Hướng dẫn xử lý và quản lý phiếu mua hàng
Phiếu mua hàng sẽ giúp chủ doanh nghiệp có thể theo dõi hoạt động mua hàng thông qua việc lập các phiếu mua hàng, đồng thời ghi nhận lại số tiền phải trả hoặc đã quá hạn thanh toán cho nhà cung cấp từ đó có thể theo dõi và lên kế hoạch thanh toán.
Trong bài viết này, FinanBook sẽ hướng dẫn bạn xử lý và quản lý phiếu mua hàng được hiệu quả nhất.
Tại màn hình tổng quan, bạn chọn Mua hàng (1) > Đơn mua hàng (2) để truy cập vào trang quản lý phiếu mua hàng.
1. Tổng quan danh sách đơn mua hàng
Xem nhanh tổng số tiền mua hàng cần thanh toán, đã quá hạn và chưa đến hạn thanh toánđể bạn có thể cân đối và lên kế hoạch thanh toán.
- Tổng phải trả: Là tổng số tiền đơn mua hàng bạn cần thanh toán bao gồm đơn mua hàng đến hạn thanh toán và chưa đến hạn thanh toán.
- Đã quá hạn: Là tổng tiền các đơn mua hàng chưa được thanh toán và đã quá thời hạn thanh toán cần được theo dõi và cân đối thanh toán.
- Chưa đến hạn: Là tổng tiền các đơn mua hàng cần thanh toán nhưng chưa đến hạn.
2. Tìm kiếm đơn mua hàng
Tìm kiếm nhanh đơn mua hàng bằng cách tìm theo mã hóa đơn, tên nhà cung cấp hoặc ghi chú đơn hàng.
3. Lọc đơn mua hàng
- Trạng thái: Lọc theo trạng thái đơn mua hàng cần xem, ví dụ bạn cần lọc để xem những đơn đang quá hạn hoặc thanh toán 1 phần để lên kế hoạch thanh toán thì bạn vào Trạng thái (1) >chọn trạng thái muốn xem (2), sau đó bấm Lọc (3) để lọc.
- Ngày giao dịch: Lọc đơn mua hàng theo thời gian tạo phiếu. Ngoài các tùy chọn sẵn có (Hôm nay, Hôm qua, Tháng này, Tháng trước, 30 ngày gần nhất), bạn cũng có thể chọn theo khoảng thời gian mà mình muốn xem bằng cách chọn vào Ngày giao dịch (1) > chọn ngày bắt đầu và kết thúc (2) > bấm OK (3) để lọc.
- Hạn thanh toán: Lọc đơn mua hàng đến hạn thanh toán. Ngoài các tùy chọn sẵn có (Hôm nay, Hôm qua, Tháng này, Tháng trước, 30 ngày gần nhất), bạn cũng có thể chọn theo khoảng thời gian mà mình muốn xem bằng cách chọn vào Hạn thanh toán (1) > chọn ngày bắt đầu và kết thúc (2) > bấm OK (3) để lọc.
4. Chỉnh sửa đơn mua hàng
- Chi tiết đơn: Để xem chi tiết đơn mua hàng, bạn chọn vào Chi tiết (1) để xem.
- Sửa đơn mua hàng: Để sửa lại đơn mua hàng, bạn chọn vào Chi tiết đơn cần sửa (1) > Sửa (2)
Tại trang sửa đơn hàng, bạn có thể sửa lại thông tin như:
- Khách hàng (1): Thay đổi lại thông tin Khách hàng hoặc Nhà cung cấp.
- Ngày tạo (2): Thay đổi lại ngày tạo đơn.
- Hạn thanh toán (3): Thay đổi lại ngày đến hạn thanh toán.
- Cài đặt thuế (4): Thay đổi lại cài đặt thuế.
- Thông tin sản phẩm (5): Sửa tên, thuế, số lượng, đơn giá của sản phẩm.
- Xóa sản phẩm (6): Xóa sản phẩm khỏi đơn mua hàng nếu sản phẩm đó bạn không có nhu cầu nhập nữa.
- Thêm sản phẩm (7): Thêm sản phẩm mới vào đơn mua hàng nếu bạn cần nhập thêm sản phẩm.
- Chi nhánh (8): Thay đổi chi nhánh mua hàng.
- Thanh toán cho (9): Thay đổi thông tin thanh toán đơn mua hàng.
Sau khi đã chỉnh sửa lại thông tin đơn mua hàng, bạn chọn Xác nhận (10) để lưu lại.
5. In đơn mua hàng
- Để in đơn mua hàng, bạn tích chọn vào đơn bạn cần in (1), chọn In (2) để in.
6. Xóa đơn mua hàng
Để xóa đơn mua hàng, bạn tích chọn vào đơn bạn cần xóa (1), chọn Xóa (2) để xóa.
7. Thanh toán nhanh đơn mua hàng
Để thanh toán nhanh với những đơn mua hàng Đã quá hạn thanh toán hoặc Chưa thanh toán, bạn chọn vào Thanh toán (1) > Điền thông tin khoản chi (2) > Xác nhận (3) để thanh toán.
8. Sao chép đơn mua hàng
Để sao chép đơn mua hàng, bạn chọn vào ⋮ (1) > Sao chép (2) để sao chép đơn.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn có thể quản lý phiếu mua hàng được hiệu quả, từ đó có thể theo dõi hoạt động mua hàng của doanh nghiệp được chặt chẽ hơn.
Chúc bạn thao tác thành công!