Thương mại điện tử: Cách xuất hóa đơn điện tử nhanh & chính xác nhất

Trong bối cảnh thương mại điện tử (TMĐT) phát triển với tốc độ như vũ bão, việc quản lý hóa đơn điện tử trở nên cực kỳ quan trọng đối với các doanh nghiệp kinh doanh trên các sàn TMĐT. Để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong kinh doanh, hãy cùng Finan tìm hiểu rõ cách sử dụng hóa đơn điện tử đúng cách cũng như làm thế nào để xuất hóa đơn tự động nhanh chóng và chính xác nhất!

>>Mời bạn xem thêm: Kinh doanh Online & bài toán Thuế: Đừng để bị phạt oan!

1. Giới thiệu về hóa đơn điện tử khi kinh doanh trên sàn thương mại điện tử

1.1. Khái niệm và tầm quan trọng của hóa đơn điện tử

Theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC:

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử là chứng từ quan trọng ghi nhận giao dịch bán hàng trên các sàn thương mại điện tử. Nó giúp doanh nghiệp quản lý doanh thu một cách minh bạch và hiệu quả hơn, đồng thời đáp ứng yêu cầu của pháp luật.

1.2. Quy định về hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp kinh doanh trên TMĐT

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc đối với các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, và các đối tượng liên quan khác tại Việt Nam kể từ ngày 01/7/2022. Cũng tại phiên chất vấn Quốc hội chiều 4/6/2024, Thủ tướng Phạm Minh Chính đã yêu cầu Bộ Tài chính sớm trình Chính phủ sửa quy định về áp dụng hóa đơn điện tử với các giao dịch TMĐT, livestream.

Giai đoạn sắp tới, khi bán hàng trên sàn TMĐT, doanh nghiệp phải xuất thêm hóa đơn để so chiếu từng đơn hàng bán ra trên sàn. Như vậy, các đơn vị kinh doanh online cần nắm rõ các quy định về Thuế cũng như hóa đơn điện tử để chủ động thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, tránh tình trạng bị phạt và truy thu một con số không hề nhỏ như nhiều nhà bán hàng đang gặp phải.

2. Quy định mới về xuất hóa đơn khi kinh doanh thương mại điện tử

Theo quy định cũ, các doanh nghiệp kinh doanh khi xuất hóa đơn phải đóng mức thuế 1.000 VNĐ/hóa đơn. Điều này dẫn đến chi phí rất lớn cho doanh nghiệp, gây tốn kém và phức tạp trong quá trình quản lý hóa đơn và thuế.

Từ tháng 7/2023, luật mới đã được áp dụng, giúp giảm chi phí đóng xuất hóa đơn cho doanh nghiệp. Theo quy định mới, các doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với mức phí từ 100 – 300 VNĐ/hóa đơn. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể chi phí cho doanh nghiệp, tự động và đáp ứng đúng theo quy định pháp luật của nhà nước.

Tuy nhiên, không phải tất cả các doanh nghiệp đều có thể áp dụng quy định mới mà chỉ một số ngành nghề đặc thù và có số lượng đơn hàng lớn mới được áp dụng mức phí này. Bên cạnh đó, quy định mới này yêu cầu doanh nghiệp bắt buộc xuất hóa đơn riêng cho từng đơn hàng, không được xuất gộp. Hóa đơn cũng phải được xuất trong ngày, không được để qua ngày khác.

>>Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn cách tra cứu mã số thuế doanh nghiệp mới nhất

3. Rủi ro cho doanh nghiệp kinh doanh online không xuất hóa đơn điện tử

3.1. Nguy cơ vi phạm pháp luật

• Xử phạt nặng: Việc không xuất hóa đơn điện tử có thể dẫn đến vi phạm quy định pháp luật về thuế, gây ra thiệt hại lớn cho doanh nghiệp. Các doanh nghiệp vi phạm có thể bị xử phạt nặng bởi cơ quan thuế, bao gồm phạt tiền và các biện pháp hành chính khác.
• Truy thu thuế: Cơ quan thuế có thể tiến hành kiểm tra và truy thu số thuế chưa nộp, dẫn đến việc doanh nghiệp phải chịu thêm chi phí tài chính không mong muốn.

3.2. Mất uy tín và tin tưởng từ khách hàng

Thiếu minh bạch trong giao dịch làm giảm uy tín của doanh nghiệp cũng như lòng tin của khách hàng. Bên cạnh đó, một số khách hàng có thể yêu cầu hóa đơn để làm chứng từ thanh toán và khai báo thuế. Không cung cấp hóa đơn có thể khiến khách hàng từ chối thanh toán hoặc yêu cầu bồi thường.

3.3. Khó khăn trong quản lý và báo cáo thuế

Việc không có hóa đơn điện tử gây khó khăn hơn trong việc quản lý doanh thu, quản lý tài chính và kế toán cũng như trong quá trình làm việc với cơ quan thuế. Bên cạnh đó, dễ dẫn đến sai sót trong việc lập báo cáo thuế, doanh nghiệp có nguy cơ bị phạt do sai sót trong khai báo thuế.

>>Mời bạn xem thêm: Thuế doanh nghiệp: Định nghĩa, cách tính thuế theo quy mô cùng thời hạn nộp

4. Quy trình xuất hóa đơn truyền thống

Khi doanh nghiệp kinh doanh trên nhiều sàn TMĐT, quy trình xuất hóa đơn trở nên khá phức tạp và tốn nhiều thời gian, nguồn lực. Việc xuất hóa đơn điện tử yêu cầu:

• Mở từng trang web bán hàng: Để thu thập thông tin đơn hàng, người bán phải mở từng trang web TMĐT mà mình đang kinh doanh.
• Truy cập phần đơn hàng: Vào phần đơn hàng của từng trang web để kiểm tra và tải xuống dữ liệu đơn hàng.
• Xử lý dữ liệu: Xử lý dữ liệu từ các file tải xuống, lọc thủ công từng đơn hàng. Các đơn hàng có nhiều trạng thái khác nhau như đang giao, đã giao, hủy bỏ… nên cần phân loại rõ ràng.
• Tính toán chi phí: Tính chi phí xuất hóa đơn cho từng đơn hàng, loại bỏ các chi phí không cần thiết như voucher khuyến mại, phí sàn giao dịch…
• Xuất hóa đơn: Sau khi đã xử lý và tính toán xong, tiến hành xuất hóa đơn cho từng đơn hàng.

Quy trình xuất hóa đơn truyền thống trên các sàn TMĐT là một công việc đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và dễ xảy ra sai sót. Để giải quyết những khó khăn này và tối ưu nguồn lực, các doanh nghiệp cần một giải pháp tự động hóa hiệu quả.

>>Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn đóng thuế online đối với người kinh doanh

Giải pháp tự động xuất hóa đơn TMĐT từ Finan

Hiểu rõ những thách thức mà các doanh nghiệp trên các sàn TMĐT đang đối mặt, Finan mang đến giải pháp hỗ trợ tự động hóa quy trình xuất hóa đơn điện tử trên ba sàn TMĐT lớn nhất là Shopee, Lazada và TikTok Shop. Giải pháp từ Finan giúp tự động kéo dữ liệu toàn bộ đơn hàng về một giao diện duy nhất, xuất hóa đơn điện tử và ước tính thuế sàn tự động, nhanh chóng, đơn giản hóa quy trình, tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tính chính xác trong mọi giao dịch.

Tích hợp sàn TMĐT, đồng bộ đơn hàng

Giải pháp của Finan tích hợp ba sàn TMĐT phổ biến nhất là Shopee, Lazada và TikTok Shop vào một nền tảng duy nhất. Tất cả đơn hàng từ ba sàn này được đồng bộ về một giao diện, giúp việc quản lý trở nên dễ dàng và hiệu quả, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

Xuất hóa đơn sàn thương mại điện tử tự động

Hệ thống hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử để so chiếu từng đơn hàng bán ra trên TMĐT, giúp kế toán và chủ doanh nghiệp biết ngay đơn hàng đó phải trả bao nhiêu tiền VAT trong một giao dịch. Finan kết hợp với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, mở ra dịch vụ xuất hóa đơn điện tử với giá rẻ hơn 70% so với hóa đơn xuất bình thường, xuất từng hóa đơn ngay trong ngày với số lượng lớn.

Tải xuống dữ liệu và xuất báo cáo nhanh chóng

Hệ thống cho phép tải xuống toàn bộ dữ liệu đơn hàng, tự động lọc trạng thái đơn hàng đã hoàn thành và khấu trừ các chi phí không tính thuế như voucher khuyến mại, phí sàn giao dịch…, xuất báo cáo trực tiếp lên cơ quan thuế một cách nhanh chóng chỉ với 1 cú click. Chức năng này giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các báo cáo thuế định kỳ mà không tốn nhiều công sức.

Tự động tính toán giá hóa đơn và ước tính thuế

Finan tự động tính toán giá trị hóa đơn và ước tính thuế chi tiết cho mỗi đơn hàng theo quy định thuế hiện hành. Điều này đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ pháp luật và không phải lo lắng về sai sót trong việc nộp thuế, cũng như có thể dự tính được phần chi phí thuế đầu ra của doanh nghiệp.

Quy trình tự động và hoàn toàn miễn phí

Quy trình liên kết sàn thương mại điện tử, tự động kéo dữ liệu đơn hàng và ước tính thuế từ Finan hoàn toàn miễn phí. Điều này mang lại sự tiện lợi và hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực để tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Với sự phát triển mạnh mẽ của TMĐT trong làn sóng chuyển đổi số của thời đại, việc tuân thủ các quy định về thuế và hóa đơn điện tử không chỉ giúp các doanh nghiệp tránh được các khoản phạt mà còn xây dựng uy tín và sự tin tưởng dài lâu từ phía khách hàng và đối tác. Finan hy vọng bài viết trên đem lại những thông tin hữu ích cho quý doanh nghiệp khi kinh doanh trên sàn TMĐT!