Kiểm soát chi phí: 5 Giải pháp giúp doanh nghiệp hạn chế tổn thất

Câu nói “Một đồng doanh thu không tạo ra lợi nhuận nhưng một đồng chi phí sẽ trừ thẳng vào lợi nhuận” là nguyên tắc cốt lõi mà bất kỳ chủ doanh nghiệp nào cũng cần ghi nhớ. Kiểm soát chi phí hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận mà còn hạn chế những rủi ro, tổn thất do mất kiểm soát chi phí. Trong bài viết này, Finan sẽ gợi ý những giải pháp kiểm soát chi phí hiệu quả, vừa tăng lợi nhuận, vừa đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

>>Mời bạn xem thêm: 5 Chiến lược hoàn hảo giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả

Kiểm soát chi phí chính là cắt giảm chi phí?

Kiểm soát chi phí là quá trình quản lý và kiểm tra chi phí một cách có kế hoạch, bao gồm việc lập ngân sách, theo dõi và so sánh kết quả chi tiêu với ngân sách đã dự kiến. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về việc sử dụng các nguồn lực tài chính và xác định những lĩnh vực cần tối ưu hóa.

Kiểm soát chi phí không đồng nghĩa với việc cắt giảm chi phí. Trong khi cắt giảm chi phí là việc giảm bớt các khoản chi tiêu để tiết kiệm, kiểm soát chi phí lại tập trung vào việc duy trì chi phí ở mức hợp lý và phù hợp với mục tiêu hoạt động. Điều này không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với việc chi tiêu ít hơn, mà là chi tiêu đúng nơi, đúng lúc để đạt hiệu quả tối đa.

Ví dụ, việc đầu tư vào công nghệ quản lý có thể tốn kém ban đầu, nhưng nếu tính đến hiệu quả lâu dài như giảm chi phí nhân sự, tăng năng suất làm việc thì đó là một chi phí hợp lý.

>>> Xem thêm:

• Nâng cao năng lực quản trị tài chính – Tháo gỡ nút thắt để các doanh nghiệp SME thuận buồm vay vốn
• Kích cầu tiêu dùng & cân bằng chi phí: Chìa khóa tăng trưởng doanh nghiệp
• Quản trị rủi ro là gì? 4 bước quản trị rủi ro doanh nghiệp hiệu quả
• Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?

Kiểm soát chi phí cần dựa trên những yếu tố nào?

Để có được một quá trình kiểm soát chi phí hiệu quả, doanh nghiệp cần có một quá trình thực hiện kỹ lưỡng dựa trên nhiều yếu tố đo lường khác nhau. Các yếu tố đó chính là:

• Chiến lược kinh doanh

Chiến lược kinh doanh đóng vai trò định hướng cho các quyết định chi tiêu. Nếu doanh nghiệp hướng tới việc mở rộng hoặc phát triển mạnh, chi phí đầu tư sẽ cao hơn. Tuy nhiên, điều quan trọng là các khoản chi này cần phù hợp với mục tiêu dài hạn, tránh lãng phí.

• Mô hình kinh doanh

Tùy vào mô hình kinh doanh (bán lẻ, dịch vụ, sản xuất) mà cách quản lý chi phí sẽ khác nhau. Ví dụ, doanh nghiệp bán lẻ sẽ tập trung nhiều vào quản lý chi phí liên quan đến hàng tồn kho, vận chuyển và nhân sự. Ngược lại, mô hình dịch vụ có thể yêu cầu kiểm soát chi phí liên quan đến công nghệ và cơ sở hạ tầng.

• Chiến lược phát triển

Việc mở rộng quy mô hay thay đổi mô hình kinh doanh đều có thể tác động đến chi phí hoạt động. Một chiến lược phát triển rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp dự đoán và quản lý các chi phí này một cách hợp lý, đảm bảo doanh nghiệp không tiêu tốn quá mức cho các khoản đầu tư không cần thiết.

• Bối cảnh thực thi

Trong một bối cảnh kinh tế biến động, việc kiểm soát chi phí cần linh hoạt để thích ứng với những thay đổi từ thị trường. Việc cắt giảm chi phí một cách thái quá khi kinh tế suy thoái có thể khiến doanh nghiệp mất đi các cơ hội phát triển trong trường hợp thị trường phục hồi.

• Mục tiêu kiểm soát chi phí

Doanh nghiệp cần đặt ra các mục tiêu kiểm soát chi phí cụ thể như tối ưu hóa chi phí nhân sự, giảm chi phí cố định hay hạn chế các chi phí phát sinh. Việc thiết lập mục tiêu rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp có cơ sở để đánh giá hiệu quả của quá trình kiểm soát chi phí.

6 Khoản chi phí doanh nghiệp cần lưu ý khi thực hiện quá trình kiểm soát

Trong quá trình quản lý và kiểm soát chi phí, có những khoản chi doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để tránh những phát sinh không mong muốn:

Chi phí tiền lương nhân viên

Tiền lương nhân viên thường là khoản chi lớn nhất của doanh nghiệp, đặc biệt với những doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự đông đảo. Quản lý tiền lương và các chính sách phúc lợi nhân viên không chỉ giúp đảm bảo sự công bằng trong tổ chức mà còn ảnh hưởng đến khả năng giữ chân và thu hút nhân tài.

Chi phí vật tư

Vật tư là những tài sản tiêu hao cần thiết để vận hành công việc hàng ngày, bao gồm các vật dụng văn phòng như giấy, bút, thiết bị điện tử và nguyên vật liệu sản xuất. Những khoản chi này nếu không được quản lý tốt có thể dẫn đến lãng phí tài nguyên và gia tăng chi phí một cách không cần thiết.

Chi phí khấu hao tài sản cố định

Khấu hao tài sản cố định như máy móc, thiết bị văn phòng, phương tiện vận chuyển là một khoản chi dài hạn ảnh hưởng đến dòng tiền và lợi nhuận của doanh nghiệp. Việc không kiểm soát tốt khấu hao có thể khiến doanh nghiệp chịu tổn thất do tài sản xuống cấp hoặc không còn sử dụng được.

Thuế và lệ phí

Thuế và các khoản lệ phí là nghĩa vụ pháp lý mà doanh nghiệp phải tuân thủ, nhưng việc quản lý không hiệu quả có thể dẫn đến chi phí phạt cao hoặc mất các cơ hội ưu đãi thuế. Việc không nắm bắt rõ các quy định pháp lý liên quan đến thuế và lệ phí cũng có thể khiến doanh nghiệp chịu rủi ro về tài chính.

Chi phí dự phòng

Chi phí dự phòng là khoản tiền được giữ lại để ứng phó với các tình huống khẩn cấp hoặc những biến cố bất ngờ có thể xảy ra, như sự cố thiết bị, hỏa hoạn, thiên tai hoặc khủng hoảng kinh tế. Đây là một phần quan trọng của kế hoạch tài chính giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định trong các tình huống bất ngờ.

Chi phí khác

Các khoản chi phí khác bao gồm chi phí hội nghị, sự kiện, công tác phí, phúc lợi lao động hoặc các chi phí liên quan đến việc mở rộng hoặc tái cấu trúc doanh nghiệp. Đây là những khoản chi không thường xuyên, nhưng nếu không kiểm soát tốt có thể gây ảnh hưởng lớn đến ngân sách của doanh nghiệp.

>>Mời bạn xem thêm: Doanh nghiệp cần làm gì để kiểm soát chi phí đẩy trong lạm phát?

5 Giải pháp kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp hạn chế tổn thất

Không bỏ qua các báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tài chính một cách tổng thể và chi tiết. Thông qua báo cáo này, doanh nghiệp có thể nắm bắt được các khoản thu, chi, lợi nhuận, và các khoản nợ. Việc thường xuyên phân tích báo cáo tài chính sẽ giúp doanh nghiệp:

• Phát hiện sai sót sớm, kịp thời điều chỉnh và tránh những tổn thất không đáng có.
• Tối ưu chi phí, giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện để đưa ra quyết định cắt giảm hoặc điều chỉnh chi phí hợp lý.
• Định hướng chiến lược, tạo cơ sở để xây dựng các chiến lược phát triển dài hạn.

Lập ngân sách cụ thể – chi tiết – chỉn chu

Ngân sách là cơ sở giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí một cách có hệ thống. Việc lập ngân sách cụ thể, chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng chi tiêu vượt mức hoặc không kiểm soát được các khoản phát sinh.

Tối ưu hóa, kiểm soát chi phí nhân sự

Chi phí nhân sự chiếm phần lớn ngân sách của nhiều doanh nghiệp. Việc tối ưu hóa công tác quản lý nhân sự thông qua các phần mềm quản lý nhân sự hoặc các giải pháp tự động hóa có thể giúp giảm thiểu chi phí mà vẫn duy trì hiệu suất làm việc.

Cân nhắc chính sách nới lỏng và thắt chặt tài sản

Việc quản lý tài sản trong doanh nghiệp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí. Doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá tình hình sử dụng tài sản để có thể điều chỉnh linh hoạt các chính sách:

• Nới lỏng hoặc thắt chặt tài sản: Nếu doanh nghiệp đang sở hữu các tài sản không sử dụng đến, việc giữ lại chỉ làm tăng thêm chi phí bảo trì và khấu hao. Ngược lại, việc thiếu hụt tài sản có thể gây gián đoạn hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh. Do đó, việc nới lỏng hoặc thắt chặt đầu tư vào tài sản cần dựa trên nhu cầu thực tế.
• Tối ưu hóa sử dụng tài sản: Doanh nghiệp có thể xem xét việc thuê hoặc chia sẻ tài sản với các đối tác kinh doanh thay vì đầu tư mua sắm toàn bộ. Điều này giúp giảm bớt gánh nặng về vốn đầu tư và chi phí bảo trì trong dài hạn.

Ứng dụng công nghệ và áp dụng các giải pháp chuyên nghiệp

Công nghệ hiện đại đóng vai trò then chốt trong việc giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Đặc biệt, trong bối cảnh kinh doanh đầy biến động, việc sử dụng các phần mềm quản lý tài chính và dòng tiền không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa nguồn lực.

Phần mềm quản lý dòng tiền như FinanBook là một công cụ không thể thiếu trong việc giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát các hoạt động tài chính một cách tự động và chính xác với các điểm mạnh như:

Quản lý tập trung toàn bộ nguồn tiền: Với FinanBook, bạn có thể quản lý tất cả dòng tiền từ nhiều tài khoản ngân hàng khác nhau một cách dễ dàng. Không còn phải lo lắng về việc theo dõi và kiểm soát các tài khoản rời rạc, FinanBook giúp bạn quản lý dòng tiền tập trung và hiệu quả.

Dự báo và tối ưu dòng tiền tương lai: FinanBook cung cấp tính năng dự báo dòng tiền, cho phép bạn nhận được các cảnh báo kịp thời về những biến động trong tương lai. Điều này giúp bạn chủ động trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh chiến lược, tối ưu hóa dòng tiền và tránh những rủi ro không đáng có.

Nắm rõ mọi biến động dòng tiền: Mọi giao dịch tài chính được FinanBook ghi chép và phân loại chi tiết, giúp bạn nắm bắt được toàn bộ các biến động dòng tiền một cách chính xác. Bạn sẽ dễ dàng theo dõi dòng tiền ra vào, đảm bảo rằng không có bất kỳ khoản thu-chi nào bị bỏ sót.

Báo cáo tài chính tập trung – Mọi lúc, mọi nơi: Với tính năng báo cáo tài chính chi tiết và trực quan, bạn có thể nắm bắt toàn bộ tình hình thu-chi của doanh nghiệp chỉ với vài thao tác đơn giản. FinanBook giúp bạn nhận định cơ hội tăng trưởng, tối ưu hóa chi phí và điều chỉnh chiến lược tài chính một cách hiệu quả.

Tự động đối soát ngân hàng: FinanBook tự động đối soát với các giao dịch ngân hàng, đảm bảo báo cáo tài chính chính xác và minh bạch. Mọi giao dịch được phân loại rõ ràng, giúp doanh nghiệp tránh thất thoát và dễ dàng kiểm soát tài chính.

Không lo mất chứng từ: Các chứng từ, hóa đơn được lưu trữ trực tuyến trên FinanBook, giúp bạn dễ dàng quản lý và đối soát nhanh chóng. Bạn không còn phải lo lắng về việc mất chứng từ hay hóa đơn, mọi tài liệu quan trọng đều được bảo mật và lưu trữ an toàn trên nền tảng số.

Nhờ vào các giải pháp kiểm soát chi phí như phân tích báo cáo tài chính, lập ngân sách cụ thể, tối ưu hóa chi phí nhân sự và ứng dụng công nghệ, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa các tổn thất không mong muốn. Kiểm soát chi phí không chỉ là một nhiệm vụ thường ngày mà còn là một chiến lược dài hạn giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong thị trường cạnh tranh hiện nay.

Mời bạn xem thêm:

Quản lý tài chính hiệu quả nhiều chi nhánh và ngành hàng: Bài học từ chuỗi cửa hàng Grandma Lu

Chủ động nắm quyền quản lý tài chính – Bước đi vững chắc cho các doanh nghiệp SMEs thời đại số