Quy trình phê duyệt chi phí: 4 Cách tự động hóa tối ưu cho doanh nghiệp

Trong thời đại công nghệ số, việc tự động hóa các quy trình tài chính trong doanh nghiệp trở nên thiết yếu hơn bao giờ hết. Một trong những quy trình đòi hỏi tính chính xác và hiệu quả là quy trình phê duyệt chi phí.

Bài viết này, Finan sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình này, những vấn đề thường gặp khi thực hiện thủ công và cách tự động hóa mang lại lợi ích tối ưu cho doanh nghiệp.

>>Mời bạn xem thêm: Kiểm soát chi phí: 5 Giải pháp giúp doanh nghiệp hạn chế tổn thất

Quy trình phê duyệt chi phí là gì?

Quy trình phê duyệt chi phí là tập hợp các bước được thiết lập để kiểm soát việc chi tiêu trong doanh nghiệp, nhằm đảm bảo mọi chi phí được duyệt qua các cấp độ quản lý có thẩm quyền. Việc quản lý chi phí là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh – tài chính của doanh nghiệp. Khi quy trình này không được quản lý tốt, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc kiểm soát ngân sách, dễ dẫn đến những sai sót tài chính nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng sinh lời và sự ổn định của mình.

>>> Xem thêm:

• Nâng cao năng lực quản trị tài chính – Tháo gỡ nút thắt để các doanh nghiệp SME thuận buồm vay vốn
• Chiến lược kinh doanh: Vai trò của quản lý tài chính thông minh
• Chủ động nắm quyền quản lý tài chính – Bước đi vững chắc cho các doanh nghiệp SMEs thời đại số
• Báo cáo tài chính gồm những gì? Cập nhật mới nhất 2024
• Các loại tài khoản kế toán trong hệ thống tài khoản hiện hành

Quy trình phê duyệt chi phí sẽ bao gồm:

Bước 1: Tạo yêu cầu chi phí

Nhân viên hoặc bộ phận trong doanh nghiệp sẽ đưa ra yêu cầu chi tiêu, mô tả chi tiết các khoản chi phí cần được phê duyệt. Yêu cầu này thường bao gồm các thông tin như mục đích chi tiêu, số tiền dự kiến và thời gian chi tiêu.

Bước 2: Xác định người phê duyệt

Sau khi yêu cầu được tạo ra, quy trình sẽ xác định người có thẩm quyền để phê duyệt. Người phê duyệt có thể là quản lý cấp trung hoặc cấp cao tùy thuộc vào quy mô chi tiêu và chính sách của doanh nghiệp.

Bước 3: Quyết định phê duyệt

Người phê duyệt sẽ dựa vào các tiêu chí như ngân sách đã duyệt, tính hợp lý của chi phí và mức độ ưu tiên của yêu cầu để đưa ra quyết định phê duyệt hoặc từ chối.

Bước 4: Giải ngân và ghi nhận

Sau khi yêu cầu được phê duyệt, khoản chi tiêu sẽ được giải ngân và các thông tin liên quan sẽ được ghi nhận vào hệ thống quản lý tài chính của doanh nghiệp.

Tại sao quy trình phê duyệt chi phí thủ công gây ra nhiều vấn đề?

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, khi tốc độ và tính minh bạch ngày càng trở nên quan trọng, việc duy trì quy trình phê duyệt chi phí thủ công không chỉ gây ra nhiều bất cập mà còn làm hạn chế khả năng phát triển của doanh nghiệp:

Mất thời gian, xử lý chậm trễ

Quy trình thủ công thường mất rất nhiều thời gian vì mọi bước đều phải thực hiện bằng tay, từ việc nộp hồ sơ đến việc kiểm tra và phê duyệt. Đặc biệt, khi doanh nghiệp có nhiều cấp quản lý, yêu cầu phê duyệt phải đi qua nhiều bộ phận và lãnh đạo, dễ dẫn đến tình trạng chờ đợi lâu. Điều này gây trì hoãn trong việc ra quyết định, ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình triển khai các hoạt động khác của doanh nghiệp.

Không rõ ràng về cấp phê duyệt

Một vấn đề lớn trong quy trình thủ công là thiếu sự rõ ràng về cấp phê duyệt và trách nhiệm. Nhiều doanh nghiệp không thiết lập quy tắc cụ thể cho việc phê duyệt chi phí dựa trên loại chi phí hoặc cấp quản lý, dẫn đến tình trạng:

• Yêu cầu phê duyệt bị chuyển qua nhiều cấp mà không có người chịu trách nhiệm chính.
• Không có người theo dõi tiến trình của các yêu cầu chi phí, dễ dẫn đến sự mất kiểm soát chi tiêu và thậm chí là chi phí bị từ chối hoặc thất lạc.

>>Mời bạn xem thêm: 5 Rủi ro đáng quan ngại khi quản lý doanh nghiệp bằng excel

Dễ sai sót

Quy trình thủ công thường tạo ra nhiều lỗi trong việc ghi nhận và xử lý yêu cầu chi phí. Khi nhân viên phải nhập dữ liệu và tính toán bằng tay, khả năng xảy ra sai sót là rất cao. Các vấn đề phổ biến bao gồm:

• Ghi nhầm số liệu trong yêu cầu phê duyệt.
• Thiếu cập nhật trạng thái yêu cầu dẫn đến việc không theo dõi được yêu cầu đã được duyệt hay chưa.
• Nhầm lẫn trong việc phân bổ chi phí cho các dự án hoặc phòng ban khác nhau, làm rối loạn hệ thống kế toán.

Thiếu minh bạch

Vấn đề lớn nhất của quy trình thủ công là thiếu sự minh bạch. Không có một hệ thống, quy trình phê duyệt để theo dõi rõ ràng về:

• Ai đã duyệt, ai chưa duyệt.
• Các bước xử lý yêu cầu.
• Chi phí hiện tại của từng dự án, phòng ban.

Sự thiếu minh bạch này khiến việc kiểm soát và giám sát các khoản chi tiêu trở nên khó khăn, dẫn đến nguy cơ gian lận hoặc thất thoát chi phí mà không thể phát hiện kịp thời.

Ảnh hưởng nghiêm trọng đến quản lý tài chính và quyết định chiến lược

Do quy trình phê duyệt chi phí thủ công thường kéo dài, thông tin tài chính có thể không cập nhật kịp thời. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến:

• Khả năng lập ngân sách: Doanh nghiệp khó có cái nhìn tổng thể và chính xác về tình hình chi phí hiện tại.
• Đưa ra quyết định chiến lược: Các quyết định về mở rộng quy mô, đầu tư vào dự án mới hay cắt giảm chi phí có thể bị sai lệch do dữ liệu tài chính không chính xác.

Chính vì vậy, có thể thấy rằng, việc tự động hóa cho quá trình phê duyệt chi phí là điều cấp thiết cho các doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp tăng tốc độ, giảm thiểu sai sót mà còn tối ưu đáng kể nguồn lực và sự minh bạch.

>>Mời bạn xem thêm: Hiểu dòng tiền, quản lý tài chính tốt: Doanh nghiệp mới vươn tới sự thịnh vượng!

Theo báo cáo từ Deloitte năm 2022, hơn 60% các doanh nghiệp lớn đã triển khai công nghệ tự động hóa trong quy trình quản lý chi phí và ghi nhận những lợi ích đáng kể. Các số liệu nổi bật bao gồm:

• Giảm 40% thời gian xử lý chi phí so với quy trình thủ công.
• Tăng 25% khả năng phát hiện sai sót nhờ tính năng kiểm tra tự động các khoản chi tiêu.
• Tiết kiệm 20-30% chi phí quản lý tài chính nhờ giảm thiểu việc sai sót trong phê duyệt và kiểm soát chặt chẽ hơn.

4 Cách giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí

Việc tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn cải thiện đáng kể độ chính xác và minh bạch trong quản lý chi tiêu. Dưới đây là 4 bước giúp doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình này một cách hiệu quả.

Đánh giá quy trình hiện tại

Trước khi tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí, doanh nghiệp cần phân tích kỹ lưỡng quy trình hiện tại bằng cách xác định các bước đã có thể chuẩn hóa chưa. Sau đó, tìm ra các điểm nghẽn gây chậm trễ như sự không rõ ràng về người phụ trách hoặc thiếu thông tin cần thiết. Đồng thời, việc đánh giá mức độ hiệu quả thông qua các chỉ số như thời gian xử lý yêu cầu và tỷ lệ yêu cầu bị từ chối sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan rồi sẽ quyết định có cần cải tiến quy trình hay không.

Xây dựng quy trình phê duyệt tự động

Sau khi đánh giá quy trình hiện tại, doanh nghiệp cần xác định luồng phê duyệt cụ thể theo các cấp quản lý và loại chi phí. Cụ thể, cần thiết lập quy tắc phê duyệt, phân loại yêu cầu chi phí theo số tiền. Ví dụ, dưới 10 triệu đồng có thể được phê duyệt tự động, trong khi chi phí lớn hơn cần phê duyệt từ cấp cao hơn. Điều này giúp rút ngắn thời gian và đảm bảo yêu cầu được xử lý bởi người có trách nhiệm phù hợp.

Sử dụng chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử là giải pháp quan trọng trong việc tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí, mang lại nhiều lợi ích. Chữ ký điện tử giúp tăng tính bảo mật, tiết kiệm thời gian bằng cách loại bỏ nhu cầu in ấn và gửi tài liệu giấy, cho phép nhân viên phê duyệt ngay cả khi không có mặt tại văn phòng. Ngoài ra, loại chữ ký này còn minh bạch hóa quy trình, giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiêu và phát hiện bất thường hiệu quả hơn.

Chọn công cụ, phần mềm chuyên dụng

Lựa chọn công cụ và phần mềm quản lý chi phí chuyên dụng đóng vai trò quan trọng trong quá trình tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí. Đối với các doanh nghiệp hiện đại, việc sử dụng các phần mềm này không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc mà còn đảm bảo tính chính xác, minh bạch và an toàn trong quản lý chi tiêu.

FinanBook là một trong những công cụ hàng đầu giúp doanh nghiệp hiện đại hóa quy trình quản lý chi phí và tài chính. Đồng thời, FinanBook cũng mang lại nhiều lợi ích vượt trội, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý chi tiêu một cách minh bạch, hiệu quả và nhanh chóng:

Tích hợp toàn diện với hệ thống quản lý tài chính: FinanBook không chỉ là một công cụ phê duyệt chi phí mà còn là một giải pháp quản lý tài chính toàn diện. Doanh nghiệp có thể theo dõi dòng tiền, chi tiêu và các báo cáo tài chính một cách tự động và chính xác.

Quy trình phê duyệt chi phí nhanh chóng và minh bạch: Các quy tắc phê duyệt có thể được thiết lập tùy theo từng mức chi phí, loại chi phí hoặc bộ phận liên quan, giúp giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý.

Báo cáo chi tiết và theo dõi thời gian thực: FinanBook cung cấp các báo cáo chi tiết về chi phí phát sinh, phê duyệt và dòng tiền theo thời gian thực. Điều này giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và kiểm soát chi tiêu trong doanh nghiệp.

Kiểm soát và dự báo tương lai: Tính năng phân tích dòng tiền thông minh của FinanBook giúp doanh nghiệp dự báo chi phí trong tương lai, từ đó đưa ra các quyết định tài chính chiến lược.

Tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí là bước tiến quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp. Việc xây dựng một quy trình cùng các công cụ phù hợp không chỉ giúp tối ưu hóa mà còn mang lại nhiều lợi ích về mặt bảo mật, minh bạch và tiết kiệm chi phí. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố như khả năng tài chính, nhân sự, chiến lược để đảm bảo việc tự động hóa diễn ra suôn sẻ và hoàn hảo.