Quy trình quản lý ngành xây dựng hiệu quả mới nhất

Rất nhiều các doanh nghiệp xây dựng hiện nay đang thực hiện quy trình thủ công, dẫn tới sự cồng kềnh và hiệu suất vận hành không cao. Trong làn sóng chuyển đổi số, các chủ đầu tư cần cập nhật những thay đổi mới, cải tiến hệ thống xây dựng của doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả hoạt động. Hãy cùng Finan tìm hiểu cách thức quản lý ngành xây dựng mới nhất trong bài viết dưới đây nhé!

>>Mời bạn xem thêm: Quản lý doanh nghiệp là gì? Cách quản lý doanh nghiệp hiệu quả

1. Quản lý trong ngành xây dựng bao gồm những gì?

Quản lý dự án nói chung và trong ngành xây dựng nói riêng là “chỉ đạo – điều phối nhân lực & vật lực trong suốt vòng đời của dự án bằng cách sử dụng các kỹ thuật quản lý hiện đại nhằm đạt được mục tiêu đã xác định trước về phạm vi, chi phí, thời gian & chất lượng”. (Theo Viện Quản lý Dự án – PMI)

Quản lý dự án xây dựng thường bao gồm việc lập kế hoạch, điều phối và thực hiện dự án để tạo ra các công trình, hạ tầng tùy theo mục đích sử dụng, có thể chia làm 4 loại dự án:

• Xây dựng và cải tạo nhà dân cư
• Xây dựng công nghiệp nặng
• Xây dựng thương mại và thể chế
• Kỹ thuật xây dựng

Công việc của các doanh nghiệp xây dựng sẽ tập trung vào các hoạt động như tư vấn – thiết kế, thi công – giám sát, nghiệm thu công trình nhằm giải quyết nhu cầu cơ sở hạ tầng trong đời sống như: siêu thị, bệnh viện, cao ốc, trường học,…

2. Vì sao doanh nghiệp cần có quy trình xây dựng hiệu quả?

Thực tế hiện nay nhiều doanh nghiệp xây dựng không có quy trình cụ thể hoặc quy trình không đầy đủ, dẫn đến việc công việc chồng chéo, dễ dẫn tới những sai sót trong hoạt động, tiến độ bị trì trệ, không có thang đo đánh giá hiệu suất công việc.

Đối với ngành xây dựng, có rất nhiều quy trình cần quản lý như: quy trình làm việc, quy trình thanh toán, quy trình quản lý kho, quy trình thi công, quy trình làm việc với khách hàng… Những quy trình này thường được triển khai theo phương pháp thủ công, khó đảm bảo được tính minh bạch và chính xác.

Việc quản lý quy trình xây dựng hiệu quả mang ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp:

Theo dõi tiến độ
Quản lý công việc và tiến độ hoàn thành dự án theo quy trình là căn cứ đánh giá tổng quát chất lượng của dự án. Việc theo dõi chặt chẽ tiến độ công trình giúp các nhà quản lý đảm bảo rằng mọi hoạt động xây dựng đều diễn ra theo kế hoạch, kiểm soát được những phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.

Đánh giá nguồn lực
Khi áp dụng quy trình quản lý rõ ràng và chuẩn mực, các chủ đầu tư không chỉ dựa vào các biểu mẫu đánh giá đơn lẻ và không thống nhất, mà có thể kiểm tra chất lượng của thiết kế thông qua các hợp đồng tư vấn thiết kế kiến trúc đã được ký kết. Quy trình này còn hỗ trợ việc lựa chọn nhà thầu hợp lý về giá cả và chất lượng, đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả của nhà thầu với yêu cầu và tiêu chuẩn của dự án.

Nâng cao năng suất
Việc quản lý quy trình xây dựng hiệu quả giúp nâng cao năng suất bằng cách tối ưu hóa thời gian, cũng như cải thiện phương pháp làm việc. Cải tiến liên tục và đào tạo bài bản cho nhân viên sẽ thúc đẩy năng suất, qua đó giảm thiểu chi phí và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Quản lý kho bãi, máy móc, nguyên vật liệu
Hệ thống hỗ trợ kiểm soát tình trạng của kho bãi, máy móc, tài sản, vật liệu, trang thiết bị thi công. Đồng thời kiểm soát các thay đổi theo thời gian thực, thu chi liên quan đến vật tư, trang bị thiết bị an toàn lao động, bảo hộ. Quản lý kho bãi chặt chẽ giúp đảm bảo nguyên vật liệu và máy móc sẵn sàng khi cần thiết, đồng thời giảm thiểu rủi ro hư hỏng và mất mát. Việc này giúp duy trì trật tự và hiệu quả trong quản lý tài nguyên, là cơ sở quan trọng để đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất.

Kiểm soát rủi ro
Quy trình tư vấn và đầu tư hệ thống giúp chủ đầu tư nắm được các hạng mục công việc để phát hiện sớm các vấn đề, cho phép điều chỉnh kịp thời nhằm tránh chậm trễ và đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn, đồng thời giảm thiểu các tác động tiêu cực có thể xảy ra, giúp hỗ trợ giải quyết những rủi ro trong quá trình thi công. Việc kiểm soát rủi ro tốt giúp bảo vệ dự án khỏi các vấn đề pháp lý, an toàn và tài chính, đồng thời tăng cường sự tin tưởng của các bên liên quan vào khả năng hoàn thành dự án thành công.

>>Mời bạn xem thêm: Phương pháp quản lý dòng tiền doanh nghiệp hiệu quả mới nhất

3. Các bước quản lý quy trình cho ngành xây dựng hiệu quả

Bước 1: Lên ý tưởng, thiết kế

Bước đầu tiên trong quy trình là phát triển ý tưởng và thiết kế. Đây là giai đoạn quan trọng để xác định mục tiêu, phạm vi công việc, và bản vẽ kỹ thuật của dự án. Chủ đầu tư sẽ lựa chọn nhà thầu dựa trên thiết kế đã hoàn thành. Thiết kế trong công trình xây dựng gồm thiết kế tổng mặt bằng và phong cách kiến trúc đi kèm. Các kiến trúc sư hoặc kỹ sư chịu trách nhiệm đưa ra những đánh giá khách quan về tính khả thi của thiết kế theo quy định, các thông số kỹ thuật, quy chuẩn dự án cũng như số lượng phòng, kích thước & không gian tòa nhà. Sau đó, hoàn thiện thiết kế hoặc bản phác thảo sơ bộ, nghiên cứu trang thiết bị – vật liệu cần thiết nhằm dự toán ngân sách triển khai phù hợp.

Đối với dự án xây dựng, cần quan tâm đến các chi phí như:

• Chi phí trực tiếp
• Chi phí công cụ thiết bị, vật tư
• Chi phí trả cho nhóm quản lý dự án
• Chi phí tư vấn
• Chi phí khác phát sinh

FinanBook – giải pháp tài chính vững vàng giúp chủ thầu đảm bảo tiến độ thi công FinanBook là giải pháp giúp chủ thầu xây dựng theo dõi “sức khỏe” tài chính trong tầm tay, nắm rõ dòng tiền thu chi từng giai đoạn của dự án, tránh trường hợp chi vượt ngân sách và đẩy nhanh tiến độ hoàn thành dự án, thông qua các tính năng: – Ghi nhận thu chi chính xác – Tự động hóa thanh toán – Đối soát tự động nguồn tiền – Thu tiền nhanh gấp 5 lần

Bước 2: Xin phép chủ trương đầu tư
Sau khi đã có thiết kế sơ bộ, bước tiếp theo là xin phép chủ trương đầu tư. Đây là quá trình lấy được sự chấp thuận từ các cơ quan có thẩm quyền để có thể tiến hành dự án. Bước này đòi hỏi phải chuẩn bị và nộp các hồ sơ, tài liệu pháp lý liên quan đến dự án để xin các giấy phép cần thiết. Về cơ bản, giấy phép xây dựng được chia làm 2 loại:

• Giấy phép xây dựng: mang tính chất pháp lý thuộc dạng văn bản, được cấp phép để xây dựng, sửa chữa, cải tạo, không giới hạn về mặt thời gian.
• Giấy phép xây dựng tạm: mang tính chất tạm thời, được cấp để xây dựng công trình, nhà ở trong khoản thời gian nhất định.

Ngoài ra còn có các loại giấy phép liên quan đến thủ tục môi trường và an toàn lao động.

Bước 3: Chuẩn bị nguồn lực
Bước này bao gồm việc tổ chức, phân bổ nguồn lực cần thiết cho dự án. Điều này bao gồm việc lựa chọn đơn vị đầu tư và lập kế hoạch dự án; hoàn thiện các thiết kế; chọn đơn vị thi công phù hợp, thuê và phân bổ nhân sự, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu. Cần đảm bảo rằng mọi nguồn lực đều sẵn sàng trước khi công trình bắt đầu để tránh chậm trễ và tăng chi phí.

Bước 4: Triển khai và thực hiện
Giai đoạn này là thực hiện xây dựng thực tế dựa trên các kế hoạch đã được phê duyệt. Mọi hoạt động xây dựng cần được giám sát chặt chẽ để đảm bảo tuân thủ thiết kế và tiến độ.

Khởi công – thi công

Triển khai xây lắp theo công đoạn

• Chuẩn bị mặt bằng: khảo sát, tháo dỡ, dọn dẹp đồ bỏ đi
• Xây phần thô: đào móng, xử lý nền, bê tông cốt thép,…
• Hoàn thiện: lát gạch, ốp điện nước, thiết bị vật tư…

Tiến hành lắp đặt thiết bị công trình: Lắp đặt trần, cửa đi, điện nước, nội thất

Quản lý công trình thi công ở phương diện tiến độ, chất lượng, bảo hộ an toàn lao động, vệ sinh môi trường. Việc quản lý chất lượng trong suốt quá trình triển khai là cực kỳ quan trọng để đạt được kết quả cuối cùng như mong đợi.

Tổng kết chi phí xây dựng và hợp đồng

Bước 5: Nghiệm thu và đóng gói
Sau khi công trình hoàn thành, bước cuối cùng là tiến hành nghiệm thu và đóng gói. Đây là giai đoạn kiểm tra, đánh giá kết quả xây dựng và khắc phục những hạng mục còn tồn đọng. Nghiệm thu cần có sự so sánh giữa bản vẽ kỹ thuật và thực tế triển khai để đánh giá tốt nhất, đảm bảo rằng mọi yêu cầu kỹ thuật và chất lượng đã được đáp ứng trước khi bàn giao dự án cho chủ đầu tư và đưa vào sử dụng. Sau khi đánh giá xong sẽ đóng gói sản phẩm để đưa vào thực tế sử dụng.

Áp dụng một quy trình quản lý khoa học và bài bản như vậy giúp các dự án xây dựng đạt được hiệu quả cao, đúng tiến độ và chất lượng, đồng thời giảm thiểu các rủi ro trong quá trình triển.

FinanBook – Nền tảng quản lý tài chính toàn diện, quản lý dòng tiền hoàn toàn tự động giúp tối ưu năng suất cho các doanh nghiệp xây dựng. Liên hệ với Finan ngay hôm nay để được tư vấn và đồng hành trong việc số hóa quản lý quy trình quản lý, tăng trưởng vượt trội trên từng công trình dự án!