Quản lý tài chính hiệu quả nhiều chi nhánh và ngành hàng: Bài học từ chuỗi cửa hàng Grandma Lu

Tập thứ 2 của chuỗi poadcast “SME Talks” xoay quanh những kinh nghiệm, kiến thức, quy cách vận hành dành riêng cho doanh nghiệp SME đã chính thức lên sóng vào ngày 4/9 vừa qua. Chuỗi podcast được thực hiện bởi Finan – Nền tảng quản lý toàn năng cho doanh nghiệp và WISE – Sáng kiến hỗ trợ phụ nữ khởi nghiệp và kinh doanh với sự dẫn dắt của host Vanessa Phan – hiện đang là Founder & CEO của ANATICS Consulting Firm.

Trong tập phát sóng lần này, khách mời Lưu Thị Thu Hương, nhà sáng lập chuỗi khách sạn và nhà hàng bánh mì Grandma Lu, đã chia sẻ hành trình vượt qua các thách thức lớn để mở rộng kinh doanh. Chị Hương đã mở rộng từ một mô hình hostel nhỏ tại TP.HCM sau đại dịch Covid-19, phát triển thành chuỗi F&B nổi tiếng, đặc biệt thu hút rất nhiều khách nước ngoài. Câu chuyện của chị không chỉ dừng lại ở việc phát triển chi nhánh mà còn đề cập đến những vấn đề cốt lõi của doanh nghiệp, bao gồm quản lý tài chính, quản trị rủi ro và chiến lược mở rộng hợp lý.

Đầu tư, mở rộng thêm chi nhánh chỉ khi doanh nghiệp đủ “Thiên thời – Địa lợi – Nhân hòa”

Sau dịch Covid-19, chị Lưu Thị Thu Hương quyết định mở chi nhánh đầu tiên của Grandma Lu tại TP.HCM. Được truyền cảm hứng từ người bà của mình, chị đã khởi đầu từ mô hình hostel và dần phát triển thành chuỗi F&B được đông đảo thực khách, đặc biệt là khách nước ngoài yêu thích.

Theo chia sẻ của chị Lưu Thị Thu Hương, việc quyết định mở rộng chi nhánh của Grandma Lu là một bước đi đầy thận trọng và được cân nhắc kỹ lưỡng, dựa trên nguyên tắc “Thiên thời – Địa lợi – Nhân hòa”. Trong đó:

• Thiên thời – Nhu cầu thị trường: Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là trong ngành F&B và khách sạn, việc xác định nhu cầu thị trường là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất. Nếu không có đủ “cầu”, việc mở rộng chi nhánh sẽ đối mặt với rủi ro thua lỗ ngay từ đầu. Chị Hương đã nhận thấy tiềm năng lớn từ thị trường khách du lịch quốc tế sau khi Việt Nam mở cửa lại sau đại dịch, và đó là thời điểm thích hợp để phát triển.
• Địa lợi – Nội lực tài chính: Mở thêm chi nhánh đòi hỏi sự đầu tư tài chính lớn, không chỉ về việc thuê mặt bằng, cải tạo, mà còn về chi phí nhân sự và vận hành. Một tiềm lực tài chính mạnh mẽ là nền tảng để doanh nghiệp có thể vượt qua các biến động kinh tế không lường trước. Đối với Grandma Lu, việc tính toán kỹ lưỡng chi phí và nguồn thu từ chi nhánh đầu tiên đã tạo điều kiện cho chị Hương tự tin trong việc mở rộng.
• Nhân hòa – Nhân sự và quy trình vận hành: Một trong những sai lầm phổ biến của các doanh nghiệp SME khi mở rộng là không đủ chú trọng đến đội ngũ nhân sự và quy trình vận hành. Chị Hương nhấn mạnh rằng, một doanh nghiệp không chỉ cần sáng tạo mà còn phải ổn định, nhất quán trong cách thức vận hành. Các mô hình kinh doanh thành công không chỉ dựa vào đổi mới, mà còn vào sự đồng nhất trong việc vận hành từng chi nhánh, đặc biệt là khi quản lý từ xa.

Theo host Vanessa Phan, các chủ doanh nghiệp SME không nên quá cứng nhắc trong các mô hình kinh doanh. Thay vào đó, chúng ta có thể linh động để mở rộng thị trường, tiếp cận nhiều hơn các tệp khách hàng và quan trọng là đáp ứng được nhu cầu thì việc đầu tư hay mở rộng các chi nhánh sẽ có khả năng phát triển tối ưu.

Mời bạn xem lại toàn bộ nội dung Podcast “Quản lý tài chính hiệu quả nhiều chi nhánh và ngành hàng”:

Quản trị rủi ro: Bài học từ việc mở rộng thất bại

Chủ quan với quản trị rủi ro, Nhà sáng lập chuỗi khách sạn, nhà hàng bánh mì Grandma Lu đã phải đóng cửa chi nhánh thứ 2 khi đã mở được cửa hàng thứ 3. Chính vì vậy, theo chị Hương, doanh nghiệp cần suy nghĩ về rủi ro trước khi có ý định kiếm thêm tiền.

Chủ quan với quản trị rủi ro, đặc biệt khi doanh nghiệp đã bước đầu thành công, là một sai lầm mà chị Hương thừa nhận. Trước khi quyết định mở rộng, doanh nghiệp phải luôn nghĩ đến những tình huống xấu nhất có thể xảy ra, bao gồm các vấn đề về nhân sự, tài chính và thị trường. Chính vì vậy, quản trị rủi ro luôn được xem trọng và trở thành yếu tố đầu tiên mà các chủ doanh nghiệp nên cân nhắc khi quyết định mở rộng đầu tư.

Một yếu tố rủi ro khác là việc sử dụng đòn bẩy tài chính một cách thiếu thận trọng. Việc vay vốn để mở thêm chi nhánh có thể dẫn đến tình trạng “lấy khoản này lấp khoản kia”, gây ra áp lực tài chính và nợ nần cho doanh nghiệp. Do đó, khi quyết định sử dụng vốn vay, doanh nghiệp phải đảm bảo khả năng trả nợ và không làm ảnh hưởng đến dòng tiền vận hành hàng ngày. – Host Vanessa Phan chia sẻ.

Khi sở hữu nhiều chi nhánh, các doanh nghiệp cần xác định và phân tách rõ ràng các báo cáo PNL để tránh nhầm lẫn và thiếu minh bạch. Bởi lẽ, các chi nhánh sẽ khác nhau về cấu trúc chi phí cũng như các số liệu liên quan. Theo host Vanessa, chủ doanh nghiệp cần có quy tắc phân bổ chi phí, chia báo cáo theo các yếu tố như loại hình kinh doanh, chi nhánh/ cơ sở và đặc điểm của các chi nhánh. Điều quan trọng là chủ doanh nghiệp cần phân lớp các chi phí tương ứng với các loại mô hình, từ đó đánh giá được chi phí lỗ lãi của doanh nghiệp một cách khách quan hơn.

>>> Xem thêm: Quản lý rủi ro trong thu mua là gì? Cách giảm thiểu tốt nhất

Tận dụng công nghệ để quản lý tài chính minh bạch và hiệu quả

Sở hữu nhiều chi nhánh, cửa hàng, Granma Lu gặp rất nhiều khó khăn trong khâu kế toán và quản lý chi phí. Đa phần các tác vụ bóc tách chi phí, tính toán lợi nhuận đều được làm một cách thủ công, vừa mất nhiều thời gian, vừa không đảm bảo tính chính xác. Ngoài ra, các khoản danh thu từ các phần mềm bán hàng chỉ là doanh thu danh nghĩa, không phải tiền thực tế nên có rất nhiều bất cập.

Theo Vanessa Phan, doanh nghiệp cần tận dụng công nghệ và các phần mềm quản lý để tự động hóa quy trình quản lý tài chính. Những phần mềm này có thể giúp doanh nghiệp quản lý một cách toàn diện, từ việc bóc tách doanh thu, chi phí của từng chi nhánh cho đến việc phân lớp các khoản lãi lỗ theo từng mô hình kinh doanh.

Dán nhãn và tách bạch doanh thu giữa các chi nhánh là yếu tố quan trọng giúp báo cáo tài chính trở nên minh bạch hơn. Điều này không chỉ giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng theo dõi từng chi nhánh mà còn giúp họ đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp với từng loại hình.

Ngoài ra, công nghệ cũng hỗ trợ doanh nghiệp phát hiện các vấn đề chênh lệch doanh thu hoặc sai sót trong báo cáo một cách nhanh chóng, từ đó đưa ra các biện pháp sửa đổi kịp thời. Đây là lý do vì sao các doanh nghiệp ngày nay không thể bỏ qua việc sử dụng các phần mềm quản lý hiện đại trong quá trình vận hành.

Quản lý tài chính hiệu quả khi sở hữu nhiều chi nhánh và ngành hàng là một thách thức lớn đối với bất kỳ doanh nghiệp SME nào. Để thành công, các chủ doanh nghiệp cần phải đảm bảo ba yếu tố Thiên thời – Địa lợi – Nhân hòa, quản trị rủi ro một cách thận trọng và tận dụng công nghệ để quản lý tài chính minh bạch, chính xác. Những bài học từ hành trình của Grandma Lu là minh chứng cho việc chỉ khi có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, việc mở rộng chi nhánh mới có thể mang lại thành công bền vững.

Mời chủ doanh nghiệp cùng đón chờ tập 3 – số phát sóng tiếp theo của series podcast SME Talks vào thứ 4, ngày 18/09 để thấu hiểu dòng tiền, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và thịnh vượng nhé!

>>> Xem thêm:

Đầu tư mở rộng kinh doanh – bao nhiêu tiền là đủ?

FinanBook – Giải pháp quản lý dòng tiền thông minh chính thức ra mắt