Hướng dẫn cách tạo hóa đơn điện tử từ A đến Z

Trong bối cảnh chuyển đổi số và cải cách thủ tục hành chính, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong các giao dịch kinh doanh. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thể sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, với sự hỗ trợ của cơ quan thuế.

Bài viết dưới đây của Finan sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết từ A – Z cách tạo hóa đơn điện tử cũng như thời điểm lập phù hợp.

Hóa đơn điện tử là gì? Vai trò của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử (E-invoice) là một loại hóa đơn được lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử thay vì dưới dạng giấy tờ truyền thống. Hóa đơn này được tạo lập và xử lý thông qua các hệ thống phần mềm chuyên dụng, có tích hợp chữ ký số để đảm bảo tính pháp lý và an toàn dữ liệu. Hóa đơn điện tử vẫn đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết như: tên công ty, mã số thuế, thông tin người mua, danh sách hàng hóa/dịch vụ, giá trị, thuế suất và các yếu tố khác theo quy định pháp luật.

Loại hóa đơn này không chỉ đem lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp như tiết kiệm chi phí, tăng hiệu suất quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường minh bạch, hiệu quả quản lý nhà nước và hỗ trợ sự phát triển bền vững cho nền kinh tế số.

Tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình kinh doanh

Hóa đơn điện tử giúc doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành nhờ việc không cần in ấn, lưu trữ giấy tờ hay chi phí chuyển phát. Việc lập và gửi hóa đơn có thể thực hiện ngay lập tức qua email hoặc hệ thống giao dịch trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và tăng tốc độ xử lý các giao dịch thương mại.

Tăng cường tính an toàn và bảo mật thông tin

Hóa đơn đảm bảo tính an toàn và bảo mật cao nhờ áp dụng các công nghệ mã hóa dữ liệu và chữ ký số. Việc sử dụng chữ ký số giúc xác thực tính hợp pháp và giảm nguy cơ gian lận, lợi dụng hay thất lạc hóa đơn trong quá trình trao đổi thông tin.

Hỗ trợ công tác quản lý và minh bạch tài chính

Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp và cơ quan thuế dễ dàng trong việc kiểm tra, đối chiếu dữ liệu, tăng cường tính minh bạch và giảm nguy cơ gian lận thuế. Việc lưu trữ và tra cứu hóa đơn trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian kiểm tra và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

Thích ứng linh hoạt và dễ dàng tích hợp hệ thống

Hóa đơn điện tử có thể dễ dàng tích hợp với các phần mềm quản lý doanh nghiệp như ERP, CRM hay các hệ thống kế toán, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm sai sót do nhập liệu thủ công.

Góp phần bảo vệ môi trường

Việc sử dụng hóa đơn không chỉ mang lại lợi ích về mặt quản lý và kinh tế mà còn góp phần bảo vệ môi trường. Hóa đơn điện tử giúp giảm bớt việc tiêu thụ giấy, từ đó giảm thiểu khai thác tài nguyên rừng và các tác động tiêu cực trong quá trình sản xuất giấy.

>>> Xem thêm:

• Ai được hưởng lợi từ quy định xuất hóa đơn từng lần bán hàng?
• So sánh hóa đơn điện tử thông thường và hóa đơn từ máy tính tiền
• Hóa đơn đầu vào – hóa đơn đầu ra là gì? Chi tiết về hóa đơn đầu ra
• Thương mại điện tử: Cách xuất hóa đơn điện tử nhanh & chính xác nhất
• Hóa đơn bán hàng là gì? Mẫu hóa đơn bán hàng mới nhất 2024

Thời điểm lập các loại hóa đơn điện tử

Căn cứ Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với các giao dịch kinh doanh được quy định như sau:

Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho khách hàng.

Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng, tức là khi dịch vụ đã được thực hiện xong.

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành mỗi lần giao hàng hoặc mỗi công đoạn dịch vụ.

Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể:

• Đối với các trường hợp cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên:

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với người mua.

• Đối với dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin):

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối.

• Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt: Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng:

– Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.

– Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo quy định tại khoản (i) Mục 1 này.

• Đối với tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử:

Thời điểm lập hóa đơn chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dich vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.

• Đối với hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô:

Thời điểm lập hóa đơn bán dầu thô, condensate, các sản phẩm được chế biến từ dầu thô (bao gồm cả hoạt động bao tiêu sản phẩm theo cam kết của Chính phủ) là thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với hoạt động bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí đến người mua: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao hàng tháng nhưng chậm nhất không quá 07 ngày kế tiếp kể từ ngày bên bán gửi thông báo lượng khí giao hàng tháng.

Trường hợp thỏa thuận bảo lãnh và cam kết của Chính phủ có quy định khác về thời điểm lập hóa đơn thì thực hiện theo quy định tại thỏa thuận bảo lãnh và cam kết của Chính phủ.

• Đối với cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng:

Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn tất giao dịch với khách hàng.

• Đối với hoạt động bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện:

Thời điểm lập hóa đơn được xác định căn cứ thời điểm về đối soát số liệu thanh toán giữa đơn vị vận hành hệ thống điện và thị trường điện, đơn vị phát điện và đơn vị mua điện theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện đã được Bộ Công Thương hướng dẫn, phê duyệt nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật về thuế. Riêng hoạt động bán điện của các công ty phát điện có cam kết bảo lãnh của Chính phủ về thời điểm thanh toán thì thời điểm lập hóa đơn căn cứ theo bảo lãnh của Chính phủ, hướng dẫn và phê duyệt của Bộ Công Thương và các hợp đồng mua bán điện đã được ký kết giữa bên mua điện và bên bán điện.

• Đối với việc bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ:

Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán.

• Đối với cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý:

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.

• Đối với cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, chuyển tiền qua ví điện tử:

Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử, dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện cho người mua là cá nhân không kinh doanh (hoặc cá nhân kinh doanh) nhưng không có nhu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày hoặc cuối tháng đơn vị thực hiện xuất hóa đơn tổng căn cứ thông tin chi tiết từng giao dịch phát sinh trong ngày, trong tháng tại hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị. Trường hợp khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn theo từng giao dịch thì đơn vị cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn giao cho khách hàng.

• Đối với kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền:

– Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, doanh nghiệp kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền thực hiện gửi các thông tin của chuyến đi cho khách hàng và gửi về cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu của cơ quan thuế. Các thông tin gồm: tên đơn vị kinh doanh vận tải, biển kiểm soát xe, cự ly chuyến đi (tính theo km) và tổng số tiền hành khách phải trả.

– Trường hợp khách hàng lấy hóa đơn thì khách hàng cập nhật hoặc gửi các thông tin đầy đủ (tên, địa chỉ, mã số thuế) vào phần mềm hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ. Căn cứ thông tin khách hàng gửi hoặc cập nhật, doanh nghiệp kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền thực hiện gửi hóa đơn của chuyến đi cho khách hàng, đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định tại Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

• Đối với cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh và viện phí:

Cuối ngày cơ sở y tế căn cứ thông tin khám, chữa bệnh và thông tin từ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày, trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở y tế lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.

• Đối với hoạt động thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng:

Ngày lập hóa đơn điện tử là ngày xe lưu thông qua trạm thu phí. Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thu phí đường bộ theo hình thức điện tử không dừng có một hoặc nhiều phương tiện cùng sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng, đơn vị cung cấp dịch vụ có thể lập hóa đơn theo định kỳ, ngày lập hóa đơn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí. Nội dung hóa đơn liệt kê chi tiết từng lượt xe lưu thông qua các trạm thu phí (bao gồm: thời gian xe qua trạm, giá phí sử dụng đường bộ của từng lượt xe).

Hướng dẫn cách tạo hóa đơn điện tử từ A – Z

Cách tạo hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế

Theo quy định tại Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc lập và sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Lập và ký số trên hóa đơn

Trường hợp 1: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế mà không phải trả tiền dịch vụ trong thời gian 12 tháng đầu sử dụng hóa đơn điện tử:

• Áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ kinh doanh ở khu vực có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn (theo quy định của Chính phủ), hoặc những doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của UBND cấp tỉnh gửi Bộ Tài chính (trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao).
• Các doanh nghiệp, hộ kinh doanh này có thể truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn, ký số trên hóa đơn và gửi cho cơ quan thuế để cấp mã.

Trường hợp 2: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn:

• Doanh nghiệp, hộ kinh doanh truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của tổ chức đó để lập hóa đơn, ký số trên hóa đơn và gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.

Bước 2: Cấp mã hóa đơn

• Hóa đơn được cấp mã bởi cơ quan thuế khi đảm bảo các yêu cầu:
  • Đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử.
  • Đúng định dạng của hóa đơn điện tử.
  • Khớp với thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn đã gửi cơ quan thuế.
  • Hóa đơn không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Hệ thống cấp mã của Tổng cục Thuế sẽ tự động cấp mã hóa đơn và gửi kết quả cấp mã cho người gửi.

Bước 3: Gửi hóa đơn cho người mua

• Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế cho người mua.
• Phương thức gửi và nhận hóa đơn sẽ thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Cách tạo hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế

Căn cứ Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sau khi doanh nghiệp, hộ kinh doanh nhận được thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, họ được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh sẽ sử dụng phần mềm để thực hiện các công việc sau:

1. Lập hóa đơn khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
2. Ký số trên hóa đơn điện tử để đảm bảo tính hợp pháp và bảo mật của hóa đơn.
3. Gửi hóa đơn cho người mua bằng phương thức điện tử, theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, và đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật về giao dịch điện tử.

Điều này cho phép các doanh nghiệp, hộ kinh doanh tự chủ động trong việc sử dụng hóa đơn điện tử mà không cần phải có mã của cơ quan thuế, đồng thời vẫn đảm bảo tính hợp lệ và đúng quy định pháp lý trong quá trình giao dịch điện tử.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sau khi đăng ký thành công với cơ quan thuế giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh thuận tiện hơn trong việc thực hiện các giao dịch, giảm thiểu các thủ tục hành chính và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong mọi giao dịch, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về lập, ký số và gửi hóa đơn. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của nền kinh tế số trong tương lai.