Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN 2025: Quy trình, thủ tục và cách làm online chi tiết

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một trong những nghĩa vụ quan trọng mà mỗi cá nhân có thu nhập phải thực hiện. Đặc biệt trong năm 2025, với những thay đổi về chính sách thuế, việc hiểu rõ về thủ tục này sẽ giúp bạn thực hiện nghĩa vụ thuế đúng cách, tránh những sai sót và có thể yêu cầu hoàn thuế nếu đã nộp thừa. Trong bài viết này, Finan sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết về hướng dẫn quyết toán thuế TNCN 2025, từ quy trình, thuật ngữ liên quan đến cách quyết toán thuế thu nhập cá nhân online.

>>> Xem thêm: Hoàn thuế TNCN – Hướng dẫn chi tiết thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân từ A đến Z

Quyết toán Thuế thu nhập cá nhân là gì?

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là quá trình xác định số thuế mà cá nhân phải nộp cho cơ quan thuế trong một năm tính thuế. Quyết toán thuế giúp cá nhân xác định số thuế đã nộp trong năm, nếu nộp thừa sẽ được hoàn lại, hoặc nếu thiếu sẽ phải bổ sung. Đây là bước quan trọng giúp cơ quan thuế và cá nhân điều chỉnh chính xác số thuế phải nộp.

Việc hiểu rõ quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì? là điều kiện tiên quyết để thực hiện thủ tục này một cách chính xác. Bằng việc khai báo đầy đủ các thông tin liên quan đến thu nhập, các khoản giảm trừ gia cảnh và thuế đã khấu trừ, cá nhân có thể hoàn tất thủ tục này một cách hiệu quả và đúng hạn.

>>> Xem thêm:

• Hướng dẫn chi tiết 3 cách tra cứu thuế nhanh chóng – đơn giản
• Thu nhập chịu thuế TNCN là gì? Cách tính và 5 điều quan trọng cần lưu ý
• Thuế doanh nghiệp: Định nghĩa, cách tính thuế theo quy mô cùng thời hạn nộp
• Kinh doanh Online & bài toán Thuế: Đừng để bị phạt oan!
• Hướng dẫn đóng thuế online đối với người kinh doanh

Các thuật ngữ quan trọng khi quyết toán thuế TNCN

Số thuế đã khấu trừ là gì?

Khi nhận thu nhập từ tiền lương, tiền công, các tổ chức chi trả sẽ tiến hành khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ phần trăm quy định của pháp luật. Số thuế đã khấu trừ chính là số tiền mà doanh nghiệp hoặc tổ chức chi trả thu nhập đã trừ từ lương của cá nhân và nộp trực tiếp cho cơ quan thuế. Trong quá trình quyết toán thuế, số thuế này cần được đối chiếu để xác định xem cá nhân có cần nộp thêm thuế hay có thể yêu cầu hoàn thuế.

Số thuế đã khấu trừ là một phần quan trọng trong quá trình quyết toán thuế TNCN 2025, giúp cá nhân biết được số thuế đã đóng và sẽ xác định việc bổ sung hoặc yêu cầu hoàn thuế. Vì vậy, việc hiểu rõ số thuế đã khấu trừ sẽ giúp quá trình quyết toán của bạn nhanh chóng và chính xác hơn.

Các khoản thu nhập chịu thuế và miễn thuế

Khi thực hiện quyết toán thuế, bạn cần phân biệt rõ giữa thu nhập chịu thuế và thu nhập miễn thuế. Các khoản thu nhập chịu thuế bao gồm tiền lương, tiền công, thưởng, hoa hồng, các khoản thu nhập từ đầu tư, chuyển nhượng bất động sản và các khoản thu nhập khác theo quy định của pháp luật. Ngược lại, các khoản thu nhập miễn thuế bao gồm các khoản trợ cấp xã hội, phụ cấp ngoài lương và các khoản thu nhập không nhằm mục đích lợi nhuận.

Các khoản thu nhập chịu thuế cần được khai báo chính xác để cơ quan thuế có thể xác định số thuế phải nộp hoặc hoàn lại trong năm quyết toán. Điều này giúp tránh tình trạng khai báo sai hoặc thiếu thông tin, dẫn đến việc phải điều chỉnh lại sau này.

>>Mời bạn xem thêm: Tải phần mềm hỗ trợ kê khai thuế (phần mềm HTKK) phiên bản 5.2.4 mới nhất

Quy trình quyết toán thuế TNCN 2025

Những đối tượng nào phải quyết toán thuế TNCN?

Theo quy định của pháp luật, các cá nhân có thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công hoặc các khoản thu nhập khác đều phải thực hiện quyết toán thuế TNCN. Tuy nhiên, những người có thu nhập thấp hoặc chỉ có thu nhập từ một nguồn duy nhất và đã bị khấu trừ đầy đủ thuế không bắt buộc phải quyết toán thuế.

Việc quyết toán thuế TNCN 2025 sẽ giúp những người có thu nhập từ nhiều nguồn hoặc đã khấu trừ thuế không đủ có thể điều chỉnh lại số thuế phải nộp hoặc yêu cầu hoàn thuế. Điều này rất quan trọng vì nhiều người có thể không nắm rõ rằng mình có thể được hoàn thuế nếu đã nộp thừa.

Các bước thực hiện quyết toán thuế TNCN

Bước 1: Thu thập và tổng hợp thông tin thu nhập

Để thực hiện quyết toán thuế, bạn cần tổng hợp tất cả các khoản thu nhập trong năm tính thuế, bao gồm tiền lương, tiền công, thưởng, hoa hồng, các khoản thu nhập từ đầu tư và các thu nhập khác. Việc thu thập đầy đủ và chính xác các thông tin này sẽ giúp bạn xác định chính xác số thuế phải nộp hoặc số thuế được hoàn.

Bước 2: Xác định số thuế đã khấu trừ và thuế phải nộp thêm hoặc được hoàn

Khi đã tổng hợp đủ thông tin, bạn sẽ tính toán xem số thuế đã khấu trừ trong năm có đủ hay không. Nếu số thuế khấu trừ ít hơn số thuế phải nộp, bạn sẽ phải nộp bổ sung. Nếu đã nộp thừa, bạn có thể yêu cầu hoàn thuế.

Bước 3: Lập tờ khai quyết toán thuế

Sau khi đã xác định số thuế cần nộp hoặc hoàn lại, bạn cần lập tờ khai quyết toán thuế theo mẫu quy định của cơ quan thuế. Tờ khai này sẽ được nộp qua hệ thống eTax hoặc gửi trực tiếp tại cơ quan thuế.

Bước 4: Nộp tờ khai và thực hiện thanh toán thuế

Sau khi hoàn tất tờ khai, bạn cần nộp tờ khai qua hệ thống Website Thuế Việt Nam của Tổng cục Thuế hoặc trực tiếp tại cơ quan thuế. Nếu có số thuế phải nộp, bạn cần thanh toán cho cơ quan thuế. Nếu có số thuế cần hoàn, cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra và hoàn trả.

>>Mời bạn xem thêm: Điều cần biết về Thuế doanh nghiệp, cá nhân và hộ kinh doanh

Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN online

Bước 1: Truy cập Website Thuế Việt Nam của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://canhan.gdt.gov.vn/.

Bước 2: Nếu bạn đã có tài khoản, hãy truy cập mục Đăng nhập và nhập thông tin vào các trường yêu cầu, bao gồm Mã số thuế và Mã kiểm tra hiển thị trên màn hình. Sau khi hoàn tất, nhấn Tiếp tục để truy cập vào hệ thống. Lưu ý rằng bạn cần chuẩn bị sẵn mã số thuế cá nhân và mật khẩu được cấp trước đó để thực hiện bước này.

Bước 3: Chọn mục “Quyết toán thuế” và thực hiện kê khai trực tuyến
Sau khi đăng nhập thành công, bạn tiếp tục nhấn vào mục “Quyết toán thuế” trên giao diện chính của hệ thống. Tiếp theo, chọn “Kê khai trực tuyến” để bắt đầu nhập thông tin cần thiết cho việc kê khai thuế thu nhập cá nhân.

Sau khi chọn “Kê khai trực tuyến”, hệ thống sẽ tự động hiển thị bảng “Chọn thông tin tờ khai”. Tại đây, các thông tin sẽ được điền sẵn dựa trên cơ sở dữ liệu của người nộp thuế đã lưu trữ trên hệ thống. Bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tất cả thông tin cá nhân và liên hệ đều chính xác.

Lưu ý: Những trường thông tin có ký hiệu (*) là bắt buộc phải điền đầy đủ.

Các thông tin hiển thị bao gồm:

1. Tên người gửi*: Hệ thống tự động điền dựa trên thông tin đăng ký thuế.
2. Địa chỉ liên hệ*: Tự động hiển thị theo thông tin đã đăng ký.
3. Điện thoại liên lạc*: Cập nhật sẵn từ thông tin đăng ký thuế.
4. Địa chỉ email*: Được hệ thống tự động lấy từ hồ sơ đăng ký.
5. Chọn tờ khai: Người nộp thuế cần chọn loại tờ khai phù hợp với trường hợp của mình.
6. Cục Thuế: Tự động hiển thị dựa trên thông tin đăng ký thuế.
7. Chi cục Thuế: Điền sẵn dựa trên cơ sở dữ liệu hệ thống.
8. Loại tờ khai: Có thể lựa chọn giữa tờ khai chính thức hoặc tờ khai bổ sung tùy thuộc vào nhu cầu.
9. Năm kê khai: Mặc định là năm hiện tại, tuy nhiên bạn có thể chỉnh sửa nếu cần.

Lưu ý quan trọng tại mục chọn tờ khai:

• Trường hợp bạn tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN), hãy chọn tờ khai 02/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế TNCN (TT80/2021).

Bạn tiếp tục tích chọn vào ô tương ứng với trường hợp quyết toán thuế của mình theo 03 trường hợp sau:

Bước 4: Thực hiện việc khai các thông tin nộp thuế trên tờ khai thuế theo mẫu. Sau khi điền xong thông tin bạn nhấn chọn “Hoàn thành kê khai”.

Bước 5: Chọn kết xuất XML để tải file tờ khai mẫu đã điền thông tin về máy tính.

Bước 6: Chọn “Nộp tờ khai” sau đó nhập “Mã kiểm tra” để xác thực nộp tờ khai và nhấn chọn “Tiếp tục”.

Sau khi hoàn thành hệ thống sẽ có thông báo nộp tờ khai thành công.

Bước 7: Tại bước chọn “Kết xuất XML”, hệ thống sẽ gửi về file tờ khai theo định dạng XML. Người nộp phải thực hiện “In tờ khai” để nộp cho cơ quan thuế để làm hồ sơ khấu trừ. 

Bước 8: Nộp chứng từ khấu trừ thuế và tờ khai thuế. Người nộp thuế mang CMND/CCCD, chứng từ khấu trừ thuế, tờ khai thuế vừa in (có chữ ký) đến nộp tại Bộ phận một của của Cơ quan Thuế đã nộp tờ khai online để hoàn tất.

>>Mời bạn xem thêm: Tổng hợp các luật mới nhất về thuế khi kinh doanh trên sàn TMĐT

Lưu ý khi quyết toán thuế online

Khi quyết toán thuế TNCN online, bạn cần kiểm tra kỹ thông tin thu nhập, số thuế đã khấu trừ và các khoản giảm trừ gia cảnh. Mọi sai sót trong việc nhập liệu có thể dẫn đến việc phải khai báo lại hoặc bị phạt vì nộp tờ khai sai.

Nếu bạn có nhiều nguồn thu nhập hoặc thu nhập không ổn định, việc nộp qua hệ thống online sẽ giúp bạn tự động tính toán và so sánh với các khoản thuế đã khấu trừ. Điều này giúp bạn tránh tình trạng thiếu sót hoặc sai sót trong quá trình quyết toán.

Thủ tục quyết toán thuế TNCN

Thủ tục quyết toán thuế cần chuẩn bị gì?

Để thực hiện quyết toán thuế TNCN, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ như bản sao hợp đồng lao động, chứng từ khấu trừ thuế, bảng lương, các chứng từ giảm trừ gia cảnh như giấy khai sinh của con cái hoặc chứng từ của cơ quan bảo hiểm xã hội. Những tài liệu này sẽ giúp cơ quan thuế xác minh thông tin và xác định chính xác số thuế phải nộp hoặc hoàn lại.

Thời gian nộp quyết toán thuế

Thời gian quyết toán thuế TNCN là từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 3 của năm sau. Trong thời gian này, cá nhân phải hoàn tất việc khai báo thuế và nộp tờ khai. Nếu quá thời gian này, cá nhân có thể bị xử phạt vì nộp muộn.

Việc thực hiện quyết toán thuế TNCN 2025 đúng cách là trách nhiệm của mỗi cá nhân có thu nhập chịu thuế. Thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp bạn tránh được các vấn đề pháp lý mà còn có thể nhận lại số thuế đã nộp thừa. Hãy đảm bảo bạn hiểu rõ hướng dẫn quyết toán thuế TNCN, chuẩn bị đầy đủ các thông tin và tài liệu cần thiết để thực hiện thủ tục này đúng hạn, chính xác.