trị hàng hóa xuất khẩu, phục vụ kê khai thuế, hải quan và kế toán.

Đối tượng sử dụng hóa đơn xuất khẩu

Hóa đơn xuất khẩu được áp dụng cho các doanh nghiệp, tổ chức có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra thị trường quốc tế. Các doanh nghiệp này có thể thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như sản xuất, thương mại, gia công, vận tải quốc tế, logistics, v.v.

Các loại hóa đơn xuất khẩu phổ biến

Hóa đơn xuất khẩu có thể chia thành các loại chính như:

• Hóa đơn xuất khẩu hàng hóa: Sử dụng khi doanh nghiệp bán hàng hóa ra thị trường nước ngoài.
• Hóa đơn xuất khẩu dịch vụ: Áp dụng cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ xuyên biên giới.
• Hóa đơn điện tử xuất khẩu: Được lập dưới dạng điện tử theo quy định của pháp luật, giúp tối ưu hóa thủ tục hành chính.

Nội dung của hóa đơn xuất khẩu hợp lệ

Một hóa đơn xuất khẩu hợp lệ phải bao gồm các thông tin sau:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người xuất khẩu và người nhập khẩu
• Ngày lập hóa đơn, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn
• Thông tin về hàng hóa/dịch vụ xuất khẩu (tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền)
• Tổng giá trị thanh toán bằng ngoại tệ và tỷ giá quy đổi (nếu cần)
• Điều kiện giao hàng theo Incoterms (FOB, CIF, EXW…)
• Phương thức thanh toán quốc tế (L/C, T/T, D/A, D/P…)
• Chữ ký của người đại diện hợp pháp của bên xuất khẩu

Cách kê khai và hạch toán hóa đơn xuất khẩu

Hóa đơn xuất khẩu cần được kê khai và hạch toán theo các nguyên tắc sau:

• Kê khai thuế GTGT: Hàng hóa xuất khẩu thuộc diện không chịu thuế GTGT hoặc áp dụng thuế suất 0% nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.
• Hạch toán doanh thu xuất khẩu: Doanh thu được ghi nhận theo tỷ giá ngoại tệ tại thời điểm phát sinh giao dịch.
• Báo cáo hải quan: Hóa đơn xuất khẩu là căn cứ quan trọng để làm thủ tục thông quan hàng hóa.

Vai trò của hóa đơn xuất khẩu

Hóa đơn xuất khẩu có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp và cơ quan quản lý:

• Chứng từ xác nhận giao dịch xuất khẩu hợp pháp
• Cơ sở để thanh toán và làm thủ tục hải quan
• Giúp doanh nghiệp kê khai thuế và hoạch định tài chính chính xác
• Tạo thuận lợi cho việc hoàn thuế GTGT đối với hàng xuất khẩu

Kiểm tra và lưu trữ hóa đơn xuất khẩu

Hóa đơn xuất khẩu cần được kiểm tra và lưu trữ theo quy định:

• Kiểm tra thông tin trên hóa đơn: Đảm bảo thông tin chính xác trước khi phát hành để tránh sai sót khi kê khai thuế và thông quan hàng hóa.
• Lưu trữ hóa đơn xuất khẩu: Hóa đơn giấy cần được lưu trữ tối thiểu 5 năm, hóa đơn điện tử cần lưu trữ tối thiểu 10 năm.
• Xử lý mất hóa đơn xuất khẩu: Nếu làm mất hóa đơn, doanh nghiệp phải báo cáo ngay với cơ quan thuế và hải quan để có hướng xử lý phù hợp.

Việc hiểu rõ các loại hóa đơn giúp doanh nghiệp quản lý tài chính tốt hơn, tuân thủ quy định pháp luật và tránh rủi ro về thuế. Hy vọng bài viết này đã cung cấp đầy đủ thông tin để bạn dễ dàng phân biệt và sử dụng hóa đơn phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình.