5 Chiến lược hoàn hảo giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay, việc kiểm soát chi phí là điều tất yếu để doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận và duy trì sự phát triển bền vững. Theo thống kê từ Deloitte, các doanh nghiệp áp dụng quy trình kiểm soát chi phí chặt chẽ có thể giảm tới 25-30% chi phí không cần thiết mỗi năm. Với bài viết này, Finan sẽ đem đến cho các chủ doanh nghiệp 5 chiến lược hoàn hảo giúp kiểm soát chi phí hiệu quả, giảm thiểu rủi ro tài chính, đồng thời cải thiện hoạt động quản lý và tăng trưởng lâu dài.

>>Mời bạn xem thêm: Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?

Kiểm soát chi phí là gì? Vì sao doanh nghiệp cần kiểm soát chi phí?

Kiểm soát chi phí là quy trình giám sát và tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực tài chính để đảm bảo rằng doanh nghiệp không chi tiêu quá mức và phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Điều này bao gồm việc lên kế hoạch tài chính, phân tích các nguồn thu chi và điều chỉnh kịp thời khi phát sinh các yếu tố mới.

Theo một nghiên cứu của McKinsey, các doanh nghiệp có quy trình quản lý chi phí tốt thường tiết kiệm được tới 15% chi phí vận hành so với các doanh nghiệp chưa tối ưu hóa quản lý tài chính. Điều này không chỉ giúp tăng lợi nhuận mà còn tạo điều kiện để doanh nghiệp đầu tư vào những lĩnh vực chiến lược hơn như công nghệ, marketing hoặc nghiên cứu và phát triển sản phẩm.

Tầm quan trọng của việc kiểm soát chi phí với doanh nghiệp

Việc kiểm soát chi phí đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, đặc biệt là trong những thời kỳ kinh tế bất ổn. Việc này còn giúp cải thiện dòng tiền, giảm thiểu rủi ro và tạo ra sự linh hoạt cần thiết để đối phó với các biến động trong môi trường kinh doanh. Có thể thấy rằng, kiểm soát chi phí tốt sẽ giúp doanh nghiệp:

• Tăng khả năng tồn tại và phát triển: Theo báo cáo từ Harvard Business Review, các doanh nghiệp thường xuyên đánh giá và kiểm soát chi phí tốt có khả năng tồn tại cao gấp 2,5 lần trong các giai đoạn suy thoái kinh tế so với những doanh nghiệp không kiểm soát tốt chi phí.
• Cải thiện dòng tiền: Kiểm soát chi phí giúp tối ưu hóa dòng tiền, theo dõi chi tiêu và điều chỉnh kịp thời. Doanh nghiệp kiểm soát chi phí tốt duy trì dòng tiền ổn định hơn, giảm nợ và tăng khả năng thanh khoản, từ đó phát triển bền vững.
• Giảm thiểu rủi ro và tăng cường linh hoạt: Hệ thống kiểm soát chi phí tốt giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện sai sót, tránh thất thoát và linh hoạt tái phân bổ nguồn lực.
• Tăng khả năng cạnh tranh: Doanh nghiệp kiểm soát chi phí tốt có lợi thế cạnh tranh, cung cấp sản phẩm với chi phí thấp hơn mà vẫn duy trì lợi nhuận, tạo lợi thế trên thị trường.

>>> Xem thêm: Lợi nhuận hay dòng tiền? Doanh nghiệp cần ưu tiên yếu tố nào?

Các chỉ số cần lưu ý khi kiểm soát chi phí doanh nghiệp

Khi kiểm soát chi phí doanh nghiệp, có một số chỉ số quan trọng cần theo dõi để đảm bảo hiệu quả và duy trì sự ổn định tài chính:

1. Tỷ lệ chi phí trên doanh thu: Đây là chỉ số cơ bản giúp doanh nghiệp biết được mức chi phí so với doanh thu tạo ra. Tỷ lệ này càng thấp càng tốt, vì điều đó có nghĩa là doanh nghiệp đang chi tiêu ít hơn so với mức doanh thu kiếm được.
2. Chi phí cố định và chi phí biến đổi: Phân tích kỹ lưỡng chi phí cố định (như tiền thuê, lương nhân viên) và chi phí biến đổi (nguyên liệu, vận chuyển). Quản lý chặt chẽ chi phí biến đổi sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa ngân sách linh hoạt theo tình hình kinh doanh thực tế.
3. Chi phí hoạt động (OPEX): Chi phí hoạt động bao gồm tất cả các khoản chi tiêu hàng ngày để duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Theo dõi chi phí OPEX giúp doanh nghiệp nhận ra những khoản chi tiêu không cần thiết và cắt giảm để tối ưu hóa lợi nhuận.
4. Tỷ suất lợi nhuận gộp (gross profit margin): Chỉ số này cho biết doanh nghiệp kiếm được bao nhiêu lợi nhuận sau khi trừ đi chi phí sản xuất. Tỷ suất này cao chứng tỏ doanh nghiệp kiểm soát chi phí sản xuất tốt và có khả năng tạo lợi nhuận.
5. Tỷ lệ lợi nhuận ròng (net profit margin): Đây là chỉ số quan trọng đánh giá lợi nhuận thực tế của doanh nghiệp sau khi trừ hết các chi phí liên quan. Tỷ lệ lợi nhuận ròng càng cao, doanh nghiệp càng hoạt động hiệu quả và quản lý chi phí tốt.
6. Vòng quay hàng tồn kho (inventory turnover ratio): Vòng quay hàng tồn kho đo lường mức độ doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Chỉ số này giúp xác định doanh nghiệp có giữ hàng tồn quá nhiều dẫn đến chi phí cao hay không.
7. Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu (debt-to-equity ratio) Chỉ số này phản ánh mức độ doanh nghiệp sử dụng nợ để tài trợ cho hoạt động. Tỷ lệ này quá cao cho thấy doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào nợ và có thể gặp rủi ro tài chính nếu không quản lý tốt.
8. Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (return on investment – ROI) ROI giúp đo lường hiệu quả của các khoản đầu tư mà doanh nghiệp đã thực hiện. Chỉ số này càng cao, doanh nghiệp càng chứng tỏ hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực và kiểm soát chi phí đầu tư.

5 Chiến lược hoàn hảo giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả

Xây dựng mục tiêu rõ ràng

Việc xây dựng mục tiêu tài chính rõ ràng và cụ thể là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả. Mục tiêu cần phải đo lường được, liên quan đến từng bộ phận và phù hợp với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp. Theo tạp chí Forbes nhận định, các doanh nghiệp đặt mục tiêu tài chính cụ thể và bám sát các chỉ số đo lường thường tiết kiệm được tới 20% chi phí hàng năm.

Lập ngân sách chi tiết

Ngân sách chi tiết giúp doanh nghiệp phân bổ chi tiêu một cách hợp lý. Khi có ngân sách cụ thể cho từng dự án, doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm soát chi phí trong khuôn khổ cho phép. Thêm vào đó, các chi phí phát sinh cũng được theo dõi và kiểm soát, đảm bảo không vượt quá mức đã được phê duyệt. Do đó, một kế hoạch ngân sách chi tiết sẽ hỗ trợ doanh nghiệp duy trì sự ổn định tài chính và tăng trưởng bền vững.

>>Mời bạn xem thêm: Doanh nghiệp cần làm gì để kiểm soát chi phí đẩy trong lạm phát?

Tiến hành theo dõi, phân tích chặt chẽ và dự báo chi phí thường xuyên

Theo dõi, phân tích chặt chẽ và dự báo chi phí thường xuyên là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền và tối ưu hóa nguồn lực. Việc theo dõi chi phí giúp phát hiện kịp thời các khoản chi tiêu không hợp lý, hỗ trợ nhận diện các lĩnh vực cần điều chỉnh hoặc đầu tư thêm. Dự báo chi phí chính xác giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính hiệu quả, tránh rủi ro tiềm ẩn và tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể duy trì sự minh bạch, kiểm soát tài chính tốt cho chính mình.

Thiết lập, đo lường và theo dõi chỉ số chi phí

Xác định các chỉ số hiệu suất chính liên quan đến chi phí và theo dõi chúng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của các hoạt động chi tiêu. Việc thiết lập và đo lường các chỉ số cho phép doanh nghiệp theo dõi tiến độ và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết để cải thiện kiểm soát chi phí. Các chỉ số này cũng giúp doanh nghiệp xác định các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí và tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính.

Đẩy mạnh công nghệ, nâng cao tự động hóa kiểm soát chi phí

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, việc sử dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến để quản lý dòng tiền, tài chính và kiểm soát chi phí không chỉ là một sự lựa chọn mà còn là một nhu cầu thiết yếu đối với mọi doanh nghiệp. Sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt và môi trường kinh doanh biến động liên tục khiến các doanh nghiệp cần phải có các công cụ quản lý tài chính chuyên nghiệp để duy trì hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững.

FinanBook là một giải pháp công nghệ hàng đầu giúp doanh nghiệp giải quyết tất cả những thách thức này một cách hiệu quả. Sử dụng FinanBook, doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa việc kiểm soát chi phí mà còn nâng cao toàn diện khả năng quản lý tài chính, đảm bảo sự phát triển bền vững trong một môi trường kinh doanh đầy thách thức nhờ các tính năng nổi bật như:

Tối ưu dòng tiền

• Quản lý tập trung toàn bộ nguồn tiền: Kiểm soát mọi giao dịch tài chính từ một nơi, không còn phải quản lý nhiều tài khoản ngân hàng khác nhau.
• Dự báo và tối ưu dòng tiền tương lai: Nhận cảnh báo kịp thời về tình hình tài chính, giúp chủ động ra quyết định kinh doanh.
• Nắm rõ mọi biến động dòng tiền: Ghi chép và phân loại chi tiết, giúp kiểm soát dòng tiền chặt chẽ, giảm thiểu rủi ro.

Kế toán thu chi

• Báo cáo tài chính tập trung, mọi lúc mọi nơi: Dễ dàng theo dõi và quản lý thu chi, nhận định cơ hội tăng trưởng và tiết kiệm chi phí.
• Tự động đối soát ngân hàng: Đảm bảo báo cáo chính xác, phân loại giao dịch rõ ràng, tránh thất thoát.
• Không lo mất chứng từ: Lưu trữ hoá đơn và chứng từ trực tuyến, rút ngắn thời gian đối soát và nâng cao hiệu quả quản lý.

Thu nợ thông minh

• Tạo và gửi hóa đơn trong tích tắc: Gửi hóa đơn nhanh chóng qua Email, Zalo, giúp thu hồi công nợ hiệu quả.
• Tự động nhắc nợ thông minh: Gửi lời nhắc thanh toán tinh tế, đúng giờ, đảm bảo thanh toán kịp thời và thuận tiện.
• Nhận tiền và gạch nợ tức thì: Chấp nhận mọi phương thức thanh toán trực tuyến, tối ưu hóa quá trình thu nợ.

Ngân hàng vạn năng

• Tích hợp và tự động hóa giao dịch: Đối chiếu giao dịch với tài khoản ngân hàng và quỹ một cách chính xác, tự động.
• Tài khoản vạn năng: Tạo tài khoản con với số tài khoản riêng biệt, quản lý dòng tiền đơn giản và hiệu quả hơn.
• Không phí ngân hàng: Miễn phí tạo tài khoản, chuyển khoản và thanh toán với hơn 40 ngân hàng thuộc hệ thống NAPAS.

Kiểm soát chi phí đóng vai trò then chốt trong việc duy trì sự ổn định tài chính và thúc đẩy tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng các chiến lược kiểm soát chi phí hiệu quả, doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa nguồn lực mà còn gia tăng lợi nhuận một cách đáng kể. Để đạt hiệu quả tối đa, việc sử dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến như FinanBook sẽ giúp nâng cao khả năng quản lý tài chính toàn diện, mang lại sự minh bạch và hiệu quả vượt trội cho quá trình vận hành doanh nghiệp.