Tối ưu quản lý cửa hàng tiện lợi với phần mềm thông minh

Trong thời đại công nghệ số, việc ứng dụng phần mềm thông minh vào quản lý cửa hàng tiện lợi đang trở thành xu hướng tất yếu. Không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình quản lý, phần mềm thông minh còn tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng cường hiệu quả vận hành. Bài viết dưới đây của Finan sẽ cung cấp những giải pháp tối ưu hóa hoạt động quản lý cửa hàng tiện lợi với phần mềm thông minh, giúp các doanh nghiệp bắt kịp xu hướng và phát triển bền vững.

>>Có thể bạn quan tâm: Chủ doanh nghiệp cần bao nhiêu kiến thức về thuế và tài chính để vận hành công ty?

1. Chi phí mở cửa hàng tiện lợi

Mở cửa hàng tiện lợi là xu hướng kinh doanh hiện đại được áp dụng phổ biến hiện nay. Các chuỗi cửa hàng như Winmart, Circle K và 7-Eleven đã tạo ra một thị trường cạnh tranh cao. Để mở một cửa hàng tiện lợi, bạn cần chuẩn bị các khoản chi phí sau:

Chi phí thuê mặt bằng
Chi phí thuê mặt bằng có thể dao động từ 150 triệu đến 300 triệu đồng mỗi năm, tùy thuộc vào vị trí và diện tích của cửa hàng. Mặt bằng đẹp, nằm ở khu dân cư đông đúc hoặc gần văn phòng, trường học sẽ thu hút nhiều khách hàng hơn.

Chi phí nhập hàng
Chi phí nhập hàng ban đầu khoảng 200 triệu đồng. Mặt hàng cần đa dạng từ đồ ăn, đồ uống đến mỹ phẩm, đồ dùng học tập và văn phòng phẩm. Nên tìm nguồn hàng phong phú, giá cả hợp lý và đảm bảo chất lượng để thu hút khách hàng quay lại.

Chi phí thiết bị và thiết kế cửa hàng
Chi phí cho các thiết bị và thiết kế cửa hàng có thể lên tới 200 triệu đồng. Bao gồm giá kệ trưng bày hàng hóa, bàn thu ngân, máy in hóa đơn, máy tính tiền, đầu đọc mã vạch, tủ lạnh, tủ mát, máy làm nước ngọt, camera an ninh và các thiết bị khác.

Chi phí thuê nhân viên
Nếu cửa hàng có quy mô trung bình trở lên, bạn cần thuê ít nhất 2 nhân viên, chi phí khoảng 10 triệu đến 15 triệu đồng mỗi tháng. Nếu tự bán hàng, bạn có thể tiết kiệm chi phí này.

Chi phí đăng ký kinh doanh
Hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh rất quan trọng, bao gồm giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm, giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy.

Chi phí dự phòng phát sinh
Cần dự trù một khoản chi phí cho các tình huống phát sinh không lường trước được để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.

>>Có thể bạn quan tâm: Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?

2. Kinh nghiệm kinh doanh cửa hàng, chuỗi cửa hàng

Lập kế hoạch trước khi mở cửa hàng
Bước đầu tiên và quan trọng nhất là lập kế hoạch chi tiết. Kế hoạch này bao gồm việc xác định nguồn hàng, nguồn vốn, trang thiết bị phục vụ kinh doanh, dự toán lãi lỗ và kế hoạch chi tiêu quản lý tài chính. Lập kế hoạch kỹ càng giúp bạn chuẩn bị tốt hơn và hạn chế rủi ro.

Đăng ký đủ các thủ tục kinh doanh
Cửa hàng tiện lợi cần có giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm và giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy. Hoàn tất các thủ tục này giúp cửa hàng hoạt động hợp pháp và tạo niềm tin cho khách hàng.

Lựa chọn mặt bằng phù hợp
Chọn mặt bằng ở nơi đông dân cư, gần trường học, bệnh viện hoặc công ty để thu hút khách hàng. Tránh mở cửa hàng gần chợ truyền thống hoặc trong ngõ cụt.

Lựa chọn nhà cung cấp uy tín
Chọn nguồn cung cấp có địa chỉ cụ thể và giấy kiểm chứng vệ sinh an toàn thực phẩm. Đến trực tiếp nhà cung cấp để đàm phán giá tốt nhất hoặc tham gia làm đại lý nhà phân phối.

Trang bị đầy đủ thiết bị cần thiết
Đầu tư vào giá kệ bày hàng, hệ thống ánh sáng, camera an ninh, máy in hóa đơn, đầu đọc mã vạch và phần mềm bán hàng. Sắp xếp hàng hóa khoa học và dễ tìm để khách hàng dễ dàng mua sắm.

3. Sổ Bán Hàng – Phần mềm quản lý bán hàng thông minh cho cửa hàng tiện lợi

Quản lý kinh doanh toàn diện Sổ Bán Hàng cung cấp quy trình quản lý kinh doanh chặt chẽ với các nhóm quản lý chính như:

• Quản lý sản phẩm: Dễ dàng đăng tải sản phẩm, quản lý hàng nghìn sản phẩm theo phân loại màu sắc và khối lượng, tìm kiếm sản phẩm theo danh mục và mã vạch, tạo combo sản phẩm hấp dẫn.
• Quản lý đơn hàng: Hạn chế sai sót đơn hàng, tìm kiếm và xem lịch sử đơn hàng theo thông tin khách hàng.
• Quản lý kho hàng: Quản lý số lượng xuất-nhập-tồn, kiểm soát nguyên vật liệu, cảnh báo tự động khi hàng sắp hết hoặc tồn nhiều, đồng bộ tồn kho từ các sàn thương mại điện tử.
• Quản lý nhân viên: Phân quyền và quản lý nhân viên theo vai trò, quản lý ca làm việc và tính doanh thu của từng nhân viên.
• Quản lý nhiều cửa hàng: Quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của nhiều cửa hàng chỉ trên một tài khoản và thiết bị di động.
• Hóa đơn bán hàng: Bán hàng và tính tiền bằng mã vạch sản phẩm, hóa đơn bán hàng chuyên nghiệp dễ dàng chia sẻ qua Zalo, Messenger, hỗ trợ in hóa đơn trên điện thoại và máy tính.

>>Mời bạn xem thêm: Khám phá hệ sinh thái Sổ Bán Hàng, 5 nhóm tính năng nổi bật

Chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp
Sổ Bán Hàng giúp quản lý hội thoại, tin nhắn và bình luận của khách hàng từ các nền tảng trực tuyến như Website, Zalo và Fanpage trên một giao diện duy nhất. Tính năng chat thông minh tự động chốt đơn, cài đặt tin nhắn tự động khi vắng mặt, truy cập thông tin và lịch sử mua hàng của khách hàng, dễ dàng chăm sóc và tạo các chương trình khuyến mãi cho khách hàng cũ. Phần mềm còn hỗ trợ tạo chương trình khách hàng thân thiết và tích điểm thành viên ngay trên ứng dụng.

Thanh toán và dịch vụ tài chính
Sổ Bán Hàng hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán, bao gồm thanh toán qua VietQR Pro, thẻ tín dụng/thẻ ghi nợ và các cổng thanh toán trực tuyến. Hóa đơn điện tử được thực hiện online, giúp tiết kiệm chi phí in ấn và dễ dàng tra cứu bất cứ lúc nào.

Báo cáo và phân tích chuyên sâu
Phần mềm Sổ Bán Hàng cung cấp các báo cáo thống kê đầy đủ và trực quan về doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Chủ kinh doanh có thể xem báo cáo định kỳ theo ngày, tuần, tháng và báo cáo công nợ theo khách hàng và nhà cung cấp. Phần mềm tự động tổng hợp thu-chi, công nợ và trích xuất file báo cáo chi tiết. Sổ Bán Hàng còn phân tích xu hướng bán hàng, mặt hàng bán chạy, giúp đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả.

4. Lợi ích của việc sử dụng Sổ Bán Hàng trong quản lý cửa hàng

Tăng cường hiệu quả hoạt động
Việc tự động hóa quy trình quản lý bằng Sổ Bán Hàng giúp giảm thiểu sai sót trong nhập liệu, kiểm kê và thanh toán, từ đó nâng cao độ chính xác và hiệu quả. Phần mềm thông minh giúp tối ưu hóa quy trình quản lý, từ việc nhập xuất hàng hóa, quản lý kho, đến thanh toán và dịch vụ khách hàng, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Sổ Bán Hàng hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán và tích hợp các chương trình khuyến mãi, giúp quá trình mua sắm của khách hàng nhanh chóng và tiện lợi hơn. Các chương trình khuyến mãi, giảm giá và thẻ thành viên được quản lý hiệu quả, giúp thu hút và giữ chân khách hàng.

Tối ưu hóa chi phí
Việc tự động hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý giúp giảm chi phí vận hành, từ chi phí nhân sự đến chi phí quản lý kho. Phần mềm giúp quản lý tồn kho hiệu quả, giảm thiểu tình trạng hàng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt, từ đó tối ưu hóa nguồn vốn lưu động của doanh nghiệp.

Việc sử dụng Sổ Bán Hàng trong chuỗi cửa hàng tiện lợi là giải pháp hiệu quả để tối ưu hóa quản lý, tiết kiệm chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Với các tính năng quản lý hàng hóa, bán hàng đa kênh và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, Sổ Bán Hàng giúp việc kinh doanh cửa hàng tiện lợi, chuỗi cửa hàng hiệu quả và phát triển bền vững.